中学邮箱使用管理制度

中学邮箱使用管理制度总则1.目的为规范中学邮箱的使用，确保邮件系统的安全、稳定运行，提高工作效率，保障学校信息的有效传递与沟通，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于中学全体教职员工及经学校批准使用邮箱的其他人员。3.邮箱管理原则安全可靠原则：采取必要的安全措施，保障邮箱系统的安全稳定运行，防止信息泄露、丢失和被非法篡改。规范使用原则：用户应按照本制度规定的方式和要求使用邮箱，不得利用邮箱从事违法违规活动。高效便捷原则：在确保安全和规范的前提下，充分发挥邮箱系统的功能，提高工作效率，方便信息交流。邮箱申请与开通1.申请流程新入职教职员工或其他需开通邮箱的人员，应填写《中学邮箱开通申请表》，注明姓名、所在部门、联系电话、申请邮箱账号等信息。将申请表提交至学校信息管理部门。信息管理部门审核申请信息，审核通过后为申请人开通邮箱账号，并告知申请人初始密码。2.账号命名规则邮箱账号采用“姓名全拼”的方式命名，确保账号的唯一性和易识别性。例如，张三的邮箱账号为“zhangsan@[学校域名]”。若出现重名情况，可在姓名全拼后添加数字序号进行区分，如“zhangsan1@[学校域名]”。邮箱使用规范1.密码管理用户应妥善保管邮箱密码，不得将密码告知他人。为保障账号安全，建议定期更换邮箱密码，密码应具备一定的强度，包含字母、数字和特殊字符。若发现密码泄露或账号存在异常情况，应立即通过学校信息管理部门重置密码。2.邮件内容规范邮件主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件主旨。邮件正文应语言规范、表达清晰、逻辑严谨，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。发送重要邮件前，应仔细核对邮件内容，确保信息准确无误。对于涉及学校重要事务、机密信息等邮件，需经相关负责人审核后发送。禁止发送包含违法、违规、有害、虚假、侮辱、诽谤、骚扰等不良内容的邮件。3.邮件发送与接收用户应及时收发邮件，对重要邮件应在规定时间内进行处理和回复，避免因延误造成工作失误或影响沟通效率。发送邮件时，应准确填写收件人邮箱地址、抄送和密送对象，避免误发或泄露信息。对于收到的邮件，应根据邮件内容和紧急程度进行分类处理，重要邮件需及时标记并妥善保存。如遇邮件无法正常发送或接收的情况，应及时与学校信息管理部门联系，说明情况并协助解决问题。4.附件管理如需在邮件中添加附件，应确保附件内容与邮件主题相关，且附件格式清晰、可正常打开。对于较大的附件，应尽量压缩后发送，以减少网络传输时间和占用的存储空间。禁止发送包含病毒、恶意软件或其他有害程序的附件，以免对收件方的计算机系统造成损害。邮箱安全与保密1.安全措施学校信息管理部门应定期对邮箱系统进行维护和安全检查，及时更新系统软件和安全补丁，防范网络攻击和恶意软件入侵。采用防火墙、入侵检测系统等安全技术手段，对邮箱系统进行实时监控和防护，确保系统的安全性和稳定性。用户应安装杀毒软件和防火墙，并定期更新病毒库，防止计算机感染病毒，避免因个人计算机安全问题影响邮箱的正常使用。2.保密要求用户应严格遵守学校的保密制度，对涉及学校机密信息、师生个人隐私等内容的邮件予以保密，不得随意转发或泄露给无关人员。在处理包含敏感信息的邮件时，应采取必要的加密措施，确保信息在传输过程中的安全性。离职或岗位变动的人员，应及时将个人邮箱账号及相关资料交接给学校信息管理部门，并配合完成账号注销等手续，不得私自保留或继续使用原邮箱账号。邮箱使用监督与考核1.监督机制学校信息管理部门负责对邮箱系统的使用情况进行日常监督，定期检查用户的邮箱使用行为是否符合本制度规定。对于发现的违规行为，信息管理部门应及时进行记录，并通知相关用户进行整改。设立邮箱使用监督举报渠道，鼓励全体教职员工对违规使用邮箱的行为进行举报，学校将对举报信息进行核实和处理。2.考核办法将邮箱使用情况纳入教职工绩效考核体系，考核内容包括邮箱使用的规范性、邮件处理的及时性、信息安全与保密等方面。对于严格遵守本制度规定，邮箱使用表现优秀的教职工，在绩效考核中给予适当加分奖励。对于违反邮箱使用管理制度，出现以下情形之一的，视情节轻重给予相应的考核扣分处理：发送违规邮件，造成不良影响的，每次扣[X]分。因邮箱使用不当导致信息泄露或工作失误，给学校或他人造成损失的，每次扣[X][X]分。未及时处理重要邮件，影响工作进展的，每次扣[X]分。多次违反密码管理规定，导致账号存在安全风险的，每次扣[X]分。邮箱账号停用与注销1.停用情形教职工离职、退休、调出学校或岗位变动不再需要使用邮箱时，所在部门应及时通知学校信息管理部门停用其邮箱账号。若发现用户存在长期未使用邮箱、违反邮箱使用管理制度等情况，学校信息管理部门有权暂时停用其邮箱账号，并通知用户整改。2.注销流程对于需要注销的邮箱账号，用户应提前备份邮箱内的重要邮件，并向学校信息管理部门提交《中学邮箱注销申请表》。信息管理部门在确认用户已妥善处理邮箱内的所有邮件且无未结清的事项后，方可进行账号注销操作。账号注销后，该账号对应的邮箱地址将被释放，不再保留。附则1.解释权本制