严格管理票据管理制度

严格管理票据管理制度一、总则（一）目的为加强公司票据管理，规范票据的领购、开具、保管、使用及核销等行为，保证公司财务收支的真实性、合法性和完整性，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司。（三）基本原则1.合法性原则：票据的使用必须符合国家法律法规及相关政策的规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实发生，内容完整、准确。3.完整性原则：严格票据的全流程管理，确保每一张票据都能得到妥善处理。4.及时性原则：票据的领购、开具、入账等环节应及时进行，避免积压和延误。二、票据种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于公司销售货物、提供应税劳务及服务，购买方为一般纳税人的交易。2.增值税普通发票：包括纸质发票和电子发票，适用于公司销售货物、提供应税劳务及服务，购买方为小规模纳税人或其他个人的交易，以及部分不得开具增值税专用发票的业务。3.机动车销售统一发票：用于公司销售机动车业务。4.通用机打发票：在税务机关规定的特定业务范围内使用。（二）财政票据1.非税收入统一票据：用于收取行政事业性收费、政府性基金等非税收入。2.资金往来结算票据：用于单位之间发生的暂收、代收和单位内部资金往来结算等业务。（三）其他票据1.收据：用于公司内部及与客户之间的非经营性收款，如押金、定金、往来款项等。2.自制凭证：如工资表、差旅费报销单、费用报销审批单等，用于公司内部成本费用核算及支付业务。三、票据管理职责分工（一）财务部1.负责制定和完善公司票据管理制度，并组织实施。2.统一办理各类票据的领购、保管、发放、缴销等工作。3.对票据的使用情况进行监督检查，确保票据使用的合规性。4.负责审核票据所反映经济业务的真实性、合法性和完整性，办理票据的入账、核算及归档工作。（二）业务部门1.根据实际业务需要，向财务部申请领用票据，并按照规定的用途和范围正确使用。2.负责本部门票据的保管，确保票据的安全完整，不得遗失、损毁。3.及时将开具的票据交付给客户，并督促客户按时付款。4.配合财务部做好票据的核销工作，提供相关业务资料和证明。（三）审计部门1.定期对公司票据管理情况进行审计监督，检查票据管理制度的执行情况。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。四、票据领购与发放（一）票据领购1.财务部指定专人负责票据领购工作，根据公司业务需求，填写《票据领购申请表》，注明所需票据的种类、数量等信息，经财务经理审核、总经理审批后，向当地税务机关或财政部门办理领购手续。2.在领购票据时，应仔细核对票据的种类、号码、数量等与《票据领购申请表》一致，并检查票据的质量，确保无缺页、破损、印刷不清等问题。3.领购回来的票据应及时登记《票据备查簿》，详细记录票据的名称、种类、号码、领购日期、起讫号码、数量、领购人等信息。（二）票据发放1.财务部根据各业务部门的实际需要，按照“以旧换新”或适量预借的原则发放票据。2.业务部门领取票据时，应填写《票据领用登记表》，注明领用票据的种类、号码、数量、领用日期、用途等信息，并由领用人签字确认。3.发放票据时，应向领用人详细说明票据的使用规定和注意事项，确保领用人清楚了解相关要求。五、票据使用与开具（一）使用规定1.公司必须按照规定的用途和范围使用票据，不得转借、转让、代开票据，不得擅自扩大票据使用范围。2.开具票据应按照国家法律法规及税务机关、财政部门的规定，如实、完整地填写票据的各项内容，包括客户名称、日期、项目、金额、税率、税额等，确保字迹清晰、内容准确、印章齐全。3.票据的开具应与实际发生的经济业务相符，不得虚开、多开或开具与实际交易不符的票据。4.作废的票据应加盖“作废”戳记，并完整保存各联次，不得擅自销毁。（二）开具流程1.业务部门在发生经济业务需要开具票据时，应根据实际交易情况填写《开票申请单》，注明客户名称、开票内容、金额、税率等信息，并附上相关业务合同或协议等证明材料。2.