公司收付款业务管理制度

公司收付款业务管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司收付款业务流程，加强资金管理，确保公司资金安全、准确、及时收付，提高资金使用效率，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及收付款业务时的操作与管理。3.基本原则合法合规原则：收付款业务必须严格遵守国家法律法规及相关财经制度。职责明确原则：明确各部门及人员在收付款业务中的职责，确保分工清晰、责任到人。流程规范原则：制定科学合理、严谨规范的收付款业务流程，确保操作有序。风险防控原则：强化风险意识，对收付款业务中的各类风险进行有效识别、评估和控制。二、收付款业务流程收款业务流程1.业务部门发起业务部门在与客户签订合同或达成业务合作意向时，应明确收款方式、金额、时间等条款。业务发生后，业务人员负责及时跟进款项回收情况，并定期向部门负责人汇报。2.开具收款通知业务部门根据合同约定或业务进展情况，填写《收款通知单》，详细注明客户名称、收款金额、收款事由等信息。将《收款通知单》提交给财务部门审核。3.财务审核财务部门收到《收款通知单》后，核对业务的真实性、收款金额的准确性以及相关合同条款。审核无误后，在《收款通知单》上签字确认，并注明预计到账时间。4.收款执行财务部门根据审核后的《收款通知单》，安排专人负责与客户对接收款事宜。收款方式包括现金收款、银行转账收款、支票收款等，具体方式应根据公司规定和客户要求确定。对于银行转账收款，财务人员应及时核对到账情况，确保款项足额、及时到账。5.款项确认与入账收到款项后，财务人员应及时与客户进行款项确认，确保双方金额一致。根据收款情况，填写收款凭证，进行账务处理，及时将款项入账。同时，在收款台账中详细记录收款日期、金额、客户名称、收款方式等信息。付款业务流程1.业务部门申请业务部门因业务需要发生付款事项时，应填写《付款申请单》，注明付款事由、收款单位名称、账号、开户行、付款金额、付款方式等信息。附上相关的合同、发票、审批文件等证明材料。将《付款申请单》提交给部门负责人审批。2.部门负责人审批部门负责人对付款申请的必要性、合理性以及相关证明材料的真实性进行审核。重点审核款项用途是否符合公司业务规定，金额是否与合同约定一致等。审核通过后，在《付款申请单》上签字批准，并提交给财务部门。3.财务审核财务部门收到《付款申请单》后，对申请内容进行财务审核。审核要点包括付款金额是否在预算范围内，资金来源是否合理，发票是否合规等。对不符合要求的付款申请，财务人员应及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关信息。审核无误后，财务人员在《付款申请单》上签字确认，并提交给分管领导审批。4.分管领导审批分管领导根据公司财务状况、业务发展情况等因素，对付款申请进行综合审批。重点关注付款对公司资金流的影响以及潜在的风险。审批通过后，在《付款申请单》上签字批准。5.付款执行财务部门根据审批后的《付款申请单》，安排资金支付。付款方式包括银行转账、支票支付、网上支付等，具体方式应按照公司规定和安全便捷原则确定。在办理付款手续时，财务人员应严格核对收款单位信息，确保付款准确无误。6.付款记录与归档付款完成后，财务人员应及时记录付款日期、金额、收款单位名称、付款方式等信息，更新付款台账。将相关的《付款申请单》及证明材料进行归档保存，以备后续查阅和审计。三、收付款业务相关岗位及职责1.业务部门负责业务合同的签订与执行，按照合同约定及时跟进款项回收或提出付款申请。配合财务部门核对收付款事项，提供必要的业务信息和证明材料。2.财务部门审核收付款业务的真实性、准确性和合规性。负责资金的收付操作，及时记录收付款信息，编制相关财务报表。定期与业务部门核对往来款项，确保账目清晰。3.审批人员部门负责人负责审核本部门付款申请的必要性和合理性。分管领导负责对重大付款事项进行最终审批，把控资金支付风险。四、收付款业务的内部控制1.不相容职务分离收款业务中，业务经办与收款记录、款项保管等职务应相互分离。付款业务中，付款申请、审批、执行、记录等职务应相互分离，形成有效的制衡机制。2.授权审批制度明确收付款业务各环节的审批权限和审批流程，严格按照规定进行审批。严禁越权审批或未经授权擅自办理收付款业务。3.票据与印章管理加强对各类票据的管理，包括发票、收据、支票等，建立票据领购、使用、保管、核销制度。严格保管公司财务印章，如财务专用章、法人章等，明确印章使用审批程序，确保印章安全。4.定期核对与盘点定期对收付款业务进行内部核对，财务部门与业务部门核对往来款项，做到账账相符、账实相符。对现金、银行存款等进行定期盘点，确保资金安全。五、收付款业务的风险管理1.风险识别与评估财务部门会同相关业务部门定期对收付款业务进行风险识别和评估，确定可能存在的风险因素，如客户信用风险、资金回笼风险、付款风险等。对识别出的风险进行分析和评估，判断风险的可能性和影响程度。2.风险应对措施客户信用风险管理：业务部门在与客户签订合同前，应对客户的信用状况进行调查和评估，建立客户信用档案。对于信用状况不佳的客户，应谨慎开展业务或采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加收款频次等。收款风险管理：加强对款项回收的跟踪和监控，对逾期未收回的款项及时采取催收措施，如发函催款、上门催收、法律诉讼等。同时，建立坏账准备金制度，对可能发生的坏账损失进行预提。付款风险管理：严格审核付款申请，确保资金支付的合理性和安全性。对于大额付款或风险较高的付款项目，应进行专项评估和审批。加强对供应商的管理，建立供应商信用评价体系，选择信誉良好的供应商合作。六、收付款业务的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对收付款业务进行审计检查，审查业务流程的合规性、内部控制的有效性以及财务数据的准确性。对审计中发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.日常监督检查财务部门应加强对收付款业务的日常监督，定期检查收付款凭证、台账记录等，确保业务操作规范。业务部门应配合财务部门做好监督检查工作，及时提供相关业务资料和信息。七、收付款业务的信息化管理1.建立收付款业务管理系统利用信息化技术建立收付款业务管理系统，实现收付款信息的集中管理和共享。系统应涵盖收款通知、付款申请、审批流程、资金收付、账务处理、往来款项核对等功能模块，提高业务处理效率和准确性。2.数据安全与保密加强对收付款业务管理系统的数据安全保护，设置不同的用户权限，确保数据的保密性、完整性和可用性。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。八、培训与宣传1.收付款业务培训定期组织公司员工参加收付款业务培训，包括业务流程、操作规范、内部控制、风险管理等方面的培训内容。通过培训，提高员工对收付款业务的认识和操作技能，确