外协收发料管理制度

外协收发料管理制度一、总则（一）目的为加强公司外协收发料管理，规范外协物料的接收、发放流程，确保物料的准确、及时供应，保障生产顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外协加工的物料收发管理活动，包括但不限于原材料、零部件、半成品等。（三）职责分工1.采购部门负责与外协供应商签订采购合同，明确物料的规格、数量、价格、交货期等条款。跟踪外协物料的采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。2.仓库管理部门负责外协物料的接收、验收、存储、发放等工作。建立健全外协物料库存台账，定期盘点，确保账物相符。负责提供准确的物料库存信息，协助采购部门和生产部门做好物料供需平衡。3.生产部门根据生产计划，提前向外协采购部门提交外协物料需求计划。负责对外协物料的使用情况进行跟踪和反馈，及时提出物料调整建议。配合仓库管理部门做好外协物料的盘点工作。4.质量检验部门负责对外协物料进行检验和验收，确保物料质量符合要求。对检验不合格的外协物料，及时出具检验报告，并跟踪处理结果。二、外协收料管理（一）收料准备1.采购部门在接到生产部门的外协物料需求计划后，及时与外协供应商沟通，确认物料的发货时间、运输方式等信息，并将相关信息通知仓库管理部门。2.仓库管理部门根据采购部门提供的信息，做好收料准备工作，包括安排收料人员、准备收料工具和场地等。（二）收料流程1.外协物料到货前，仓库管理部门收料人员应提前与运输单位或供应商联系，确定物料到达时间，并做好接货准备。2.物料到达后，收料人员首先核对送货单与采购订单是否一致，包括物料名称、规格、数量、供应商等信息。如发现不一致，应及时与采购部门或供应商沟通解决。3.收料人员按照送货单上的物料信息，对物料进行清点和外观检查。清点时应注意物料的包装是否完好，标识是否清晰，数量是否准确等。外观检查主要查看物料是否有损坏、变形、生锈等情况。4.对于需要检验的外协物料，收料人员应及时通知质量检验部门进行检验。质量检验部门按照相关检验标准和流程对外协物料进行检验，检验合格后出具检验报告。5.收料人员根据质量检验部门的检验报告，办理物料入库手续。如检验不合格，应及时将不合格物料隔离存放，并通知采购部门与供应商协商处理。6.仓库管理部门收料人员将入库的外协物料按照规定的存储方式进行存放，并更新库存台账。（三）收料异常处理1.如发现送货单与采购订单不一致，收料人员应立即停止收料，并及时与采购部门和供应商沟通，查明原因。如因供应商原因导致送货错误，采购部门应要求供应商及时更正，并承担由此产生的一切费用。2.对于物料数量短缺的情况，收料人员应在送货单上注明实际收到的数量，并要求运输单位或供应商签字确认。采购部门应与供应商协商补足短缺物料，如因运输过程中造成的短缺，应追究运输单位的责任。3.如发现物料存在质量问题，质量检验部门应及时出具检验报告，并将不合格物料隔离存放。采购部门应与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等。在处理结果未明确之前，不得擅自使用不合格物料。三、外协发料管理（一）发料准备1.生产部门根据生产计划，提前填写外协发料申请单，注明所需物料的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门接到外协发料申请单后，首先核对库存情况，确认是否有足够的物料可供发放。如库存不足，应及时通知采购部门进行补货。3.仓库管理部门根据外协发料申请单，准备好所需的物料，并安排发料人员。（二）发料流程1.发料人员根据外协发料申请单，核对物料的名称、规格、数量等信息，确保与申请单一致。2.发料人员按照规定的发料方式，将物料发放给外协加工人员，并要求其在发料单上签字确认。发料方式可根据实际情况选择当面点交、交接清单等方式。3.仓库管理部门发料人员发放物料后，及时更新库存台账，并将发料情况反馈给生产部门。4.对于需要退料的外协加工，生产部门应填写外协退料申请单，注明退料原因、物料名称、规格、数量等信息，并提交给仓库管理部门。5.仓库管理部门接到外协退料申请单后，安排人员对退料进行清点和验收。如退料符合要求，办理退料入库手续，并更新库存台账；如退料存在质量问题或数量不符等情况，应及时与生产部门沟通解决。（三）发料异常处理1.如发现外协发料申请单填写错误或所需物料库存不足，仓库管理部门应及时通知生产部门进行更正或补货申请。2.如发料过程中出现物料损坏、丢失等情况，发料人员应及时查明原因，并报告仓库管理部门负责人。仓库管理部门应根据实际情况进行处理，如追究相关人员的责任、要求赔偿等。3.对于外协退料申请，如仓库管理部门发现退料不符合要求，应及时与生产部门沟通，说明原因，并要求生产部门重新整理退料或采取其他处理措施。四、库存管理（一）库存盘点1.仓库管理部门应定期对外协物料进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等内容。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物料的实际数量、规格、状态等信息，并与库存台账进行逐一核对。如发现账物不符，应及时查明原因，并记录差异情况。4.盘点结束后，仓库管理部门应编制盘点报告，总结盘点结果，分析账物不符的原因，并提出处理建议。盘点报告应提交给财务部门和公司管理层审核。（二）库存安全管理1.仓库管理部门应确保外协物料存储环境安全，符合防火、防潮、防盗、防虫等要求。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物料，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。3.仓库管理部门应定期检查库存物料的存储状况，如发现物料有损坏、变质等情况，应及时进行处理，确保物料质量安全。4.加强仓库的门禁管理，限制无关人员进入仓库区域。仓库管理人员应妥善保管仓库钥匙，不得随意转借他人。五、信息化管理（一）建立物料管理系统公司应建立完善的外协收发料信息化管理系统，实现物料需求计划、采购订单、收料、发料、库存管理等环节的信息化操作和数据共享。（二）数据录入与维护1.采购部门、仓库管理部门、生产部门等相关人员应及时将外协物料的相关信息录入物料管理系统，确保数据的准确性和及时性。2.定期对物料管理系统中的数据进行维护和更新，包括物料信息、供应商信息、库存数据等，保证系统数据与实际情况一致。（三）系统查询与分析1.各部门人员可根据权限在物料管理系统中查询外协收发料相关信息，如采购订单执行情况、库存动态、物料收发明细等，以便及时掌握物料状况，为工作决策提供支持。2.利用物料管理系统提供的数据分析功能，对物料采购成本、库存周转率、收发料异常情况等进行分析，发现问题及时采取措施加以解决，提高物料管理效率和效益。六、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对外协收发料管理情况进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、流程规范性、数据准确性、库存管理等方面。2.采购部门、仓库管理部门、生产部门等相关部门应定期对本部门的外协收发料工作进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司管理层。（二）考核机制1.建立外协收发料工作考核机制，对相关部门和人员的工作表现进行考核评价。考核指标包括物料供应及时性、准确性、库存管理水平、成本控制等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。如因工作失误给公司造成损失的，