办公室文件存档管理制度

办公室文件存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室文件的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在日常办公过程中形成的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同协议、会议纪要、报告等。（三）基本原则1.集中统一原则：公司办公室负责统一管理各类文件存档工作，确保文件管理的一致性和规范性。2.分类管理原则：根据文件的性质、来源、时间等因素进行分类，便于文件的查找和使用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保文件的安全，防止文件泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则：在确保文件安全保密的前提下，充分考虑文件的利用需求，提高文件的查阅效率。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、决定、决议等。2.人事文件：涉及员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利、劳动合同等方面的文件。3.财务文件：财务预算、决算、报表、审计报告、资金管理等文件。4.业务文件：与公司业务相关的合同协议、项目文档、市场调研报告、业务报表等。5.会议文件：各类会议的会议纪要、议程、报告、发言稿等。6.其他文件：不属于以上分类的其他文件，如介绍信、证明信、荣誉证书等。（二）文件编号1.编号规则：文件编号采用“年份+部门代码+文件类别代码+顺序号”的格式。例如，2023年行政部发布的第5号文件，编号为“2023XZ05”。2.部门代码：根据公司组织架构确定各部门的代码，如行政部为“XZ”，人事部为“RS”，财务部为“CW”等。3.文件类别代码：按照文件分类确定各类文件的代码，如行政文件为“01”，人事文件为“02”，财务文件为“03”等。4.顺序号：同一部门、同一类别文件按发布时间顺序依次编号。三、文件存档流程（一）文件形成1.各部门在工作过程中产生的文件，由文件起草人负责及时整理和完善。2.文件起草人应确保文件内容准确、完整、格式规范，并按照公司规定的审批流程进行审批。（二）文件收集1.文件审批通过后，由文件起草人或相关责任人将文件原件及电子文档收集齐全。2.对于重要文件或涉及多个部门的文件，应确保各相关部门均留存一份原件。（三）文件整理1.收集后的文件按照分类标准进行整理，去除无关的附件和重复内容。2.对纸质文件进行编号、装订，确保文件顺序整齐、牢固。3.电子文件应按照命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中。（四）文件审核1.文件整理完成后，由部门负责人对文件的完整性、准确性和规范性进行审核。2.审核通过后的文件方可提交至公司办公室进行存档。（五）文件存档1.公司办公室收到各部门提交的文件后，进行再次审核，并按照编号顺序进行存档。2.纸质文件应存放在专门的文件柜中，按照类别和年份进行分类存放。3.电子文件应备份存储在服务器和外部存储设备上，并建立相应的索引目录，便于查找。四、文件查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅文件的，可向公司办公室提出申请。2.查阅涉及公司机密的文件，需经公司领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息。2.《文件查阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交至公司办公室。3.公司办公室根据申请内容进行审核，审核通过后安排查阅，并做好查阅记录。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅文件的，需经公司领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息。2.《文件借阅申请表》经部门负责人和公司领导签字同意后，提交至公司办公室。3.公司办公室根据申请内容进行审核，审核通过后将文件借给借阅人，并做好借阅登记。4.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印、涂改或丢失。如因保管不善造成文件损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。五、文件保管与维护（一）保管环境1.公司办公室应设置专门的文件档案室，保持档案室的清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合文件保管要求。2.文件档案室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保文件的安全。（二）定期盘点1.公司办公室应定期对文件进行盘点，确保文件的数量、种类与存档记录一致。2.盘点过程中如发现文件丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（三）文件维护1.对纸质文件应定期进行检查，如发现文件有破损、褪色等情况，应及时进行修复或更换。2.对电子文件应定期进行备份，防止数据丢失。同时，应定期对电子文件进行杀毒处理，确保文件的安全性。六、文件销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件。2.因工作失误或其他原因形成的重复、多余、错误的文件。3.涉及公司机密且已不再需要的文件，经公司领导批准后进行销毁。（二）销毁流程1.由公司办公室定期清理需销毁的文件，并填写《文件销毁申请表》，注明文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《文件销毁申请表》经部门负责人和公司领导签字同意后，提交至公司办公室。3.公司办公室安排专人负责文件销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.文件销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件信息无法恢复。七、保密规定（一）保密责任1.公司全体员工应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的文件予以保密。2.文件管理人员应加强对文件的保密管理，确保文件在存档、查阅、借阅等过程中的安全。（二）保密措施1.对涉及公司机密的文件应进行加密存储，并设置访问权限。2.在文件查阅、借阅过程中，应严格控制知悉范围，不得将文件内容泄露给无关人员。3.禁止在非保密场所谈论涉及公司机密的文件内容。（三）违规处理1.如发现员工违反保密规定，泄露公司机密文件的，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因文件