公司应加强合同管理制度

公司应加强合同管理制度公司合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规的规定进行把关。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。2.业务部门负责合同的前期调查、谈判、起草工作，确保合同内容符合业务实际需求。负责合同的履行跟踪，及时解决合同履行过程中出现的问题。负责合同资料的收集、整理和归档工作。3.财务部门负责审核合同的财务条款，确保合同的财务风险可控。参与合同付款条款的制定，监督合同款项的支付情况。提供财务数据和分析，为合同管理提供支持。4.行政管理部门负责合同印章的管理，严格按照规定用印。协助业务部门办理合同签订过程中的相关手续，如登记、备案等。负责合同档案的保管和查阅工作。三、合同签订管理1.合同谈判业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和对方资信调查，了解对方的主体资格、经营状况、财务状况等情况。谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，制定合理的谈判策略，争取有利的合同条款。谈判过程中，应做好记录，包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容等。2.合同起草合同文本一般由业务部门起草，涉及法律专业问题的，可由法务部门协助起草。合同应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或产生歧义。3.合同审核合同起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性等。法务部门负责对合同的法律条款进行审核，提出法律意见和建议。财务部门负责对合同的财务条款进行审核，确保合同的财务风险可控。其他相关部门根据职责对合同涉及的业务内容进行审核。审核部门应在规定的时间内完成审核，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。4.合同签订经审核通过的合同，由业务部门负责与对方签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，不得使用未经公司审核的自制合同文本。签订合同前，应检查对方的签约主体资格，确保对方具有合法的签约权限。合同签字盖章应符合公司规定的流程，签字人应具有相应的授权。合同签字盖章后，应及时将合同原件交行政管理部门归档保管。四、合同履行管理1.履行计划业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。合同履行计划应报公司领导审批后实施，并抄送相关部门。2.履行跟踪业务部门应按照合同履行计划，对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。如发现对方未按照合同约定履行义务，应及时向对方发出书面通知，要求对方限期履行；如对方逾期仍未履行，应采取相应的措施，如追究对方违约责任、解除合同等。合同履行过程中，如发生重大事项或变更合同内容的情况，应及时向公司领导报告，并按照公司规定的程序办理相关手续。3.资料归档业务部门应在合同履行完毕后，及时将合同履行过程中形成的资料进行整理归档，包括合同文本、往来函件、送货单、发票、验收报告等。合同资料应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保资料的完整性和规范性。五、合同变更与解除管理1.变更条件合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，经合同双方协商一致，可以变更合同。变更合同应采用书面形式，由合同双方签字盖章确认，并报公司相关部门备案。2.解除条件合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同一方可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。解除合同应采用书面形式，由合同双方签字盖章确认，并报公司相关部门备案。3.变更与解除程序合同变更或解除的申请应由业务部门提出，填写《合同变更申请表》或《合同解除申请表》，详细说明变更或解除的原因、内容及对公司的影响等。业务部门应将申请表提交法务部门进行法律审核，审核通过后报公司领导审批。经公司领导审批同意后，业务部门负责与对方协商签订变更或解除协议，并按照合同签订的流程办理相关手续。六、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现潜在的合同纠纷风险，并采取相应的措施加以防范。2.纠纷处理合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，制定解决方案，并报公司领导审批。法务部门负责参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。在纠纷处理过程中，应保持冷静，积极与对方沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷；如协商不成，应及时采取法律手段维护公司合法权益。3.纠纷总结合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时对纠纷处理情况进行总结分析，找出纠纷发生的原因和存在的问题，提出改进措施和建议，形成书面报告报公司领导。公司应根据纠纷总结报告，对合同管理制度进行完善和优化，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理1.档案收集行政管理部门负责合同档案的收集工作，业务部门应在合同签订、履行、变更、解除等过程中及时将相关资料移交行政管理部门。合同档案应包括合同文本、谈判记录、审核意见、履行记录、变更协议、解除协议、纠纷处理资料等。2.档案整理行政管理部门应按照公司档案管理规定，对收集到的合同档案进行整理、分类、编号、装订。合同档案应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类存放，便于查阅和管理。3.档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司档案管理规定执行。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案损坏、丢失。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政管理部门查阅。查阅档案时，应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制档案资料，应经行政管理部门负责人同意，并办理相关手续。八、监督与考核1.监督检查公司定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性、合同档案管理情况等。监督检查可采取自查、抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司将合同管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对合同管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