企业技术文档管理制度

企业技术文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术文档的管理，确保技术文档的完整性、准确性、规范性和安全性，提高公司技术水平和工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与技术相关的文档管理，包括但不限于产品研发文档、技术方案、技术报告、技术标准、技术图纸、测试文档等。（三）基本原则1.集中管理原则：技术文档实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责。2.分类管理原则：根据文档的性质、用途、来源等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保技术文档的安全和保密。4.动态更新原则：随着技术的发展和业务的变化，及时更新和维护技术文档。二、管理职责（一）技术文档管理部门职责1.制定和完善技术文档管理制度，并监督执行。2.负责技术文档的收集、整理、分类、存储、检索、借阅、归还等日常管理工作。3.定期对技术文档进行备份，确保文档的安全性和完整性。4.组织对技术文档的评审和审核，确保文档质量。5.对技术文档的使用情况进行统计和分析，为公司技术决策提供支持。（二）文档产生部门职责1.负责本部门技术文档的编写、审核、修订和提交。2.按照公司技术文档管理制度的要求，及时将本部门产生的技术文档提交给技术文档管理部门。3.配合技术文档管理部门做好技术文档的管理工作，提供必要的协助和支持。（三）文档使用部门职责1.按照规定的程序和权限借阅、使用技术文档。2.对借阅的技术文档进行妥善保管，不得擅自复制、传播、泄露或用于其他非公司业务目的。3.使用完毕后，及时归还技术文档。三、文档分类与编号（一）文档分类1.产品研发文档：包括产品需求规格说明书、产品设计文档、产品测试计划、产品测试报告等。2.技术方案文档：针对特定技术问题或业务需求制定的解决方案文档。3.技术报告文档：对技术研究、实验结果、技术应用等进行总结和报告的文档。4.技术标准文档：公司内部制定的技术标准、规范、规程等文档。5.技术图纸文档：包括机械图纸、电气图纸、工艺图纸等各类技术图纸。6.测试文档：测试用例、测试脚本、测试记录等与测试相关的文档。7.其他技术文档：不属于上述分类的其他技术文档。（二）文档编号1.技术文档编号采用统一的编码规则，确保编号的唯一性和系统性。2.编号格式为：[文档类别缩写][年份][流水号]，例如：PRD2023001，表示2023年第1份产品需求规格说明书。3.文档类别缩写如下：PRD：产品研发文档TSP：技术方案文档TTR：技术报告文档TST：测试文档TSD：技术标准文档TDW：技术图纸文档OTH：其他技术文档四、文档的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门技术文档的收集工作，确保文档的及时、完整收集。2.技术文档应在产生后的规定时间内提交给技术文档管理部门，具体时间要求根据文档的重要性和紧急程度确定。3.对于外部获取的技术文档，如供应商提供的技术资料、行业标准等，相关部门应及时将其提交给技术文档管理部门。（二）整理要求1.技术文档管理部门收到文档后，应按照分类和编号规则对文档进行整理和编号。2.对文档进行格式统一，确保文档的规范性。对于不符合格式要求的文档，应进行格式调整。3.对文档内容进行审核，确保文档的准确性和完整性。对于存在问题的文档，应及时与文档产生部门沟通，进行修改和完善。五、文档的存储与保管（一）存储方式1.技术文档应采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子文档存储在公司指定的服务器或存储设备上，纸质文档应妥善保管在专门的档案柜中。2.电子文档应按照分类和编号建立文件夹结构，便于查找和管理。同时，应定期对电子文档进行备份，备份存储在不同的介质上，并分别存储在不同的地点。（二）保管要求1.技术文档管理部门应安排专人负责技术文档的保管工作，确保文档的安全和完整。2.档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止文档受潮、发霉、虫蛀等。3.对于重要的技术文档，应采取加密、访问控制等安全措施，防止文档泄露。4.定期对技术文档进行清查和盘点，确保文档的数量和内容与记录一致。六、文档的检索与借阅（一）检索1.技术文档管理部门应建立完善的检索系统，方便用户快速查找所需的技术文档。2.用户可以通过文档编号、文档名称、文档类别、关键词等多种方式进行检索。3.检索结果应显示文档的基本信息，如编号、名称、类别、作者、日期等，以便用户快速了解文档的概况。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅技术文档，应填写《技术文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《技术文档借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给技术文档管理部门审批。技术文档管理部门根据文档的保密级别和借阅人的权限进行审批，审批通过后予以借阅。3.借阅人应按照规定的时间归还技术文档，如需延期归还，应提前办理延期手续。4.借阅人应对借阅的技术文档妥善保管，不得擅自转借他人，不得在文档上涂改、标记、损坏等。5.借阅人使用完毕后，应及时将技术文档归还技术文档管理部门，并办理归还手续。技术文档管理部门应对归还的文档进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。七、文档的修订与废止（一）修订1.随着技术的发展和业务的变化，技术文档需要进行修订时，文档产生部门应填写《技术文档修订申请表》，说明修订的原因、内容和范围等。2.《技术文档修订申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给技术文档管理部门。技术文档管理部门组织相关人员对修订申请进行评审，评审通过后安排修订工作。3.修订后的技术文档应按照原编号进行更新，并重新提交给技术文档管理部门进行审核和批准。审核和批准通过后的文档应及时替换原文档，并通知相关部门和人员。（二）废止1.当技术文档不再适用或已被新的文档替代时，文档产生部门应填写《技术文档废止申请表》，说明废止的原因和时间等。2.《技术文档废止申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交给技术文档管理部门。技术文档管理部门对废止申请进行审核，审核通过后对废止的文档进行标识和处理。3.废止的技术文档应妥善保管一段时间后，按照公司的档案管理制度进行销毁。销毁过程应进行记录，确保销毁的彻底性和安全性。八、文档的保密管理（一）保密措施1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，对技术文档的保密工作进行全面管理。2.对涉及公司核心技术、商业秘密等重要技术文档，应采取加密存储、访问控制、专人保管等严格的保密措施。3.与外部单位或个人合作过程中，如需提供技术文档，应签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。4.对技术文档的访问权限进行严格控制，根据人员的工作职责和权限，授予相应的访问级别。（二）保密培训1.定期组织对涉及技术文档管理和使用的人员进行保密培训，提高保密意识和技能。2.保密培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、技术文档保密措施等。3.新入职员工应在入职后及时参加保密培训，并签订保密承诺书。（三）保密监督与检查1.技术文档管理部门应定期对技术文档的保密情况进行监督和检查，发现问题及时整改。2.对违反保密制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。九、文档的信息化管理（一）建立技术文档管理系统1.公司应建立专门的技术文档管理系统，实现技术文档的电子化管理。2.技术文档管理系统应具备文档上传、下载、存储、检索、借阅、审批、修订、废止等功能，方便用户使用和管理。3.技术文档管理系统应与公司其他信息系统进行集成，实现信息的共享和协同工作。（二）数据备份与恢复1.定期对技术文档管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质