上海会计档案管理制度

上海会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，由公司财务部门负责组织实施，并接受公司档案管理部门的监督和指导。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记经济业务的账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、存货明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.固定资产卡片，记录固定资产的详细信息，包括名称、型号、购置日期、原值、折旧等。5.辅助账簿，为补充总账和明细账所提供的核算资料而设置的账簿，如备查账簿等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，除月度报表外，还可能包括附注等。3.半年度财务会计报告，内容更加详细，涵盖更多财务分析信息。4.年度财务会计报告，是公司年度财务状况和经营成果的全面反映，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对公司银行存款日记账与银行对账单的差异。2.银行对账单，由银行定期提供的公司银行账户收支明细。3.纳税申报表，记录公司各项税费的申报缴纳情况。4.会计档案移交清册，记录会计档案在不同部门或人员之间交接的详细情况。5.会计档案保管清册，登记会计档案的种类、数量、保管期限等信息。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的原因、时间、内容等。7.其他具有保存价值的会计资料，如财务分析报告、审计报告、验资报告等。三、会计档案的整理（一）分类标准会计档案按照形成时间、类别进行分类。先按年度分类，再在每个年度内按会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等类别分别整理。（二）凭证整理1.将原始凭证按照经济业务发生的时间顺序排列，同类原始凭证应粘贴在一起，并在粘贴单上注明张数、金额等信息。2.记账凭证应按照编号顺序整理，检查附件是否齐全，编号是否连续，摘要是否清晰，会计分录是否正确等。3.将整理好的记账凭证连同原始凭证一起装订成册，在装订线上加贴封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。（三）账簿整理1.总账、明细账、日记账应按照账页顺序排列，检查账页是否完整，有无缺页、跳行等情况。2.对于活页式账簿，应去除空白账页，并将账页编号连续，然后装订成册。3.固定资产卡片应按照类别和编号顺序排列，与固定资产实物进行核对，确保卡片信息准确无误。（四）财务会计报告整理1.月度、季度、半年度财务会计报告应按照报告期顺序排列，检查报告内容是否完整，数据是否准确。2.年度财务会计报告应单独整理，包括正文和附注等全部内容，并检查报告的封面、扉页、目录等是否齐全。（五）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单应按照月份或季度顺序整理，与相关会计凭证进行核对。2.纳税申报表应按照税种和申报期顺序整理，确保申报数据的准确性和完整性。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按照编制时间顺序整理，妥善保存。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿中总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告中月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料中银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、销毁清册永久保管。（二）保管地点会计档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保会计档案的安全。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，标识清晰，便于查找和使用。2.定期对会计档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份应异地存放，以防止数据丢失。4.借阅会计档案应办理登记手续，注明借阅时间、借阅人、借阅内容等信息。借阅人员不得在档案上涂改、标记、拆散原卷册，更不得抽换。五、会计档案的查阅与复制（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案的，应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。2.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅会计档案的，应持有单位介绍信，并经公司财务部门负责人和公司主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交相关审批人签字。2.档案管理人员根据审批后的申请表，提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间内查阅完毕，并将档案归还档案管理人员。如需要复印会计档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复印。（三）复制要求1.复制会计档案应使用质量较好的纸张和设备，确保复制件清晰可读。2.复制件应加盖“与原件核对一致”章，并由档案管理人员和查阅人员签字确认。3.复制会计档案的用途应严格限定在申请查阅时注明的范围内，不得用于其他目的。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由公司财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。（二）销毁程序1.公司财务部门负责人和档案管理部门负责人应在会计档案销毁清册上签署意见。2.公司主管领导对会计档案销毁清册进行审批。3.由财务部门、档案管理部门及相关部门共同派人监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司主管领导。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。2.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、会计档案信息化管理（一）电子会计档案的形成1.公司应使用符合国家统一标准的会计核算软件进行会计核算，并按照规定生成电子会计档案。2.电子会计档案应具备完整性、准确性、可用性和安全性，能够真实、完整地反映公司经济业务活动。（二）电子会计档案的存储1.电子会计档案应存储在符合安全标准的存储设备上，并定期进行备份。备份应采用异地存储的方式，以防止数据丢失。2.存储电子会计档案的设备应具备防磁、防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保电子会计档案的安全。（三）电子会计档案的管理1.公司应建立电子会计档案管理制度，明确电子会计档案的管理职责、存储方式、备份要求、查阅权限等内容。2.电子会计档案应按照类别、年度等进行分类存储，并建立索引，便于查找和使用。3.查阅电子会计档案应经财务部门负责人批准，并在档案管理人员的协助下进行。查阅人员不得对电子会计档案进行修改、删除等操作。（四）电子会计档案的移交与接收1.公司因分立、合并等原因需要移交电子会计档案的，应按照国家有关规定办理移交手续。2.接收电子会计档案的单位应按照本制度的要求，对接收的电子会计档案进行管理。八、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对会计档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.会计档案的整理、保管、查阅、复制、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.会计档案的完整性、准确性、安全性是否得到保障。3.电子会计档案的管理是否符合信息化管理的要求。（三）问题整改对于监督检查