发地产公司合同管理制度

发地产公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于土地出让合同、工程建设合同、销售合同、租赁合同、采购合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规的规定进行把关。2.参与重大合同的谈判、起草和签订工作，提供法律意见和建议。3.负责处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。4.定期对公司合同管理情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）业务部门1.负责合同的谈判、起草和签订工作，确保合同条款符合业务需求和公司利益。2.负责合同的履行跟踪和管理，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.负责合同变更、解除等事项的提出和办理，按照规定程序报相关部门审批。4.配合法务部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同价款、支付方式等符合公司财务规定。2.负责按照合同约定进行款项收付，对合同执行情况进行财务监督。3.协助业务部门和法务部门处理合同纠纷，提供财务方面的支持和建议。（四）行政部门1.负责合同的编号、归档和保管工作，建立合同管理台账。2.负责合同专用章的保管和使用，按照规定程序办理合同盖章手续。3.负责合同管理相关文件和资料的打印、复印、传递等工作。三、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和分析，了解对方的资信状况、经营能力和商业信誉等情况。2.业务部门应组建谈判小组，明确谈判人员的职责分工，制定谈判方案和策略。3.谈判过程中，谈判人员应保持冷静、理智，充分表达公司的意见和要求，争取有利的合同条款。4.谈判结束后，谈判人员应及时整理谈判记录，形成谈判报告，报部门负责人审核。（二）合同起草1.合同起草应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利和义务。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。3.合同条款应包括但不限于合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等内容。4.对于格式合同，应仔细审查其条款，对其中不合理或不利于公司的条款，应及时与对方协商修改。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交法务部门进行合法性审查。2.法务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，提出修改意见。4.业务部门应根据法务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善，确保合同合法有效。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责人签字后，报公司法定代表人或其授权代表签字。2.合同签字盖章后，行政部门应及时进行编号、归档，并将合同副本分发给相关部门。3.合同签订后，业务部门应将合同原件妥善保管，防止丢失或损坏。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报部门负责人审核后实施，并定期向公司领导汇报合同履行情况。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应指定专人负责合同的履行跟踪和监督，及时掌握合同履行情况，发现问题及时协调解决。2.业务部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，形成检查报告，报部门负责人和公司领导。3.财务部门应按照合同约定及时进行款项收付，并对合同执行情况进行财务监督，发现异常情况应及时向业务部门和公司领导报告。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更或解除合同，业务部门应及时与对方协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报法务部门进行合法性审查，经审核通过后，按照规定程序办理相关手续。3.合同变更或解除后，业务部门应及时通知相关部门，并对合同履行情况进行清理和结算。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门在签订合同前，应充分了解对方的资信状况和经营能力，避免与信誉不佳或经营状况不良的企业签订合同。2.合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时协调解决出现的问题，避免纠纷的发生。3.法务部门应定期对公司合同管理情况进行检查和评估，及时发现潜在的合同风险，并提出防范措施和建议。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据和资料，分析纠纷原因，制定处理方案。2.业务部门应将纠纷情况及时报告公司领导，并与法务部门沟通协商，共同研究处理措施。3.对于纠纷争议较小的，业务部门可与对方协商解决；对于争议较大的，应及时委托法务部门通过诉讼、仲裁等法律途径解决。4.在纠纷处理过程中，业务部门和法务部门应密切配合，积极提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。六、合同档案管理（一）档案收集1.行政部门负责合同档案的收集工作，在合同签订后，及时将合同文本及相关附件、审批文件等资料收集齐全。2.业务部门应积极配合行政部门做好合同档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.行政部门应对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、谈判记录、审查意见、履行情况记录、变更或解除协议等资料。3.对于重要合同或涉及金额较大的合同，应单独建立档案，进行重点管理。（三）档案保管1.行政部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理规定进行存放，便于查阅和使用。3.行政部门应定期对合同档案进行清查和盘点，确保档案资料的完整性和准确性。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到行政部门办理查阅手续。2.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、复印等操作。3.查阅结束后，查阅人员应及时将合同档案归还行政部门，并在《合同档案查阅登记表》上签字确认。七、合同专用章管理（一）印章保管1.合同专用章由行政部门指定专人保管，保管人员应严格遵守印章管理制度，确保印章安全。2.印章保管人员不得将合同专用章转借他人使用，不得在空白合同文本上加盖印章。（二）印章使用1.使用合同专用章时，应填写《合同专用章使用申请表》，经业务部门负责人、法务部门负责人和公司领导批准后，方可加盖印章。2