《开票申请单》经部门负责人审核签字后，提交给财务部。3.财务部审核人员对《开票申请单》及相关证明材料进行审核，核实经济业务的真实性、合法性和完整性，审核无误后按照规定开具票据。4.开具的票据应及时交付给客户，并要求客户在《票据交付签收单》上签字确认。六、票据保管（一）保管要求1.财务部应设立专门的票据保管场所，配备必要的保险柜、文件柜等保管设备，确保票据的安全存放。2.票据保管人员应妥善保管各类票据，防止票据被盗、遗失、损毁或受潮、发霉等。3.已开具的票据存根联及作废票据应按照会计档案管理的要求进行保管，定期装订成册，妥善存放，保存期限按照国家法律法规的规定执行。（二）保管期限1.发票存根联和发票登记簿应当保存5年。2.财政票据存根保存期限一般为5年，法律、行政法规另有规定的除外。3.其他票据的保管期限由公司根据实际情况确定，但不得低于国家相关法律法规规定的最低期限。（三）盘点与清查1.财务部应定期对票据进行盘点，每月至少盘点一次，确保账实相符。盘点时，应编制《票据盘点表》，详细记录票据的种类、号码、数量、起止号码、结存数量等信息，并与《票据备查簿》进行核对。2.如发现票据账实不符，应及时查明原因，属于丢失、被盗等情况的，应立即报告公司领导，并向税务机关、财政部门等相关部门挂失、报备，同时采取相应的补救措施。3.每年末，财务部应组织一次全面的票据清查工作，对全年票据的领购、使用、保管等情况进行清查核对，确保票据管理工作规范、有序。七、票据核销（一）核销原则1.已开具的票据在款项结清或业务完成后，应及时办理核销手续。2.核销票据时，应确保票据的真实性、合法性和完整性，与相关业务资料和证明相互印证。（二）核销流程1.业务部门在款项结清或业务完成后，应及时将已开具的票据存根联及相关业务资料整理齐全，提交给财务部。2.财务部核销人员对提交的票据存根联及业务资料进行审核，核对票据开具的内容与实际业务是否相符，入账金额是否准确，相关手续是否完备等。3.审核无误后，在《票据备查簿》及相关票据存根联上注明核销日期、金额等信息，并将已核销票据存根联按照会计档案管理要求进行装订归档。（三）特殊情况处理1.对于因客户原因导致票据无法及时核销的，业务部门应及时与客户沟通协调，督促客户尽快办理相关手续。如确实无法收回已开具票据的，应取得客户出具的证明，并注明原因、金额等信息，报经公司领导批准后，方可进行核销处理。2.对于由于公司自身原因需要重新开具票据的，应在原票据上注明“作废”字样，并妥善保管，同时按照规定的流程重新开具票据，并进行相应的账务处理。八、票据遗失处理（一）挂失报备1.一旦发现票据遗失，票据保管人员或使用人员应立即向公司领导报告，并及时采取挂失措施。2.属于发票遗失的，应在发现遗失当日书面报告主管税务机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。3.属于财政票据遗失的，应及时向同级财政部门挂失，并按照财政部门的要求进行处理。（二）责任追究1.对因保管不善或使用不当导致票据遗失的责任人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、罚款、解除劳动合同等。2.因票据遗失给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。九、监督检查与违规处理（一）监督检查1.财务部定期对公司票据管理情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门不定期对公司票据管理情况进行审计监督，检查票据管理制度的执行情况，提出改进意见和建议。3.税务机关、财政部门等外部监管部门对公司票据使用情况进行检查时，公司应积极配合，如实提供相关资料和信息。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用票据的行为，公司将责令相关责任人立即改正，并根据情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.对于违反国家法律法规及税务机关、财政部门规定开具票据的行为，公司将依法承担相应的法律责任，同时对相关责任人