外加工洽谈管理制度

外加工洽谈管理制度一、总则（一）目的为规范公司外加工业务的洽谈流程，确保外加工合作的顺利进行，保障公司利益，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外加工业务洽谈的部门和人员。（三）基本原则1.合法合规原则：外加工业务洽谈必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：在洽谈过程中，应秉持公平公正的态度，维护公司与合作方的合法权益。3.效益优先原则：以提高公司经济效益为核心，综合考虑质量、成本、交货期等因素，选择最优合作方案。4.风险可控原则：充分评估外加工业务中的各种风险，采取有效措施进行防范和控制。二、洽谈前期准备（一）需求评估1.业务部门根据公司生产计划、订单需求等，确定外加工的产品或服务项目，并填写《外加工需求评估表》，详细说明加工内容、质量要求、数量、交货期等。2.技术部门对业务部门提出的外加工需求进行技术可行性评估，提供技术支持和指导，确保加工要求明确、合理。3.财务部门根据业务需求和市场行情，对预计的外加工成本进行初步核算，提供成本预算参考。（二）供应商筛选1.采购部门通过多种渠道收集外加工供应商信息，建立供应商数据库。2.根据外加工需求，从供应商数据库中筛选出潜在的合作对象，并进行初步调查，了解其生产能力、质量控制、价格水平、信誉等情况。3.对于新的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、生产许可证、税务登记证等相关资质证明文件，并实地考察其生产经营场所，评估其实际生产能力和管理水平。（三）洽谈团队组建1.根据外加工业务的性质和复杂程度，由业务部门、技术部门、采购部门、财务部门等相关人员组成洽谈团队。2.明确洽谈团队成员的职责分工，确保洽谈工作顺利进行。业务部门负责与供应商沟通业务需求和合作意向；技术部门负责解答技术问题，审核技术方案；采购部门负责商务条款谈判，如价格、付款方式、交货期等；财务部门负责审核成本预算和财务条款。三、洽谈过程管理（一）首次洽谈1.洽谈团队与选定的供应商进行首次洽谈，介绍公司外加工业务的基本情况和需求，了解供应商的合作意愿和初步方案。2.双方就加工产品或服务的技术要求、质量标准、价格、交货期、付款方式等主要条款进行初步沟通，明确各自的立场和期望。3.首次洽谈结束后，洽谈团队整理洽谈记录，形成《外加工首次洽谈纪要》，经双方签字确认后存档。（二）深入洽谈1.根据首次洽谈的情况，洽谈团队与供应商进行深入洽谈，针对关键问题进行协商和谈判。2.技术部门与供应商的技术人员就加工工艺、质量控制等技术细节进行详细讨论，确保技术方案可行。3.采购部门与供应商就价格、付款方式、交货期等商务条款进行谈判，争取有利的合作条件。采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，在保证公司利益的前提下，达成双方都能接受的协议。4.财务部门对供应商提供的成本报价进行详细审核，分析成本构成的合理性，提出成本控制建议。同时，与供应商就财务条款进行沟通，如发票开具、结算方式等。5.在深入洽谈过程中，洽谈团队应及时向公司内部相关部门汇报洽谈进展情况，征求意见和建议，确保洽谈方向符合公司整体利益。（三）合同起草与审核1.经过多轮洽谈，双方达成一致意见后，由采购部门负责起草外加工合同。合同应明确双方的权利和义务，包括加工产品或服务的详细内容、质量标准、价格、交货期、付款方式、验收标准、违约责任等条款。2.合同起草完成后，采购部门将合同文本提交给法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性，确保合同条款符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。3.技术部门、财务部门等相关部门对合同中涉及本部门职责的条款进行审核，提出修改意见和建议。例如，技术部门审核技术条款是否准确无误，财务部门审核付款方式和结算条款是否合理。4.根据各部门的审核意见，采购部门对合同进行修改和完善，确保合同内容准确、清晰、合法。修改后的合同再次提交给法务部门进行终审，终审通过后，方可签订合同。四、合同签订与执行（一）合同签订1.合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订外加工合同。签订合同前，应确保双方签字盖章手续齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，公司内部相关部门留存备份。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给业务部门、技术部门、财务部门等相关部门，确保各部门了解合同内容，做好后续的协调和配合工作。（二）合同执行跟踪1.业务部门负责跟踪外加工合同的执行情况，定期与供应商沟通生产进度，及时了解加工过程中出现的问题，并协调解决。2.技术部门根据合同要求，对供应商的加工过程进行技术指导和监督，确保加工产品符合技术标准。如发现技术问题，应及时与供应商沟通，提出解决方案。3.采购部门负责跟踪合同的交货期和付款情况，按照合同约定及时支付货款，并督促供应商按时交货。