分公司公章申请管理制度

分公司公章申请管理制度一、总则（一）目的为加强分公司公章的管理，规范公章的申请、使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各分公司及所属部门。（三）定义1.分公司公章：指分公司在经营活动中使用的，代表分公司对外行使权力、承担责任的印章，包括但不限于行政章、合同专用章、财务专用章等。2.申请使用人：指因工作需要申请使用分公司公章的分公司员工或经分公司授权的外部人员。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.分公司公章的刻制由总公司统一负责，分公司不得擅自刻制。2.总公司根据分公司的设立、变更等情况，按照国家有关规定和公司要求，及时办理公章刻制手续。3.公章刻制完成后，总公司应将新刻公章的印模留存备案，并及时通知分公司领取。（二）启用1.分公司在领取新刻公章后，应及时办理启用手续。2.启用公章时，分公司应填写《分公司公章启用申请表》（见附件1），详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，并加盖分公司行政章。3.《分公司公章启用申请表》经分公司负责人签字确认后，报总公司行政管理部门备案。4.总公司行政管理部门备案后，分公司方可正式启用公章。启用后的公章应在显著位置留存印模，以备查验。三、公章的保管（一）保管原则1.分公司公章实行专人保管制度，确保公章安全。2.公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理规定，不得擅自将公章交予他人保管或使用。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。2.严格按照本制度规定的流程和审批权限，办理公章的申请、使用和归还手续。3.对每次公章的使用情况进行详细登记，填写《分公司公章使用登记表》（见附件2），记录使用时间、使用事由、使用人等信息。4.定期对公章的保管情况进行自查，发现问题及时报告分公司负责人，并采取相应措施进行处理。（三）保管场所与设施1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码锁，并定期更换密码。2.保管公章的场所应安装监控设备，确保公章保管区域的安全。3.公章保管人员应妥善保管保险柜或保管箱的钥匙，不得随意转借他人。如遇特殊情况需要委托他人代管时，应经分公司负责人批准，并办理书面委托手续。四、公章的申请与审批（一）申请流程1.申请使用人如需使用分公司公章，应填写《分公司公章使用申请表》，详细注明使用事由、使用时间、使用范围等信息，并签字确认。2.《分公司公章使用申请表》应根据使用事项的不同，分别提交相关部门负责人或分公司负责人审批。具体审批权限如下：一般性文件、资料的盖章，由部门负责人审批。涉及合同签订、重要文件发布等重大事项的盖章，由分公司负责人审批。如遇紧急情况，无法按照正常审批流程办理公章使用手续时，申请使用人可先电话请示分公司负责人同意后使用公章，但事后应及时补办审批手续。（二）审批要求1.审批人应认真审核《分公司公章使用申请表》的内容，确保使用事由真实、合法、合规，使用范围明确、合理。2.对于不符合规定或存在风险的公章使用申请，审批人应拒绝批准，并说明理由。3.审批人应在收到《分公司公章使用申请表》后的[X]个工作日内完成审批，特殊情况除外。五、公章的使用（一）使用原则1.分公司公章必须严格按照规定的使用范围和审批权限使用，不得超出规定范围使用或擅自更改使用用途。2.公章使用应确保文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。（二）使用方式1.公章使用时，应由公章保管人员亲自加盖，不得将公章交予他人代盖。2.加盖公章时，应确保公章清晰、端正，骑年盖月，不得模糊、歪斜或遗漏。3.如因文件格式、排版等原因需要在文件特定位置加盖公章的，应在加盖公章前对文件进行仔细核对，确保公章加盖位置准确无误。（三）使用监督1.公章保管人员在加盖公章前，应对《分公司公章使用申请表》及相关文件进行再次核对，确保使用事项与审批内容一致。2.如发现公章使用过程中存在违规行为，公章保管人员应立即制止，并及时报告分公司负责人。分公司负责人应根据情况采取相应措施进行处理，如追回已加盖公章的文件、追究相关人员责任等。六、公章的归还（一）归还流程1.公章使用完毕后，申请使用人应及时将公章归还公章保管人员。2.公章保管人员在收到归还的公章后，应认真检查公章是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告分公司负责人，并查明原因，追究相关人员责任。3.公章保管人员应在《分公司公章使用登记表》上记录公章归还时间，并由申请使用人签字确认。（二）归还要求1.申请使用人应在规定的使用期限内归还公章，如遇特殊情况需要延长使用期限的，应提前向分公司负责人申请，并经批准后方可延期。2.归还的公章应保持清洁、无损坏，如有污渍或损坏，应及时清理或修复。七、公章的停用与销毁（一）停用1.因分公司撤销、合并、名称变更等原因，需要停用公章时，分公司应填写《分公司公章停用申请表》（见附件3），详细注明停用原因、停用日期等信息，并加盖分公司行政章。2.《分公司公章停用申请表》经分公司负责人签字确认后，报总公司行政管理部门备案。3.总公司行政管理部门备案后，分公司应及时将停用的公章交回总公司统一保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的公章，由总公司统一组织销毁。2.销毁公章时，应填写《分公司公章销毁申请表》（见附件4），详细注明销毁公章的名称、数量、销毁原因等信息，并加盖分公司行政章。3.《分公司公章销毁申请表》经分公司负责人签字确认后，报总公司行政管理部门审批。4.总公司行政管理部门审批通过后，应指定专人负责公章的销毁工作，并在销毁现场进行监督。销毁过程应进行详细记录，填写《分公司公章销毁登记表》（见附件5），记录销毁时间、地点、销毁方式、监督人等信息。5.销毁完成后，《分公司公章销毁登记表》应经销毁人、监督人签字确认后存档。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用分公司公章的。2.超出规定范围使用分公司公章的。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖分公司公章的。4.将分公司公章交予他人保管或使用，未办理书面委托手续的。5.因保管不善导致分公司公章被盗、丢失或损坏的。6.其他违反本制度规定的公章使用行为。（二）处理措施1.对于首次违规使用分公司公章的行为，分公司应责令相关责任人立即改正，并给予批评教育。2.对于多次违规或情节严重的违规行为，分公司应视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；如给公司造成经济损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。3.分公司应定期对公章使用情况进行检查和审计，发现违规行为及时进行处理，并将处理结果上报总公司。九、附则（一）解释权本制度由总公司行政管理部门负责解释。（二