企业外包审批管理制度

企业外包审批管理制度一、总则（一）目的为规范公司外包业务的审批流程，确保外包活动符合公司战略目标、法律法规要求，保障公司利益，提高外包业务的质量和效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包项目，包括但不限于信息技术外包（ITO）、业务流程外包（BPO）、知识流程外包（KPO）等各类外包业务。（三）基本原则1.合法性原则：外包业务必须符合国家法律法规和政策的规定。2.效益性原则：确保外包业务能够为公司带来经济效益，提高公司的运营效率和竞争力。3.风险可控原则：对外包业务可能产生的风险进行充分评估和控制，保障公司的业务安全和稳定。4.监督管理原则：建立健全的监督管理机制，对外包业务的全过程进行监督和管理。二、外包业务分类及定义（一）信息技术外包（ITO）指企业将信息技术相关的工作，如软件开发、系统维护、数据处理等，委托给外部专业机构完成。（二）业务流程外包（BPO）企业将部分或全部业务流程，如采购、物流、客服等，外包给第三方进行管理和运作。（三）知识流程外包（KPO）涉及知识密集型的业务流程外包，如市场调研、数据分析、知识产权管理等，由专业的知识服务提供商完成。三、外包审批流程（一）需求提出1.业务部门：各业务部门根据工作需要，结合公司战略规划和业务目标，提出外包业务需求。需求应明确外包业务的内容、范围、期限、预算等关键信息。2.填写申请表：业务部门填写《外包业务申请表》，详细描述外包业务的背景、目的、具体要求以及预期效果等，并经部门负责人签字确认。（二）初步评估1.归口管理部门：申请表提交至归口管理部门，归口管理部门根据业务性质和职责范围，对申请进行初步评估。评估内容包括外包业务的必要性、可行性、合规性等。2.组织论证：对于复杂或重大的外包项目，归口管理部门可组织相关部门和专家进行论证，从技术、经济、法律等方面进行综合分析，提出评估意见。（三）审批环节1.部门审批归口管理部门：归口管理部门负责人对初步评估通过的申请进行审批，签署审批意见。财务部门：财务部门对项目预算进行审核，确保预算合理、合规，并签署意见。法务部门：法务部门对合同条款等法律事项进行审查，防范法律风险，签署法律意见。2.高层审批：经部门审批通过的申请，提交至公司高层领导进行最终审批。高层领导根据公司整体战略和资源状况，做出审批决策。（四）合同签订1.确定供应商：审批通过后，业务部门负责按照公司采购管理相关规定，通过招标、询价、谈判等方式确定外包供应商。2.合同起草与审核：业务部门与选定的供应商起草外包合同，合同内容应明确双方的权利义务、服务标准、价格条款、保密条款、违约责任等。合同初稿提交法务部门进行法律审核，审核通过后提交公司领导审批。3.签订合同：合同经公司领导审批同意后，由业务部门与供应商签订正式合同。（五）项目实施与监控1.项目启动：合同签订后，业务部门组织召开项目启动会议，明确项目团队成员职责，制定项目实施计划，确保项目顺利开展。2.过程监控：项目实施过程中，业务部门负责对外包项目进行日常监控，定期检查项目进度、质量、成本等情况。归口管理部门可根据需要进行不定期抽查。如发现问题，及时与供应商沟通协调，督促其采取措施解决。3.沟通协调：建立有效的沟通协调机制，业务部门与供应商之间应保持密切沟通，及时解决项目实施过程中出现的问题。涉及跨部门的问题，由业务部门牵头组织相关部门进行协调解决。（六）验收与结算1.项目验收：项目完成后，业务部门按照合同要求组织验收。验收内容包括工作成果的质量、数量、进度等方面。验收合格后，业务部门填写《外包项目验收报告》。2.费用结算：财务部门根据合同约定和验收报告，办理费用结算手续。结算金额应与合同约定相符，如有差异，需查明原因并按规定处理。四、外包业务风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：在项目启动阶段，业务部门、归口管理部门、法务部门等相关人员共同参与，对外包业务可能面临的风险进行全面识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、安全风险、法律风险、信息泄露风险等。2.风险评估：对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的外包业务，应考虑放弃外包，选择其他方式完成相关工作。2.风险降低：通过加强供应商管理、完善合同条款、建立质量监控体系等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，可通过购买保险、要求供应商提供担保等方式进行风险转移。4.风险接受：对于一些发生可能性较小且影响程度较低的风险，在经过充分评估后，可选择接受风险，但需制定相应的监控措施，及时发现并处理风险事件。（三）风险监控与预警1.风险监控：建立风险监控机制，定期对已识别的风险进行跟踪监控，及时掌握风险状态的变化情况。2.预警设置：根据风险评估结果，设定风险预警指标和阈值。当风险指标接近或达到预警阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。五、供应商管理（一）供应商选择1.供应商筛选：建立供应商库，业务部门根据外包业务需求，从供应商库中筛选符合条件的潜在供应商。对于新的供应商，应进行严格的资质审查和信用评估。2.综合评估：对筛选出的供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的技术能力、服务水平、价格竞争力、信誉状况、管理能力等方面。可采用打分法等方式进行评估，选择得分较高的供应商作为合作对象。（二）供应商考核1.考核指标：制定供应商考核指标体系，包括服务质量、项目进度、成本控制、客户满意度等方面。考核指标应明确、具体、可量化。2.考核周期：定期对供应商进行考核，考核周期可根据项目特点和实际情况确定，一般为季度或年度考核。3.考核结果应用：根据考核结果，对供应商进行相应的奖惩。对于考核优秀的供应商，可给予更多的合作机会和奖励；对于考核不达标或出现严重问题的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合同等。（三）供应商关系管理1.沟通协调：建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的工作进展和需求，协调解决合作过程中出现的问题。2.合作培训：为供应商提供必要的培训和指导，帮助其更好地理解公司的业务需求和标准，提高服务质量。3.合作发展：与优质供应商建立长期稳定的合作关系，共同探讨合作发展机会，实现互利共赢。六、保密管理（一）保密责任1.公司员工：公司所有员工都有保守公司商业秘密和外包业务相关信息的义务。在参与外包项目过程中，应严格遵守公司保密制度，不得泄露任何涉及公司机密和供应商机密的信息。2.供应商：与公司签订外包合同的供应商，应在合同中明确保密条款，承诺对在合作过程中知悉的公司机密信息予以保密。如因供应商原因导致公司机密信息泄露，供应商应承担相应的法律责任。（二）保密措施1.信息分类：对外包业务涉及的信息进行分类管理，明确不同级别信息的保密要求和访问权限。2.物理隔离：对于涉及公司核心机密的信息，应采取物理隔离措施，防止信息被非法获取。3.网络安全：加强网络安全防护，采取防火墙、加密技术等手段，保障信息传输的安全性。4.人员管理：对接触机密信息的人员进行背景审查和培训，提高其保密意识和技能。（三）保密监督与检查1.定期检查：公司定期对外包业务的保密情况进行检查，发现问题及时整改。2.违规处理：对于