员工门禁卡管理制度

员工门禁卡管理制度一、总则（一）目的为了加强公司安全管理，规范员工门禁卡的使用，保障公司正常的工作秩序和员工人身财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、临时工作人员以及因工作需要进入公司的外来人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保公司办公区域的安全，防止未经授权的人员进入。2.规范管理原则：对门禁卡的发放、使用、挂失、补办等进行统一规范管理。3.便捷高效原则：在保障安全的前提下，尽量为员工提供便捷的门禁通行服务，不影响正常工作效率。二、门禁卡的发放与领取（一）发放对象1.公司正式员工，每人发放一张门禁卡。2.与公司签订临时劳务合同的临时工作人员，根据工作需要发放门禁卡。3.因工作需要经常进入公司的外来合作单位人员，经相关部门负责人批准后，可办理临时门禁卡。（二）领取流程1.新员工入职时，由人力资源部门负责通知其到行政部门领取门禁卡。2.临时工作人员在办理入职手续时，由所在部门负责人填写《临时门禁卡申请表》，经审批后到行政部门领取。3.外来合作单位人员办理临时门禁卡时，需由公司相关对接部门填写《临时门禁卡申请表》，注明使用期限、使用范围等信息，经公司分管领导审批后，到行政部门领取。（三）门禁卡信息1.门禁卡上印有员工姓名、部门、照片等信息，员工应妥善保管，不得随意涂改或损坏。2.门禁卡采用实名制，仅限本人使用，不得转借他人。三、门禁卡的使用（一）正常通行1.员工上班时间凭门禁卡通过公司门禁系统进入办公区域。2.员工在非上班时间因工作需要进入公司的，应提前向所在部门负责人报备，并在门禁系统中进行登记。3.外来人员进入公司时，应在门卫处进行登记，并经被访部门负责人或相关接待人员确认后，由门卫发放临时访客卡，访客凭临时访客卡进入公司。（二）特殊情况通行1.因门禁系统故障无法正常刷卡通行时，员工应及时联系行政部门或门卫，经核实身份后，由门卫手动开启门禁。2.员工忘带门禁卡时，可向门卫说明情况，经核实身份后，由门卫进行登记并放行，但每月忘带门禁卡超过[X]次的，将给予相应的警告处分。3.员工门禁卡丢失或损坏时，应及时到行政部门挂失并补办。在挂失前，如因门禁卡丢失造成的安全问题，由持卡人负责。（三）通行区域限制1.门禁卡仅限在公司规定的办公区域内使用，未经许可不得进入其他区域。2.公司某些特定区域（如机房、财务室、档案室等）设置了更高等级的门禁权限，员工如需进入，应按照相关规定办理审批手续。四、门禁卡的挂失与补办（一）挂失1.员工发现门禁卡丢失或被盗后，应立即通过公司内部通讯工具（如企业微信、钉钉等）向行政部门挂失，并说明丢失时间、地点等情况。2.行政部门在接到挂失通知后，应及时对门禁卡进行挂失处理，防止他人冒用。（二）补办1.挂失后的门禁卡如需补办，员工应填写《门禁卡补办申请表》，经所在部门负责人签字确认后，交行政部门审核。2.行政部门审核通过后，通知员工缴纳补办费用（如有），并安排重新制作门禁卡。3.新门禁卡制作完成后，员工凭缴费凭证到行政部门领取。五、门禁卡的回收与注销（一）回收1.员工离职时，应将门禁卡交回行政部门。行政部门在收到门禁卡后，应进行登记核实。2.临时工作人员结束工作或外来合作单位人员使用期满后，所在部门应及时通知其将临时门禁卡交回行政部门。（二）注销1.行政部门对回收的门禁卡进行统一注销处理，确保门禁卡无法继续使用。2.对于因门禁卡损坏无法回收的，员工应按照规定缴纳门禁卡成本费用后，行政部门予以注销。六、门禁系统的管理与维护（一）管理职责1.行政部门负责门禁系统的日常管理工作，包括门禁卡的发放、挂失、补办、回收、注销等，以及门禁系统的权限设置、数据维护等。2.信息部门负责门禁系统的技术支持和维护工作，确保门禁系统的正常运行。如遇系统故障，应及时进行修复，并做好记录。（二）权限设置1.根据员工的工作岗位和职责，行政部门负责设定员工的门禁权限，确保员工只能进入其工作需要的区域。2.门禁权限的调整应根据员工岗位变动或工作需要及时进行，由所在部门提出申请，经审批后交行政部门进行权限修改。（三）数据维护1.行政部门应定期对门禁系统的数据进行备份，防止数据丢失。2.对门禁系统的出入记录进行定期检查和分析，如发现异常情况及时进行调查处理。（四）设备维护1.信息部门应定期对门禁系统设备进行巡检，确保设备正常运行。如发现设备故障或损坏，应及时进行维修或更换。2.门禁系统设备的维修、更换等费用，按照公司相关财务制度执行。七、违规处理（一）违规行为1.未经授权使用他人门禁卡进入公司。2.将门禁卡转借他人使用。3.故意损坏门禁卡或门禁系统设备。4.通过不正当手段获取门禁权限或破解门禁系统。5.其他违反门禁卡管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违反门禁卡管理制度的员工，给予口头警告，并记录在个人档案中。2.一年内累计违反门禁卡管理制度达[X]次的，给予书面警告处分，并扣除当月绩效奖金的[X]%。3.违反门禁卡管理制度情节严重的，如造成公司财物损失或安全事故的，将视情节轻重给予降职、降薪、辞退等处理，并依法追究相关责任。八、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与完善本制度将根据公司实际情况和国家法律法规的变化