公司财务部印章管理制度

公司财务部印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务部印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障公司资金安全和财务工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务部所有印章，包括但不限于财务专用章、发票专用章、法人章、财务负责人章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用。3.严肃性原则：严格按照规定的流程和权限使用印章，不得随意更改或简化。4.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，明确其职责和权限。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制财务部印章时，由财务部提出申请，详细说明印章名称、规格、用途等，经财务负责人审核，报公司总经理审批后，由行政管理部门统一办理刻制手续。2.刻制印章必须选择具有合法资质的印章刻制单位，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，由行政管理部门负责领取并交财务部。财务部应及时对新印章进行登记备案，记录印章名称、规格、启用日期、保管人等信息。2.新印章启用前，应在公司内部进行公示，明确告知各部门印章的启用时间、使用范围和管理要求。同时，应将新印章的印模留存一份，分别交公司档案室、财务部存档。三、印章的保管（一）保管人员1.财务部应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程。2.印章保管人员不得兼任出纳等可能涉及印章使用的其他岗位。（二）保管方式1.财务专用章、发票专用章等重要印章应实行专人专柜保管，存放于保险柜中，并设置密码锁。保险柜钥匙和密码由保管人员分别掌握，不得将钥匙和密码告知他人。2.法人章、财务负责人章等个人名章应由本人或其授权的专人保管，不得随意交他人代管。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗用或损坏。如发现印章丢失或被盗用，应立即向财务负责人报告，并采取相应的措施，如挂失、报警等。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章磨损、变形或损坏，应及时报告财务负责人，并申请更换印章。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。四、印章的使用（一）使用范围1.财务专用章主要用于公司财务结算、票据背书、财务报表盖章等财务相关业务。2.发票专用章用于公司开具发票时盖章。3.法人章用于办理银行结算、签署重要财务文件等需要法人签字的场合。4.财务负责人章用于财务审批、财务报表审核等财务负责人职责范围内的业务。（二）使用流程1.填写印章使用申请表：使用人应根据印章使用事项填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事项、用途、金额、涉及部门等信息，并签字确认。2.审批：申请表经部门负责人审核后，报财务负责人审批。对于重大事项或涉及金额较大的业务，还需报公司总经理审批。3.印章使用：印章保管人员根据审批后的申请表，在规定的范围内使用印章，并在《印章使用登记表》上登记印章使用日期、使用事项、使用人等信息。4.盖章：盖章时，印章保管人员应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。盖章后，应将申请表和相关文件妥善保管。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白支票、空白发票等上加盖印章。如因工作需要确需在空白纸张上盖章，必须经财务负责人批准，并在盖章后注明用途和日期。2.印章使用必须严格按照审批后的用途和范围进行，不得擅自更改或扩大使用范围。如因特殊情况需要更改使用范围，必须重新履行审批手续。3.印章使用后，应及时将申请表和相关文件归档保存，以便日后查阅和审计。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用财务部印章时，由财务部提出申请，经财务负责人审核，报公司总经理审批后，办理印章停用手续。2.印章停用后，保管人员应及时将印章存放于保险柜中，并在《印章保管登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.对于停用的印章，由财务部会同行政管理部门进行清理核对，确认无误后，填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因等信息，并签字确认。2.《印章销毁申请表》经财务负责人审核，报公司总经理审批后，由行政管理部门负责组织销毁印章。销毁印章时，应至少有两名以上人员在场，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.印章销毁后，应将《印章销毁申请表》和《印章销毁登记表》存档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对财务部印章管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、停用和销毁等环节是否符合规定，是否存在风险隐患。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）日常监督财务部负责人应加强对印章保管人员的日常监督，定期检查印章保管情况和使用记录，确保印章管理制度的有效执行。如发现印章保管人员存在违规行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。（三）违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规使用印章给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究