研究生档案梳理归档规范细则​

研究生档案整理归档规范细则​

研究生档案整理归档规范细则一、总则1.目的：为了加强研究生档案管理，确保研究生档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本规范细则。2.适用范围：本细则适用于全校各类研究生档案的整理与归档工作，包括全日制研究生、非全日制研究生档案。3.基本原则：档案整理归档工作应遵循真实性、完整性、规范性和保密性原则，按照档案形成的自然规律和内在联系，科学分类、有序整理、安全保管。二、档案收集1.收集范围-招生录取材料：研究生招生报名登记表、政治思想品德考核表、复试成绩表、录取审批表等。-学习成绩材料：研究生课程学习成绩单、学位论文开题报告、中期考核表、论文答辩记录及成绩评定表等。-学籍管理材料：研究生入学登记表、学籍变动材料（休学、复学、退学、转专业等申请及审批材料）、毕业研究生登记表等。-党团组织材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系介绍信、团员登记表等。-奖惩材料：各级各类奖励证书复印件、处分决定及相关证明材料。-社会实践与科研成果材料：实习报告、科研项目立项及结题材料、发表论文及著作清单等。-其他重要材料：个人情况说明、就业推荐表、就业协议书等。2.收集要求-各部门、各学院应指定专人负责研究生档案材料的收集工作，确保材料收集及时、准确、完整。-档案材料应使用A4规格纸张，书写规范、字迹清晰，签字盖章齐全。-对于电子档案材料，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质档案材料相对应。三、档案整理1.分类标准-按照档案材料的性质和形成时间，将研究生档案分为综合类、学习类、党团类、奖惩类、实践与成果类等大类。-每一大类下再根据具体内容细分若干小类，如学习类可分为成绩材料、学籍材料等小类。2.编号与编目-为便于管理和查找，对每份档案进行编号。编号应遵循一定的规则，确保唯一性和系统性。-编制档案目录，目录内容包括档案编号、材料名称、日期、页码等信息。目录应打印清晰，一式两份，一份放入档案袋，一份留存备用。3.装订要求-将整理好的档案材料按照目录顺序排列整齐，使用专业装订设备或装订线进行装订。装订应牢固、整齐，不影响材料的阅读和使用。-对于纸张较大或较小的材料，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。四、档案归档1.归档流程-各学院在规定时间内将整理好的研究生档案集中报送至研究生院档案室。报送时应填写档案移交清单，注明档案数量、类别等信息，并由双方签字确认。-研究生院档案室对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。对于不符合要求的档案，及时反馈给相关学院进行整改。-审核通过的档案按照年级、专业等信息进行分类存放，建立电子和纸质档案索引目录，方便查询和管理。2.归档时间-新生档案应在入学后一个月内完成收集、整理和归档工作。-毕业生档案应在毕业离校前完成整理和归档工作，确保档案随毕业生就业或升学及时转递。-其他阶段形成的档案材料，应在材料形成后的半个月内及时归档。五、档案保管与利用1.保管要求-档案室应配备专门的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案保管环境安全。-定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。-对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，防止数据丢失。2.利用规定-校内各部门因工作需要查阅研究生档案的，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。-校外单位查阅研究生档案的，需持单位介绍信和查阅人有效身份证件，经研究生院负责人批准后，方可查阅。-档案查阅应在档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。-如需复印档案材料，应按照规定办理审批手续，复印后由档案室工作人员进行登记备案。六、档案转递1.转递原则：研究生档案转递应遵循保密、安全、及时的原则，确保档案在转递过程中不丢失、不损坏、不泄密。2.转递流程-毕业生就业或升学后，研究生院档案室根据就业单位或接收院校的调档函，及时办理档案转递手续。-档案转递应通过机要交通或邮政特快专递（EMS）的方式进行，严禁个人自带档案转递。-档案室在档案转递后，及时填写档案转递通知单，注明档案转递日期、接收单位、转递方式等信息，并留存备查。七、监督与检查1.研究生院定期对各学院研究生档案整理归档工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的完整性、整理的规范性、归档的及时性等方面。2.对档案整理归档工作中存在问题的学院，及时提出整改意见，要求限期整改。整改不力的，将在全校范围内进行通报批