病历档案数字化管理制度

病历档案数字化管理制度一、总则（一）目的为规范公司病历档案数字化管理工作，提高病历档案的利用效率和管理水平，确保病历档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及病历档案数字化管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化病历档案与原始病历档案内容一致。2.完整性原则：保证病历档案的所有信息完整录入和存储。3.安全性原则：采取有效措施保障病历档案数据的安全，防止泄露、篡改和丢失。4.便捷性原则：实现病历档案的快速检索和高效利用，提高工作效率。二、病历档案数字化管理职责分工（一）信息管理部门1.负责制定病历档案数字化工作计划和方案。2.组织实施病历档案的扫描、图像处理、数据挂接、存储等数字化工作。3.建立和维护病历档案数字化管理系统，确保系统的正常运行。4.对数字化病历档案进行质量检查和验收。（二）医疗部门1.负责提供原始病历档案，并对病历档案的准确性和完整性进行审核。2.配合信息管理部门完成病历档案数字化过程中的相关工作，如病历资料的整理等。3.对数字化病历档案的利用提出需求和建议。（三）质量控制部门1.制定病历档案数字化质量控制标准和流程。2.对数字化病历档案的质量进行定期抽检和不定期检查，确保数字化质量符合要求。（四）安全管理部门1.负责制定病历档案数字化安全管理制度和措施。2.监督检查数字化过程中的安全操作，保障数据安全。3.对发生的安全事件进行调查和处理。（五）其他部门根据各自职责，配合做好病历档案数字化管理相关工作。三、病历档案数字化流程（一）病历档案收集与整理1.医疗部门按照规定的时间和要求，将原始病历档案收集齐全，并进行初步整理，确保病历资料完整、顺序正确。2.对病历档案中的破损、缺失等情况进行记录，并及时补充或修复。（二）病历档案扫描1.信息管理部门根据病历档案的数量和扫描设备的性能，合理安排扫描任务。2.扫描人员按照扫描操作规程，对病历档案进行逐页扫描，确保扫描图像清晰、完整。3.扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为常见的JPEG或TIFF等。（三）图像处理1.对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪等处理，提高图像质量。2.检查图像的方向是否正确，如有错误及时调整。3.确保图像文字清晰可辨，无模糊、重影等现象。（四）数据挂接1.将处理后的图像数据与病历档案的相关信息进行关联，建立准确的数据索引。2.录入病历档案的基本信息，如患者姓名、性别、年龄、病历号等，确保数据准确无误。（五）数据存储1.将数字化病历档案数据存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保数据存储的安全性和可靠性。3.建立数据备份机制，定期对数字化病历档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（六）质量验收1.信息管理部门完成数字化工作后，提交质量验收申请。2.质量控制部门按照质量控制标准和流程，对数字化病历档案进行全面检查。3.验收内容包括图像质量、数据准确性、数据挂接完整性等。4.对验收不合格的病历档案，及时通知信息管理部门进行整改，直至验收合格。四、病历档案数字化管理系统（一）系统功能要求1.具备病历档案的录入、查询、检索、统计等基本功能。2.能够实现图像的在线浏览、放大、缩小、旋转等操作。3.支持多条件组合查询，方便快捷地获取所需病历档案信息。4.具备数据备份、恢复、安全审计等功能，保障系统数据安全。（二）系统操作规范1.系统操作人员应经过专门培训，熟悉系统的操作流程和功能。2.严格按照系统操作规程进行操作，不得擅自更改系统设置和数据。3.定期对系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和性能。（三）系统安全管理1.建立系统安全防护机制，设置用户权限，防止未经授权的访问。2.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描。3.对系统操作进行日志记录，以便进行安全审计和追踪。五、病历档案数字化利用与保密（一）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅数字化病历档案的，应按照规定的审批流程进行申请。2.经批准后，在指定的场所查阅，不得私自复制、传播病历档案内容。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅数字化病历档案的，须经公司相关部门负责人批准，并签订保密协议。（二）保密措施1.对涉及患者隐私的病历档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.加强对系统操作人员和管理人员的保密教育，提高保密意识。3.对存储病历档案数据的设备和场所进行严格管理，防止数据泄露。六、病历档案数字化维护与更新（一）日常维护1.信息管理部门定期对数字化病历档案存储设备进行检查，确保设备正常运行。2.对系统进行日常监控，及时发现和处理系统故障和异常情况。3.检查数字化病历档案数据的完整性，如有丢失或损坏及时进行修复。（二）数据更新1.当病历档案有补充、修正等情况时，医疗部门应及时将相关信息提供给信息管理部门。2.信息管理部门按照数字化流程对更新后的病历档案进行处理，确保数据的及时准确更新。七、病历档案数字化安全应急处理（一）应急响应机制1.建立病历档案数字化安全应急响应小组，明确小组成员的职责和分工。2.制定安全事件应急预案，明确应急处理流程和措施。（二）事件处理流程1.当发生病历档案数字化安全事件时，发现人员应立即报告应急响应小组。2.应急响应小组迅速启动应急预案，采取相应的措施进行处理，如隔离故障设备、恢复数据等。3.对安全事件进行调查和分析，找出原因和责任人，总结经验教训，提出改进措施。（三）事后恢复与总结1.安全事件处理完毕后，及时进行数据恢复和系统修复，确保病历档案数字化工作的正常开展。2.对应急处理过程进行总结评估，对应急预案进行修订和完善。八、培训与考核（一）培训计划1.信息管理部门制定病历档案数字化管理培训计划，定期组织相关人员进行培训。2.培训内容包括数字化流程、系统操作、安全保密等方面的知识和技能。（二）培训方式1.采用集中授课、现场演示、在线学习等多种培训方式，提高培训效果。2.鼓励员工自主学习，提供相关的学习资料和资源。（三）考核机制1.建立病历档案数字