自来水公司印章管理制度

自来水公司印章管理制度总则1.目的本制度旨在规范自来水公司印章的使用与管理，确保印章使用的安全性、规范性和严肃性，维护公司的合法权益，防范风险。2.适用范围本制度适用于自来水公司总部及所属各部门、各分支机构、各下属子公司（以下统称“公司”）。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章等。印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制须由专人负责，经公司法定代表人或其授权人批准后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位刻制。印章刻制申请部门应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围、刻制数量等信息，并提交相关证明文件。刻制单位交付印章时，应同时提供印章的印模及相关材料，包括印章材质证明、刻制发票等，印章管理人员应进行严格核对，确保与申请表及批准文件一致。2.印章启用新印章启用前，印章管理人员应在《印章启用登记表》上详细记录印章启用日期、启用部门、印章名称、规格、编号等信息，并由相关负责人签字确认。印章启用时，应进行首次使用登记，记录使用时间、使用人、使用事项等，以明确印章启用后的首次使用情况。印章启用后，原旧印章如有需要，应按照公司档案管理规定进行妥善保管或销毁，并在《印章销毁登记表》上记录销毁情况。印章的保管1.保管原则公司印章应实行专人专管制度，确保印章安全妥善保管。严禁将印章交由非印章管理人员保管或使用。因工作需要临时交接印章时，应办理严格的交接手续，由交接双方及监交人共同签字确认，并记录交接时间、事项等信息。交接完毕后，原印章保管人不再承担印章保管责任。2.保管地点公司公章、法定代表人章应保管在公司总经理办公室指定的安全地点；财务专用章、合同专用章应分别保管在公司财务部、合同管理部门指定的安全地点。部门章应由各部门负责人指定专人保管，并报公司办公室备案。保管地点应确保安全，具备防盗、防火、防潮等措施。3.保管安全措施印章保管人员应配备专用的保险柜或保险箱，确保印章存放安全。保险柜或保险箱应设置密码锁，并定期更换密码。印章保管人员离开办公岗位时，必须将印章锁入保险柜或保险箱，并妥善保管钥匙。严禁将印章随意放置在办公桌上或其他不安全的地方。印章保管人员应定期检查印章保管情况，发现问题及时报告并采取相应措施。如印章出现损坏、遗失等情况，应立即上报公司领导，并按照规定进行处理。印章的使用1.使用流程用印申请：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印部门、用印人、用印日期等信息，并附上相关证明文件。审核审批：用印申请应由部门负责人或项目负责人审核签字，涉及重大事项或重要文件的用印，还需经公司分管领导或法定代表人审批签字。印章使用：经审核审批同意后，印章保管人员应按照规定在指定位置加盖印章，并进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印文件名称及份数、用印事项、用印部门、用印人等。文件留存：印章使用完毕后，用印人员应将用印文件及相关证明材料留存一份归档，以备日后查阅。2.使用范围公司公章：适用于以公司名义对外发布的各类文件、报告、通知、函件等；签订的各类合同、协议；办理的各类资质证书、营业执照、税务登记证等相关证件的年检、变更等手续；其他需要加盖公司公章的事项。法定代表人章：适用于以公司法定代表人名义签署的各类文件、报告、通知、函件等；办理银行开户、销户、账户信息变更等手续；其他需要加盖法定代表人章的事项。财务专用章：适用于公司财务结算、开具发票、收款收据、办理银行汇票、支票等各类票据业务；其他需要加盖财务专用章的事项。合同专用章：适用于公司签订的各类合同、协议等经济业务文件。部门章：适用于各部门内部使用的文件、报告、通知、函件等；办理部门内部的相关事务；其他经部门负责人批准需要加盖部门章的事项。3.禁止使用情况未经公司法定代表人或其授权人批准，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。严禁在与公司业务无关的文件、材料上加盖公司印章。严禁为个人谋取私利或从事违法违规活动而使用公司印章。印章的停用与销毁1.停用情形因公司名称变更、机构调整、印章损坏或其他原因需要停用印章时，由印章管理人员填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称、编号等信息，并提交相关证明文件。经公司法定代表人或其授权人批准后，印章停用。印章停用后，应及时通知相关部门和人员，停止使用该印章。2.销毁程序对于停用的印章，应按照公司档案管理规定进行销毁。销毁前，印章保管人员应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、编号、停用日期、销毁日期、销毁方式等信息，并由相关负责人签字确认。印章销毁可采用切割、粉碎、熔毁等方式进行，确保印章无法再被使用。销毁过程中，应至少有两名监销人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字证明。销毁完成后，印章保管人员应将《印章销毁登记表》及相关证明材料归档保存，以备日后查阅。印章的监督与检查1.内部监督公司办公室负责对印章管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用与管理的规范、安全。财务部门应加强对财务专用章使用情况的监督，定期核对银行账户收支情况，确保财务印章使用的准确性和合规性。合同管理部门应加强对合同专用章使用情况的监督，定期检查合同签订、履行情况，确保合同专用章使用的合法性和有效性。2.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予严肃处理。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。因印章保管不善或使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，印章保管人员应承担相应的