如供应商出现交货延迟等违约情况，采购部门应及时采取措施，追究其违约责任。4.财务部门负责对外加工合同的财务收支进行核算和管理，定期核对账目，确保资金安全。同时，根据合同执行情况，及时与供应商结算货款，做好财务记录和报表。（三）变更管理1.在合同执行过程中，如因市场需求变化、技术改进、不可抗力等原因需要变更合同条款，业务部门应及时提出变更申请，填写《外加工合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容和影响。2.变更申请经业务部门负责人审核后，提交给洽谈团队进行评估。洽谈团队应组织相关部门对变更事项进行讨论和分析，评估变更对公司利益和合作关系的影响，并提出处理建议。3.如变更事项涉及到价格调整、交货期变更、质量标准变化等重要条款，洽谈团队应与供应商进行协商，重新签订补充协议或变更合同条款。补充协议或变更后的合同条款应按照合同签订流程进行审核和签订。4.合同变更后，采购部门应及时将变更情况通知公司内部相关部门，确保各部门了解变更后的合同内容，做好相应的工作调整。五、验收与结算（一）验收标准与流程1.外加工产品或服务完成后，业务部门应按照合同约定的验收标准组织验收。验收标准应明确、具体，包括产品的外观、尺寸、性能、质量等方面的要求。2.技术部门协助业务部门进行验收工作，对加工产品的技术指标进行检测和验证。如发现产品不符合验收标准，技术部门应出具详细的检测报告，并提出整改意见。3.验收合格后，业务部门填写《外加工验收单》，经技术部门、采购部门等相关部门签字确认后，作为结算货款的依据。如验收不合格，业务部门应要求供应商限期整改，整改合格后重新进行验收。（二）结算流程1.财务部门根据《外加工验收单》和合同约定的付款方式，办理货款结算手续。结算时，应审核发票的真实性、合法性和准确性，确保货款支付符合公司财务规定。2.对于符合付款条件的货款，财务部门按照合同约定的时间和金额，及时支付给供应商。付款方式可采用银行转账、支票等方式，确保资金支付安全、便捷。3.在结算过程中，如发现与合同约定不符的情况，财务部门应及时与业务部门、采购部门沟通核实，查明原因后进行相应的处理。如因供应商原因导致结算问题，采购部门应负责与供应商协商解决，维护公司利益。六、档案管理（一）档案范围外加工业务洽谈过程中形成的各类文件和资料，包括需求评估表、供应商筛选资料、洽谈纪要、合同文本、变更申请表、验收单等，均属于档案管理范畴。（二）档案整理与归档1.洽谈团队成员应及时将各自在洽谈过程中产生的文件和资料进行整理，按照时间顺序和类别进行分类。2.每月末，洽谈团队指定专人负责将当月的外加工业务档案进行汇总和归档，建立电子档案和纸质档案。电子档案应按照统一的命名规则进行存储，便于查询和管理；纸质档案应装订成册，妥善保管。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案缺失或损坏，应及时查明原因并进行补充或修复。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅外加工业务档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。查阅时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。2.如需借阅外加工业务档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因和借阅期限，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理审批手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，应追究借阅人的责任。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立外加工业务监督小组，由公司高层管理人员、内部审计部门人员等组成，负责对外加工业务洽谈、合同签订、执行、验收、结算等全过程进行监督检查。2.监督小组定期对外加工业务进行抽查，检查业务流程是否规范、合同执行是否到位、各项管理制度是否有效执行等情况。如发现问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。3.内部审计部门定期对外加工业务进行专项审计，审查外加工业务的合法性、合规性、效益性，重点关注合同签订、资金支付、成本控制等方面的情况。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议。（二）考核指标1.业务部门考核指标包括外加工任务完成率、交货期准时率、产品质量合格率、供应商满意度等。2.采购部门考核指标包括采购成本控制率、合同签订及时率、付款准确率、供应商管理效果等。3.技术部门考核指标包括技术支持满意度、技术问题解决及时率等。4.财务部门考核指标包括财务核算准确率、资金支付安全率等。（三）考核方式与结果应用1.考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式。定期考核每季度进行一次，根据各部门的考核指标完成情况进行评分；不定期考核根据监督检