事业公章使用管理制度

事业公章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司事业公章的使用管理，规范公章使用行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义本制度所称事业公章是指公司在对外开展业务、对内管理等活动中使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制、启用与保管（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更、注销等情况，按照国家有关规定办理刻章手续。2.刻制公章必须选择具有公安部门核发《特种行业许可证》的正规刻章单位，确保公章的质量和安全性。3.新刻公章需在公安部门备案，并留存印模。（二）公章的启用1.新刻公章启用前，行政部门应将公章的启用时间、范围等信息以书面形式通知公司各部门。2.公章启用时，应在《公章使用登记表》上记录启用日期、启用章样等信息。（三）公章的保管1.公司公章由行政部门指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理制度。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人或带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司，必须经公司领导批准，并办理相关手续。4.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。三、公章的使用（一）使用原则1.严格审批原则。公章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得使用。2.一事一用原则。公章的使用应根据具体事项进行，不得在空白纸张、空白合同等上加盖公章。3.登记备案原则。公章使用时，必须进行登记备案，记录使用时间、用途、批准人等信息。（二）使用范围1.以公司名义对外签订的合同、协议、文件等。2.公司对外发布的公告、通知、信函等。3.公司员工的身份证明、工作证明等。4.其他需要加盖公章的事项。（三）使用流程1.用章申请使用部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批《公章使用申请表》应提交给公司领导进行审批，审批通过后方可使用公章。3.用章登记公章保管人员根据审批后的《公章使用申请表》，在《公章使用登记表》上进行登记，记录用章时间、用途、批准人等信息，并加盖公章。4.用章公章保管人员应按照《公章使用申请表》上的内容进行用章，确保用章内容与申请表一致。用章完毕后，应将公章妥善保管。（四）特殊情况的处理1.紧急情况如遇紧急情况需要立即加盖公章，无法事先办理审批手续的，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先进行用章，并在事后及时补办审批手续。2.多人会签文件对于多人会签的文件，应按照会签顺序依次加盖公章，不得同时加盖多个公章。四、合同专用章的使用（一）使用范围合同专用章仅限于公司对外签订合同、协议等经济类文件时使用。（二）使用流程1.合同起草合同承办部门应按照公司合同管理制度的要求，起草合同文本。2.合同审核合同文本起草完毕后，应提交给公司法律部门或相关部门进行审核，审核通过后方可签订。3.合同签订合同承办部门应在合同上加盖合同专用章，并由法定代表人或授权代表人签字。4.合同备案合同签订后，合同承办部门应将合同副本提交给公司行政部门进行备案。（三）注意事项1.合同专用章的使用必须严格按照合同管理制度的要求进行，确保合同的合法性和有效性。2.合同专用章保管人员不得擅自将合同专用章转借他人或带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司，必须经公司领导批准，并办理相关手续。3.合同专用章保管人员应定期对合同专用章进行检查，如发现合同专用章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。五、财务专用章的使用（一）使用范围财务专用章仅限于公司财务部门办理财务收支、结算等业务时使用。（二）使用流程1.财务审批财务业务办理前，应按照公司财务管理制度的要求进行审批，审批通过后方可办理。2.用章登记财务专用章保管人员根据审批后的财务业务文件，在《财务专用章使用登记表》上进行登记，记录用章时间、用途、批准人等信息，并加盖财务专用章。3.用章财务专用章保管人员应按照财务业务文件上的内容进行用章，确保用章内容与文件一致。用章完毕后，应将财务专用章妥善保管。（三）注意事项1.财务专用章的使用必须严格按照财务管理制度的要求进行，确保财务业务的准确性和安全性。2.财务专用章保管人员不得擅自将财务专用章转借他人或带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司，必须经公司领导批准，并办理相关手续。3.财务专用章保管人员应定期对财务专用章进行检查，如发现财务专用章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。六、公章的停用与销毁（一）公章的停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用公章的，行政部门应及时通知公司各部门，并将停用的公章收回。2.停用的公章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。（二）公章的销毁1.对于停用的公章，行政部门应按照国家有关规定进行销毁。2.公章销毁时，应填写《公章销毁申请表》，经公司领导批准后，由行政部门指定专人负责销毁，并在《公章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁方式、监销人等信息。3.公章销毁过程应进行拍照或录像，留存相关资料。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章的使用管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.公章的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记备案是否及时等。3.公章的停用与销毁情况，包括停用公章是否及时收回、销毁公章是否符合规定等。（三）检查方式1.定期检查。行政部门应定期对公章的使用管理情况进行检查，每月至少检查一次。2.不定期抽查。行政部门可根据工作需要，不定期对公章的使用管理情况进行抽查。（四）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，行政部门应及时制止，并责令改正。2.对于因违反本制度规定使用公章给公司造成损失的，