企业店铺票务管理制度

企业店铺票务管理制度一、总则（一）目的为了加强企业店铺票务管理，规范票务流程，确保票务信息的准确、安全与有效使用，保障企业店铺的正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业店铺内涉及的各类票务，包括但不限于销售票据、采购票据、报销票据、库存票据等。（三）基本原则1.合法性原则：票务管理必须符合国家法律法规及相关财务制度的要求。2.准确性原则：确保票务信息真实、准确、完整，与实际业务相符。3.及时性原则：及时开具、传递、处理票务，避免延误。4.安全性原则：妥善保管票务，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。5.责任明确原则：明确各岗位在票务管理中的职责，做到责任到人。二、票务管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善票务管理制度，并监督执行。2.负责各类票据的审核、记账、归档等财务处理工作。3.定期对票务进行盘点和清查，确保账实相符。4.协助相关部门处理票务相关的问题和纠纷。（二）销售部门1.负责销售票据的开具，确保票据内容准确无误。2.及时将销售票据传递给财务部门，并跟进款项回收情况。3.配合财务部门做好销售数据的核对和统计工作。（三）采购部门1.负责采购票据的收集、整理和审核，确保采购业务的真实性和合法性。2.按照合同约定及时支付采购款项，并取得合规的采购票据。3.与供应商沟通协调，解决采购票据相关的问题。（四）仓库管理部门1.负责库存票据的管理，包括出入库单的开具、审核和保管。2.定期对库存进行盘点，确保库存数量与票据记录一致。3.配合财务部门做好库存盘点的核对工作。（五）其他部门1.各部门应按照本制度的要求，正确使用和保管本部门涉及的票务。2.及时向财务部门提供与票务相关的业务信息，协助财务部门做好票务管理工作。三、销售票据管理（一）票据开具1.销售业务发生时，销售人员应根据实际交易情况，准确填写销售票据。销售票据应包括客户名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等内容。2.销售票据应使用税务部门统一监制的发票或企业自制的销售清单，并加盖企业发票专用章或财务专用章。3.对于开具的销售票据，应进行编号管理，确保票据的连续性和唯一性。（二）票据传递1.销售人员应在开具销售票据后及时将票据传递给财务部门。传递方式可采用纸质票据交接或电子数据传输，确保财务部门能够及时收到票据信息。2.财务部门收到销售票据后，应进行认真审核，核对票据内容与销售合同、发货单等相关资料是否一致。如发现问题，应及时与销售部门沟通核实，并要求销售人员进行更正或重新开具。（三）款项回收1.财务部门应根据销售票据及时跟进款项回收情况，督促客户按时付款。2.对于逾期未付款的客户，销售部门应协助财务部门进行催款工作，了解客户未付款的原因，并采取相应的措施，如协商延长付款期限、追究违约责任等。（四）票据作废与红冲1.销售票据开具后，如发生销货退回、销售折让等情况，需要作废或红冲票据的，应按照以下规定办理：作废票据：由销售人员在原票据上注明“作废”字样，并将作废票据的所有联次留存。同时，在开票系统中进行作废操作，并将作废情况及时通知财务部门。红冲票据：由销售人员填写红冲申请单，说明红冲原因及相关情况，经销售部门负责人审核签字后，交财务部门审核。财务部门审核通过后，开具红字发票，并将红冲情况在相关账簿和报表中进行记录。2.作废或红冲的票据应妥善保管，以备税务机关等相关部门检查。四、采购票据管理（一）票据取得1.采购部门在进行采购业务时，应按照合同约定及时取得合规的采购票据。采购票据应包括发票、收据、采购合同、验收单等相关资料。2.采购发票应符合国家税务部门的规定，发票内容应与采购合同、验收单等一致，包括供应商名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。3.对于取得的采购票据，采购人员应进行初步审核，检查票据的真实性、完整性和合法性。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。（二）票据传递1.采购人员取得采购票据后，应及时将票据传递给财务部门。传递方式可采用纸质票据交接或电子数据传输，确保财务部门能够及时收到票据信息。2.财务部门收到采购票据后，应进行认真审核，核对票据内容与采购合同、验收单等相关资料是否一致。如发现问题，应及时与采购部门沟通核实，并要求采购人员进行更正或补充相关资料。（三）款项支付1.财务部门应根据审核无误的采购票据及相关资料，按照合同约定及时支付采购款项。2.在支付采购款项前，财务部门应再次核对票据信息，确保支付金额与票据金额一致。同时，应检查采购业务是否已完成验收等相关手续，避免提前付款或重复付款等情况发生。（四）票据保管与归档1.采购部门应妥善保管采购票据，按照票据种类、时间顺序等进行分类整理，并建立票据台账，记录票据的取得、传递、支付等情况。2.财务部门应定期将采购票据进行归档，归档期限按照国家档案管理规定执行。归档后的票据应便于查阅和管理，以备税务机关等相关部门检查。五、报销票据管理（一）报销范围与标准1.明确企业店铺可报销的费用范围，包括但不限于差旅费、办公用品费、业务招待费、通讯费、运输费等。2.