学籍档案查管理制度

学籍档案查管理制度一、总则（一）目的为了规范公司学籍档案的查询管理工作，确保学籍档案的安全与完整，保护员工隐私，同时满足公司对员工信息的合理使用需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的学籍档案查询管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：学籍档案查询管理工作必须严格遵守国家法律法规和公司的相关规定。2.保密性原则：严格保护员工学籍档案信息的安全与隐私，防止信息泄露。3.必要性原则：查询学籍档案应基于工作需要，且有明确的目的和合理的用途。4.审批原则：所有学籍档案查询必须经过严格的审批流程。二、学籍档案的定义与范围（一）定义学籍档案是指员工在学习期间形成的，记录其学习经历、成绩、奖惩等情况的各类文件材料。（二）范围1.小学、初中、高中阶段的学籍档案，包括入学登记表、成绩单、奖惩记录等。2.中等职业学校、技工学校的学籍档案，涵盖招生录取表、学习课程记录、实习鉴定等。3.高等院校的学籍档案，包含录取通知书、学籍登记表、成绩单、学位证书授予材料、毕业生登记表等。4.其他与学习经历相关的重要文件，如转学证明、休学证明、复学证明等。三、学籍档案的收集与整理（一）收集1.新员工入职时，人力资源部门应要求员工提交个人学籍档案相关材料，包括但不限于学历证书、学位证书、成绩单等复印件，并填写《学籍档案信息登记表》。2.对于已在职员工，如因工作需要补充或更新学籍档案信息，人力资源部门应及时通知员工提交相应材料。（二）整理1.人力资源部门负责对收集到的学籍档案材料进行整理，按照类别和时间顺序进行分类归档。2.建立学籍档案电子台账，详细记录每位员工的学籍档案信息，包括档案编号、姓名、性别、出生日期、学历层次、毕业院校、入学时间、毕业时间、档案存放地点等，确保电子台账与纸质档案信息一致。3.对学籍档案材料进行扫描备份，形成电子档案，存储在公司指定的服务器或存储设备上，并做好数据安全防护措施，防止数据丢失或损坏。四、学籍档案的查询权限与流程（一）查询权限1.人力资源部门：人力资源部门工作人员因员工入职、转正、晋升、调岗、离职等人力资源管理工作需要，可查询员工的学籍档案。负责对学籍档案进行日常维护、更新和管理，确保档案信息的准确性和完整性。2.用人部门：用人部门负责人因工作需要了解员工学习背景，辅助进行岗位适配、绩效考核等工作时，可向人力资源部门提出学籍档案查询申请。经人力资源部门审批同意后，用人部门可在人力资源部门工作人员的陪同下查阅相关员工的学籍档案。3.公司管理层：公司高层管理人员因战略决策、人才发展规划等全局性工作需要，可向人力资源部门提出学籍档案查询申请。经公司总经理审批同意后，人力资源部门负责提供相关员工的学籍档案信息摘要或详细报告。4.其他特殊情况：如涉及法律纠纷、背景调查等特殊情况，需查询员工学籍档案的，应按照公司相关规定和法律程序进行审批。（二）查询流程1.申请：因工作需要查询学籍档案的部门或个人，应填写《学籍档案查询申请表》，详细说明查询目的、查询内容、查询时间范围等信息。将申请表提交至本部门负责人审核签字。2.审批：部门负责人审核通过后，将申请表提交至人力资源部门。人力资源部门根据查询权限进行审批：对于人力资源部门自身查询，由人力资源部门负责人审批。用人部门查询申请，经人力资源部门负责人审批同意后，报公司分管领导审批。公司管理层查询申请，经人力资源部门负责人初审后，报公司总经理审批。特殊情况查询申请，按照公司相关规定和法律程序进行多级审批。3.查询：审批通过后，人力资源部门安排专人负责协助查询。查询人员应在指定地点，在人力资源部门工作人员的监督下查阅学籍档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需复印学籍档案材料，应经人力资源部门负责人批准，并登记复印内容、用途、复印日期等信息。4.反馈：查询结束后，查询人员应及时将学籍档案归还人力资源部门，并在《学籍档案查询登记表》上签字确认查询情况。人力资源部门对查询过程中发现的问题或需要更新的信息，应及时进行处理和记录。五、学籍档案的借阅管理（一）借阅权限1.原则上不允许借阅学籍档案。如有特殊情况确需借阅的，必须经过严格的审批流程。2.仅限公司内部人员借阅，且借阅人员必须具备良好的保密意识和责任心。（二）借阅流程1.申请：借阅人填写《学籍档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息。将申请表提交至本部门负责人审核签字。2.审批：部门负责人审核通过后，将申请表提交至人力资源部门。人力资源部门根据借阅权限进行审批：一般借阅申请，经人力资源部门负责人审批同意后，报公司分管领导审批。重要或涉及敏感信息的借阅申请，经人力资源部门负责人初审后，报公司总经理审批。3.借阅：审批通过后，人力资源部门将学籍档案交予借阅人，并办理借阅登记手续，填写《学籍档案借阅登记表》，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息。借阅人应妥善保管所借学籍档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。4.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还学籍档案。如需延期归还，应提前向人力资源部门提出申请，经批准后方可延期。归还时，人力资源部门应对档案进行检查，确保档案完整无损、无缺页、无涂改等情况。如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。借阅人归还档案后，人力资源部门在《学籍档案借阅登记表》上注明归还时间，并由借阅人签字确认。六、学籍档案的保密与安全管理（一）保密措施1.接触学籍档案的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对学籍档案存放场所进行严格管理，设置专门的档案柜，确保档案存放安全，并安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统等。3.限制非授权人员进入学籍档案存放区域，如需进入，必须经过人力资源部门负责人批准，并由专人陪同。4.在学籍档案查询、借阅过程中，严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需对外提供档案信息，必须经过公司总经理审批，并按照国家法律法规和公司规定办理相关手续。（二）安全管理1.定期对学籍档案进行检查和维护，确保档案材料的完整性和可读性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复或复制等措施。2.做好学籍档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、防潮设备、防虫药品等。3.建立学籍档案数据备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，防止数据丢失。4.对涉及学籍档案管理的计算机系统和存储设备进行安全防护，安装杀毒软件、防火墙等，定期进行病毒查杀和系统漏洞修复，防止数据被非法获取或篡改。七、学籍档案的更新与维护（一）更新内容1.员工学历提升、学位获取、培训经历、奖惩情况等信息发生变化时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，更新学籍档案。2.如员工的学籍档案存在错误或遗漏信息，人力资源部门应根据员工提供的有效证明材料进行更正和补充。（二）更新流程1.员工提交学籍档案更新申请及相关证明材料至人力资源部门。2.人力资源部门对提交的材料进行审核，确认无误后，对学籍档案进行相应的更新，并在电子台账和纸质档案上同步记录更新信息。3.如涉及重要信息更新，应将更新情况告知相关部门和人员，确保信息的一致性和准确性。（三）维护责任人力资源部门负责学籍档案的日常维护工作，定期对档案进行清查、核对，确保档案的整理规范、信息准确。如因维护不当导致档案信息错误或丢失，人力资源部门应承担相应责任，并及时采取措施进行纠正和弥补。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查询、借阅学籍档案。2.泄露学籍档案内容，给员工造成不良影响或损失。3.在学籍档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。4.未按照规定流程进行学籍档案的收集、整理、查询、借阅、更新等操作。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于违规行为造成一定影响或损失的，视情节