员工卡(门禁)管理制度

员工卡(门禁)管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全管理，规范员工卡（门禁）的使用，保障公司正常的工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、临时工作人员以及因工作需要进入公司的外部人员。（三）管理原则1.安全第一原则：确保公司办公区域的安全，防止未经授权的人员进入。2.规范使用原则：员工应按照规定正确使用员工卡（门禁），不得转借、冒用。3.便捷高效原则：在保障安全的前提下，尽量提供便捷的通行方式，提高工作效率。二、员工卡（门禁）的办理（一）新员工办理1.新员工入职时，人力资源部门负责通知行政部门为其办理员工卡（门禁）。2.行政部门根据新员工提供的个人信息，制作员工卡，并在卡面上注明员工姓名、部门、职位等信息。3.员工卡制作完成后，由行政部门统一发放给新员工，并告知其使用注意事项。（二）补办1.员工如不慎遗失员工卡，应及时向行政部门挂失。2.行政部门核实情况后，为员工补办员工卡，并收取相应的补办费用。3.补办后的员工卡卡号与原卡不同，原卡自动失效。（三）离职处理1.员工离职时，应将员工卡交回行政部门。2.行政部门在收到员工交回的员工卡后，进行注销处理。三、员工卡（门禁）的使用规定（一）正常使用1.员工在进入公司办公区域时，应主动出示员工卡，接受门禁系统的识别。2.门禁系统识别成功后，员工方可进入相应区域。3.员工在离开公司办公区域时，也应主动出示员工卡，接受门禁系统的识别。（二）特殊情况处理1.如员工忘记携带员工卡，应向门禁管理人员说明情况，并提供有效身份证件进行登记。2.门禁管理人员核实身份后，可为员工临时开门，并记录相关情况。3.如员工卡出现故障无法正常使用，应及时向行政部门报告，行政部门安排维修或更换。（三）禁止行为1.严禁员工将员工卡转借他人使用。2.严禁员工冒用他人员工卡进入公司办公区域。3.严禁员工故意损坏员工卡或门禁系统。四、门禁系统的管理（一）门禁系统的安装与维护1.行政部门负责门禁系统的安装、调试和日常维护工作。2.门禁系统出现故障时，行政部门应及时安排维修人员进行维修，确保系统正常运行。（二）门禁权限的设置1.行政部门根据员工的工作岗位和职责，设置相应的门禁权限。2.门禁权限分为不同的区域和时间段，员工只能在其权限范围内进入相应区域。3.如需调整门禁权限，员工应向所在部门负责人提出申请，经批准后由行政部门进行修改。（三）门禁记录的保存1.门禁系统应自动记录员工的进出时间、地点等信息。2.行政部门负责定期备份门禁记录，保存期限为[X]年。3.门禁记录作为公司安全管理的重要资料，仅供内部查阅使用。五、外部人员进入管理（一）来访预约1.外部人员因工作需要进入公司，应提前与公司相关部门或人员进行预约。2.预约时，应提供来访人员的姓名、单位、联系方式、来访目的等信息。3.公司相关部门或人员在收到预约信息后，应及时进行审核，并将审核结果通知来访人员。（二）临时出入证办理1.经审核同意的外部人员，在进入公司时，应到行政部门办理临时出入证。2.行政部门根据来访人员提供的信息，制作临时出入证，并在证面上注明来访人员姓名、单位、有效期等信息。3.临时出入证应佩戴在来访人员胸前明显位置，以便门禁管理人员识别。（三）陪同进入1.外部人员在进入公司时，应由公司相关部门或人员陪同。2.陪同人员应负责引导来访人员前往目的地，并在来访结束后将其送出公司。3.如陪同人员有事需要离开，应安排其他人员接替陪同。（四）禁止行为1.严禁外部人员未经预约擅自进入公司。2.严禁外部人员在公司内从事与来访目的无关的活动。3.严禁外部人员将临时出入证转借他人使用。六、监督与检查（一）日常巡查1.行政部门负责安排专人对门禁系统的使用情况进行日常巡查。2.巡查内容包括员工卡（门禁）的使用是否规范、门禁系统是否正常运行、外部人员进入管理是否符合规定等。3.巡查人员应及时发现和处理违规行为，并做好巡查记录。（二）定期检查1.公司定期对员工卡（门禁）管理制度的执行情况进行检查。2.检查方式包括查阅资料、现场查看、询问员工等。3.对检查中发现的问题，应及时进行整改，并对相关责任人进行处理。（三）违规处理1.对于违反员工卡（门禁）管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对于因违规行为给公司造成损失的，公司将依法追究其赔偿责任。七、附则（一