总公司采购管理制度

总公司采购管理制度一、总则1.1目的本制度旨在规范总公司采购流程，加强采购管理，确保采购工作的高效、透明、合规，保障公司利益，满足公司运营和发展需求。1.2适用范围本制度适用于总公司各部门及所属子公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。1.3基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.效益性原则：在满足公司需求的前提下，追求采购成本最小化，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应公平对待所有供应商，确保竞争充分，选择最优供应商。4.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责2.1采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责重大采购项目的决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。其职责为审议采购预算、采购策略、重大采购项目等。2.2采购执行部门采购部门作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.3需求部门需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目进行验收。2.4财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购资金的使用，进行采购成本核算和财务分析。2.5审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购决策的科学性、采购绩效的合理性等。三、采购预算管理3.1预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，在每年[具体时间]前编制下一年度采购预算草案，提交采购部门汇总。2.采购部门结合公司整体战略和资源状况，对各部门采购预算草案进行审核和平衡，形成公司年度采购预算草案，报公司管理层审批。3.公司年度采购预算经公司决策机构批准后下达执行。3.2预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核、财务部门会签、公司管理层审批后执行。3.3预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行中的问题。2.采购部门每月对采购预算执行情况进行分析，总结经验教训，提出改进措施，确保采购预算的有效执行。四、采购流程4.1采购申请1.需求部门根据业务需要填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性进行审核，签署意见后提交采购部门。4.2采购审批1.采购部门收到采购申请后，根据采购金额大小进行分类审批。对于金额较小的采购申请（金额标准由公司自行设定），由采购部门负责人直接审批。对于金额较大的采购申请，采购部门负责人审核后报公司管理层审批。2.经审批通过的采购申请进入采购流程，未通过的采购申请返回需求部门并说明理由。4.3供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，选择符合公司要求的供应商进行合作。2.供应商评估：定期对供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，评估结果作为供应商合作的依据。3.供应商淘汰：对于评估不合格、违反合同约定或出现其他严重问题的供应商，采购部门应及时与其终止合作，并从供应商数据库中删除。4.4采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的价格、数量、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，经公司法律顾问审核后，报公司管理层审批。审批通过后，与供应商签订采购合同。4.5采购执行与验收1.采购执行：采购部门根据采购合同要求，跟踪供应商的备货、生产进度，确保按时、按质、按量交货。2.到货验收：物资或服务到货前，采购部门通知需求部门组织验收。需求部门按照合同约定的质量标准对采购物资或服务进行验收，填写《验收报告》。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商解决，直至达到验收标准或采取退货等措施。4.6付款管理1.采购部门在收到供应商发票后，核对发票信息与采购合同、验收报告一致后，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，重点审核发票真伪、金额准确性、付款条件是否符合合同约定等。审核通过后，报公司管理层审批。3.公司管理层审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间支付货款。五、采购风险管理5.1风险识别1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.结合采购项目特点和实际情况，分析各类风险发生的可能性和影响程度。5.2风险评估建立风险评估机制，对识别出的风险进行量化评估，确定风险等级。根据风险等级制定相应的风险应对措施。5.3风险应对1.供应商违约风险选择信用良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商信用状况。设立供应商履约保证金制度，如供应商违约，扣除相应保证金。2.质量风险严格审核供应商资质和产品质量，要求供应商提供样品或质量检测报告。在采购合同中明确质量标准和验收方法，加强到货验收。对于关键物资，可采取驻厂监造等方式确保质量。3.价格波动风险关注市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式锁定价格。建立价格预警机制，及时调整采购策略。4.法律风险采购合同经公司法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规要求。加强采购人员法律法规培训，提高法律意识。六、采购绩效评估6.1评估指标1.采购成本：计算采购物资或服务的实际采购价格与预算价格的差异率，评估采购成本控制效果。2.采购质量：统计验收合格的采购物资或服务数量占采购总量的比例，评估采购质量水平。3.采购效率：计算采购周期（从采购申请到到货验收的时间间隔），评估采购工作效率。4.供应商满意度：通过问卷调查等方式收集供应商对公司采购工作的满意度评价。6.2评估周期采购绩效评估每季度进行一次，由采购部门负责组织实施，相关部门配合提供数据和信息。6.3评估结果应用1.将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核挂钩，作为绩效奖金发放、晋升、评优等的依据。2.根据评估结果总结采购工作中的经验教训，针对存在的问题制定改进措施，持续提高采购绩效。七、信息管理7.1采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等，并进行整理和分析。7.2采购信息共享建立采购信息共享平台，实现采购部门、需求部门、财务部门等相关部门之间的信息共享。各部门在平台上发布和查询采购相关信息，提高工作效率和协同性。7.3采购档案管理采购部门负责建立采购档案，对采购过程中的各类文件和资料进行归档保存，包括采购申请表、采购合同、验收报告、发票等。采购档案应妥善保管，以备查阅和审计。八、监督与检查8.1内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否科学、采购绩效是否达标等。2.公司内部设立举报机制，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。8