严格公司公章管理制度

严格公司公章管理制度一、总则1.目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司。3.定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。二、公章的刻制与启用1.公章刻制公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等情况，按照国家法律法规及相关规定办理刻章手续。新刻公章须在公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。2.公章启用新刻公章启用前，行政部门应将公章样式、启用时间等信息进行登记备案，并通知相关部门及人员。启用时，需在《公章启用登记表》上加盖公章印模，同时由行政部门负责人、使用部门负责人及相关领导签字确认。三、公章的保管1.保管原则实行专人保管、分级负责、安全保密的原则。公章必须由专人妥善保管，不得随意放置或交予他人代管。2.保管分工公司公章由行政部门指定专人负责保管；合同专用章由合同管理部门指定专人负责保管；财务专用章由财务部门指定专人负责保管；法人章由法定代表人或其授权代表人指定专人负责保管。3.保管要求保管人应妥善保管公章，防止公章被盗用、遗失或损坏。如因保管不善造成公章被盗用、遗失或损坏，保管人应承担相应责任。公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。公章保管人不得擅自将公章带出公司办公区域。如因工作需要确需带出的，须经公司相关领导批准，并办理登记手续，使用完毕后应及时归还。四、公章的使用1.使用范围公司公章用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件、信函等；合同专用章用于签订各类合同、协议；财务专用章用于公司财务结算、票据开具等；法人章用于公司法定代表人授权的相关业务。2.使用流程申请：使用人填写《公章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用部门、使用人等信息，并按照审批流程提交相关部门及领导审批。审批：根据使用事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、信函等的盖章，由部门负责人审批；涉及合同签订、重要文件发布等重大事项的盖章，需经公司分管领导、法定代表人审批。登记：审批通过后，公章保管人对《公章使用申请表》进行登记，记录公章使用的时间、事由、使用人等信息。盖章：公章保管人按照审批意见在相关文件、合同等上加盖公章，并确保盖章位置准确、清晰。归还：使用完毕后，公章保管人应及时收回公章，并在《公章使用登记表》上注明归还时间。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法按照正常流程进行审批的，使用人可电话请示相关领导同意后先行盖章，但事后须及时补办审批手续。对于多页的合同、文件等，需逐页加盖公章的，应在合同、文件首页加盖骑缝章，以确保各页之间的关联性和完整性。五、公章的停用与销毁1.停用情形公司名称变更、注销等原因不再使用公章；公章磨损、损坏无法正常使用；其他需要停用公章的情形。2.停用程序行政部门确认公章需要停用时，应填写《公章停用申请表》，注明停用原因、停用时间等信息，并提交公司相关领导审批。审批通过后，行政部门负责收回停用公章，并在《公章保管登记表》上注明停用情况。3.销毁程序对于停用的公章，行政部门应按照国家法律法规及相关规定进行销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，注明销毁原因、销毁时间、销毁方式等信息，并提交公司相关领导审批。审批通过后，行政部门应安排专人负责监督销毁过程，并在《公章销毁登记表》上记录销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁完毕后，参与销毁的人员应在《公章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查1.监督部门公司行政部门负责对公章管理制度的执行情况进行监督检查。2.检查内容公章保管情况，包括保管人是否符合要求、保管设施是否安全可靠等；公章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全等；公章停用与销毁情况，包括停用程序是否合规、销毁过程是否符合要求等。3.检查方式定期检查：行政部门定期对公章保管、使用等情况进行检查，并形成检查报告。不定期抽查：根据工作需要，行政部门不定期对公章管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。4.违规处理对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、解除劳动合同等，并追究相关责任人的法律责任。