制定各项费用的报销标准，如差旅费的住宿标准、交通补贴标准，业务招待费的限额标准等。报销标准应符合企业的财务政策和相关法律法规要求。（二）报销流程1.员工发生费用支出后，应及时收集相关报销票据，并按照企业规定填写报销单。报销单应包括报销人姓名、部门、报销日期、费用明细、金额等内容。2.报销人将填写好的报销单及相关票据提交给部门负责人进行审核。部门负责人应根据费用的合理性、真实性等进行审核，并签字确认。3.部门负责人审核通过后，报销单及票据提交给财务部门进行审核。财务部门应重点审核票据的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合报销标准等。如发现问题，应及时与报销人沟通核实，并要求其补充或更正相关资料。4.财务部门审核通过后，报销单提交给企业负责人进行审批。企业负责人根据企业的财务状况和相关规定进行审批，并签字确认。5.报销单经审批通过后，财务部门按照规定进行报销付款。付款方式可采用现金支付、银行转账等方式。（三）票据粘贴与整理1.报销人应将报销票据按照一定的顺序粘贴在报销单后面，确保票据粘贴牢固、整齐，便于审核和查阅。2.对于较大的票据，如发票联、报销单等，可采用A4纸进行粘贴，以保证票据的平整和规范。3.票据粘贴时应注意区分不同类型的费用，如差旅费、办公用品费等，并分别粘贴在相应的报销单上。（四）票据审核要点1.审核票据的真实性：通过税务机关网站查询、电话核实等方式，确认票据是否为真实有效的发票。2.审核票据的合法性：检查票据是否符合国家法律法规及相关财务制度的要求，如发票的开具是否规范、印章是否齐全等。3.审核票据的完整性：核对票据的各项内容是否填写完整，如客户名称、商品或服务名称、数量、金额、日期等。4.审核报销金额是否符合报销标准：检查报销金额是否在规定的报销范围内，是否与实际发生的费用相符。六、库存票据管理（一）出入库单管理1.仓库管理部门应根据库存商品的出入库情况，及时开具出入库单。出入库单应包括日期、仓库名称、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、出入库类型（入库、出库）、经手人等内容。2.出入库单应采用连续编号的方式，确保单据的唯一性和连续性。3.仓库管理人员在开具出入库单后，应及时将单据传递给相关部门。入库单传递给财务部门和采购部门，出库单传递给财务部门和销售部门。（二）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存进行盘点，盘点周期可根据企业实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括整理库存、核对账目等。盘点时，应认真清点库存商品的数量、规格型号等，并与出入库单、库存台账等进行核对。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制库存盘点表，记录盘点结果。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表，说明差异情况及原因。4.盘盈盘亏报告表经仓库管理部门负责人审核签字后，提交给财务部门进行账务处理。财务部门应根据盘盈盘亏情况，调整相关账簿记录，并分析差异原因，提出改进措施。（三）库存票据保管1.仓库管理部门应妥善保管库存票据，包括出入库单、库存盘点表等。票据应存放在安全、干燥、通风的地方，防止丢失、损坏、受潮等情况发生。2.库存票据应按照时间顺序、类别等进行分类整理，并建立票据档案，便于查阅和管理。3.对于已过期或不再使用的库存票据，应按照规定进行销毁处理。销毁时，应填写票据销毁清单，经相关部门负责人审核签字后，由专人负责销毁，并在清单上签字确认。七、票务监督与检查（一）内部审计1.企业应定期开展内部审计工作，对票务管理情况进行检查和评估。内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容和方法。2.内部审计人员应通过查阅票据、核对账目、实地盘点等方式，检查票务管理制度的执行情况，是否存在违规操作、票据造假等问题。3.内部审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）财务检查1.财务部门应定期对票务进行自查，检查票据的开具、审核、记账、保管等环节是否符合制度要求。2.财务检查可采用抽样检查、全面检查等方式进行。对于发现的问题，应及时进行整改，并分析原因，完善相关制度和流程。（三）税务检查1.企业应积极配合税务机关的检查工作，如实提供票务相关资料。2.税务机关在检查过程中，如发现企业存在票务违法行为，应按照法律法规的规定进行处理。企业应及时整改，避免税务风险。八、违规处理（一）违规行为界定1.明确票务管理中的违规行为，包括但不限于以下情况：开具虚假票据、伪造票据内容。丢失、损坏重要票据未及时报告。未按照规定使用票据，如转借、转让票据。违反报销规定，虚报费用、超标准报销。库存票据管理不善，导致账实不符。2.对于违规行为的界定，应依据国家法律法规、企业内部制度以及相关财务规定进行判断。（二）处理措施1.对于发现的票务违规行为，应根据情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于：警告：对违规责任人进行口头或书面警告，责令其改正违规行为。罚款：根据违规金额和情节，对违规责任人处以一定金额的罚款。解