写字楼销售合同管理制度

写字楼销售合同管理制度一、总则1.目的为加强公司写字楼销售合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司写字楼销售业务中涉及的各类合同，包括但不限于销售合同、租赁合同、合作协议等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及相关政策的规定。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。风险防控原则：加强合同风险评估与防控，确保公司利益不受损失。统一管理原则：合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理。二、合同签订管理1.合同主体资格审查销售部门在与客户洽谈合同前，应对客户的主体资格进行审查，包括营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件。对于新客户或资信状况不明的客户，应通过工商登记信息查询、实地考察、第三方信用评估等方式，全面了解其经营状况、财务状况、信用记录等，确保客户具备签订合同的能力和信用。2.合同条款拟定销售部门负责根据业务实际情况拟定合同条款，合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于写字楼基本信息、价格、付款方式、交付时间、违约责任等。在拟定合同条款时，应充分考虑公司利益和风险防范，对于重要条款和特殊要求，应与法务部门、财务部门等相关部门进行沟通协商，确保条款合法合规、公平合理。3.合同审批流程合同初稿拟定后，销售部门应填写《合同审批表》，详细说明合同背景、主要条款、预计金额等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将合同审批表及合同初稿依次提交法务部门、财务部门、分管领导、总经理审批。法务部门重点审查合同的合法性、合规性，对合同条款提出法律意见和风险防范建议；财务部门审核合同的付款方式、结算条款等是否符合公司财务管理制度，并对合同的财务风险进行评估；分管领导从业务角度对合同进行审核，提出意见和建议；总经理根据各部门审核意见，对合同进行最终审批。经各级审批通过的合同，由销售部门负责与客户签订。三、合同履行管理1.合同执行跟踪合同签订后，销售部门应指定专人负责合同的履行跟踪，及时掌握合同执行情况，确保合同各项条款得到有效落实。定期与客户沟通，了解客户需求和意见，协调解决合同履行过程中出现的问题，如交付时间变更、付款延迟等。建立合同履行台账，详细记录合同签订时间、履行进度、付款情况、交付情况等信息，以便及时掌握合同动态，进行分析和管理。2.交付管理按照合同约定的交付时间和标准，组织写字楼的交付工作。交付前，应确保写字楼达到交付条件，包括房屋质量验收合格、相关配套设施完善等。向客户提供详细的交付资料，如房屋使用说明书、质量保证书等，并协助客户办理交付手续。在交付过程中，如发现客户对写字楼存在疑问或异议，应及时解答和处理，确保交付工作顺利进行。3.付款管理严格按照合同约定的付款方式和时间，督促客户按时足额支付款项。对于逾期付款的客户，应按照合同约定追究其违约责任。财务部门负责对合同款项的收付进行审核和管理，定期与销售部门核对收款情况，确保款项及时、准确入账。如客户提出付款方式变更或延期付款等申请，销售部门应及时与财务部门沟通，并按照合同审批流程进行审批，经批准后方可办理相关手续。四、合同变更管理1.变更情形在合同履行过程中，如因市场变化、客户需求调整、不可抗力等原因，需要对合同条款进行变更的，应及时办理变更手续。常见的合同变更情形包括写字楼面积调整、价格变更、交付时间变更、付款方式变更等。2.变更申请与审批如需变更合同条款，由销售部门填写《合同变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容、对合同金额及履行期限的影响等，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将合同变更申请表及相关证明材料依次提交法务部门、财务部门、分管领导、总经理审批。各部门按照职责对合同变更申请进行审核，重点审查变更的必要性、合法性、合理性以及对公司利益的影响。经各级审批通过后，方可办理合同变更手续。3.变更合同签订合同变更申请经批准后，销售部门负责与客户协商签订变更协议。变更协议应明确变更的具体内容、生效时间、双方权利义务等条款，并作为原合同的补充文件。变更协议签订后，应及时将变更情况通知相关部门，确保各部门掌握合同变更信息，调整工作安排。五、合同解除管理1.解除情形在合同履行过程中，如出现以下情形之一的，可解除合同：双方协商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同无法履行；一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现；法律规定的其他可解除合同的情形。2.解除申请与审批如需解除合同，由销售部门填写《合同解除申请表》，详细说明解除原因、解除时间、对公司利益的影响等，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将合同解除申请表及相关证明材料依次提交法务部门、财务部门、分管领导、总经理审批。各部门按照职责对合同解除申请进行审核，重点审查解除的合法性、合理性以及对公司利益的影响。经各级审批通过后，方可办理合同解除手续。3.解除合同后续处理合同解除后，销售部门应及时与客户办理相关手续，如退还已收取的款项、收回交付的写字楼等。财务部门负责对合同解除后的财务事项进行清理和结算，确保公司财务状况清晰准确。对合同解除过程中涉及的资料、文件等进行整理归档，以备后续查阅。六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，销售部门应及时将合同原件及相关附件、审批文件、往来信函等资料收集齐全，并移交公司档案管理部门。档案管理部门应对接收的合同档案进行核对和登记，确保档案资料完整、准确。2.档案整理与归档档案管理部门按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。将整理好的合同档案按照档案管理规定进行归档，存放于专门的档案柜或电子存储设备中，并建立相应的索引和检索系统。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。如需借阅合同档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案查阅和借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借合同档案，确保档案安全。七、合同监督与考核1.监督检查公司定期对合同签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，确保合同管理制度的有效执行。法务部门负责对合同的合法性、合规性进行监督检查，及时发现和纠正合同管理中的问题和风险。财务部门负责对合同款项的收付情况进行监督检查，确保资金安全和财务数据准确。销售部门负责对合同履行情况进行自查自纠，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.考核评价建立合同管理考核评价机制，对合同管理工作进行量化考核。考核指标包括合同签订的及时性、准确性，合同履行的完整性、合规性，合同变