支票及印章管理制度

支票及印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司支票及印章的管理，规范支票及印章的使用流程，防范财务风险，确保公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构。（三）基本原则1.明确职责原则：支票及印章的保管、使用等职责应明确划分，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。2.审批规范原则：支票及印章的使用必须经过严格的审批流程，未经授权不得擅自使用。3.安全保密原则：加强支票及印章的安全保管，防止丢失、被盗用或滥用，同时对相关信息严格保密。二、支票管理（一）支票的购买1.支票由财务部门指定专人负责购买，购买前应填写“支票购买申请表”，详细注明所需支票的种类、数量等信息，经财务经理审核、总经理批准后，方可办理购买手续。2.购买支票时，应选择信誉良好、服务规范的银行，并妥善保管银行出具的购买凭证。（二）支票的保管1.支票应存放在专用的保险柜中，由财务部门指定专人负责保管。保险柜应设置密码和钥匙，密码和钥匙应分别由不同人员保管。2.保管人员应定期检查支票的存放情况，确保支票的安全。如发现支票丢失或被盗，应立即向财务经理报告，并采取相应的措施，如挂失止付等。（三）支票的领用1.公司员工因业务需要领用支票时，应填写“支票领用申请表”，详细注明领用支票的用途、金额、收款单位等信息，并按照以下流程进行审批：部门负责人审核签字，确认业务的真实性和必要性。财务经理审核，重点审核金额的合理性、用途的合规性等。总经理批准。2.经审批通过后，领用人员持“支票领用申请表”到财务部门领取支票。财务人员应在支票登记簿上详细记录支票的领用日期、领用人员、用途、金额等信息。（四）支票的使用1.领用人员应按照“支票领用申请表”上注明的用途、金额等信息使用支票，不得擅自更改。2.支票的填写应规范、准确，字迹清晰，不得涂改。如因特殊原因需要更改支票信息，应在更改处加盖预留银行印鉴章，并由财务经理签字确认。3.支票使用后，领用人员应及时将支票存根、发票等相关凭证交回财务部门。财务人员应认真审核相关凭证，确保支票的使用符合规定。（五）支票的作废1.因各种原因导致支票作废时，领用人员应在支票上加盖“作废”戳记，并将作废支票交回财务部门。2.财务人员应将作废支票与支票登记簿上的记录进行核对，确认无误后，将作废支票妥善保管，定期销毁。三、印章管理（一）印章的种类公司印章主要包括公章、财务专用章、法人章、合同专用章等。（二）印章的刻制1.印章的刻制必须经过严格的审批程序。由需要刻制印章的部门或单位填写“印章刻制申请表”，详细说明印章的名称、用途、规格等信息，经部门负责人审核、总经理批准后，方可办理刻制手续。2.印章刻制应选择具有资质的正规刻章单位进行，确保印章的质量和安全性。刻章单位应留存印章印模，并将印模交公司备案。（三）印章的保管1.公章、财务专用章、法人章等重要印章应由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.印章保管人员应将印章存放在专用的保险柜或保险箱中，确保印章的安全。保险柜或保险箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应分别由不同人员保管。3.印章保管人员不得擅自将印章交他人保管或使用，如因特殊原因需要委托他人代管，应经总经理批准，并办理相关的交接手续。（四）印章的使用1.公司员工因业务需要使用印章时，应填写“印章使用申请表”，详细注明使用印章的事项、文件名称、日期等信息，并按照以下流程进行审批：部门负责人审核签字，确认业务的真实性和必要性。涉及财务、合同等重要事项的，还需财务经理、合同管理部门负责人等相关人员审核签字。总经理批准。2.经审批通过后，印章保管人员应严格按照审批意见使用印章，在文件或凭证上加盖印章时，应确保印章清晰、端正，不得模糊不清或加盖在空白处。3.印章使用后，印章保管人员应在“印章使用登记簿”上详细记录印章使用的日期、事项、文件名称、使用人等信息。（五）印章的停用与销毁1.因公司名称变更、机构调整等原因导致印章停用的，印章保管人员应及时将停用印章交回公司办公室。2.办公室负责对停用印章进行清理、登记，并按照规定的程序进行销毁。销毁印章时，应至少有两名以上人员在场监督，并在销毁记录上签字确认。四、支票与印章使用的监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对支票及印章的管理情况进行审计检查，重点检查支票的领用、使用、作废情况，印章的保管、使用、停用、销毁情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门自查财务部门应每月对支票及印章的管理情况进行自查，确保支票及印章的使用符合规定，保管安全可靠。自查情况应形成书面报告，报财务经理审阅。（三）定期检查公司应定期组织对支票及印章管理情况进行全面检查，检查内容包括管理制度的执行情况、人员职责履行情况、安全防范措施落实情况等。对检查中发现的问题，应及时进行整改，对违规行为应严肃处理。五、违规处理（一）对于违反本制度规定，擅自使用支票或印章的，给予相关责任人警告处分；造成公司经济损失的，应责令其赔偿损失，并视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。（二）对于因保管不善导致支票或印章丢失、被盗用的，给予保管人员警告处分；造成公司经济损失的，应责令其赔偿损失，并视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。如因保管人员故意或重大过失导致上述情况发生的，应依法追究其法律责任。（三）对于