合同及印章管理制度

合同及印章管理制度一、总则1.目的为加强公司合同及印章管理，规范合同签订、履行及印章使用流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及所属子公司在经营活动中涉及的各类合同签订、履行及印章使用管理。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行及印章使用应严格遵守国家法律法规及公司相关规定。审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、资信状况等进行充分调查，确保合同条款明确、具体、合法有效，避免合同风险。职责明确原则：明确各部门在合同管理及印章使用过程中的职责，做到分工负责、相互协作、相互监督。二、合同管理1.合同签订流程合同立项：业务部门根据业务需求发起合同立项申请，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人、合同标的、合同金额、履行期限等，并提交相关背景资料。合同评审：合同立项申请经部门负责人审核后，提交至法务部门进行法律审查。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，并出具法律意见。同时，财务部门对合同的财务条款进行审核，评估合同的财务风险及资金安排。其他相关部门根据业务需要对合同涉及的专业条款进行审核。各部门审核通过后，形成合同评审意见。合同谈判：根据合同评审意见，业务部门与合同对方进行谈判，明确双方的权利义务、合同条款等内容。谈判过程中应做好记录，谈判结果应及时反馈给相关部门。合同起草：业务部门负责根据谈判结果起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。如因特殊情况需要使用非标准合同模板，应经法务部门审核同意。合同审批：合同起草完成后，按照公司审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人、分管领导、法务部门、财务部门、总经理等环节。各审批环节应认真审查合同内容，签署明确的审批意见。审批通过的合同方可签订。合同签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。签订合同时，应确保合同双方当事人签字（或盖章）齐全，合同份数符合要求。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室存档，并将合同副本分发给相关部门。2.合同履行管理合同执行跟踪：业务部门负责合同的履行跟踪，及时掌握合同对方的履行情况，确保合同的顺利履行。如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向公司相关领导汇报。合同变更管理：在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时发起合同变更申请，按照合同签订流程进行审批。合同变更申请应详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。经审批通过的合同变更事项，应签订书面补充协议，并作为原合同的附件存档。合同纠纷处理：如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据资料，并向法务部门报告。法务部门应根据纠纷情况制定解决方案，必要时代表公司参与诉讼或仲裁活动。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据资料，维护公司的合法权益。3.合同档案管理合同归档：合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同原件交至公司档案室存档。档案室应建立合同档案台账，对合同的名称、编号、签订时间、对方当事人、合同金额、履行期限等信息进行详细登记。档案保管：档案室应妥善保管合同档案，确保档案的安全、完整。合同档案应按照类别、年度等进行分类存放，便于查阅。同时，应建立档案查阅制度，严格控制档案查阅权限，确保档案信息不被泄露。档案销毁：合同档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。超过保管期限的合同档案，由档案室提出销毁申请，经公司相关领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。三、印章管理1.印章种类及用途公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件等重要法律文书，以及其他需要代表公司行使权力的事项。合同专用章：专门用于公司签订各类合同，不得用于其他用途。财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务。法定代表人章：用于公司法定代表人在特定文件上的签字，以及其他需要法定代表人授权的事项。部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，仅用于本部门内部文件、资料的处理，不得对外使用。2.印章刻制与备案印章刻制：公司各类印章的刻制均由行政部门统一负责。行政部门应根据公司实际需要，按照国家相关规定选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，应及时交付使用部门，并做好交接记录。印章备案：新刻制的印章应在[X]个工作日内到公安机关进行备案登记。备案登记所需资料由行政部门负责准备，确保印章备案信息准确、完整。3.印章保管公章保管：公司公章由总经理办公室指定专人保管。保管人员应具备较强的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度，不得擅自将公章交予他人使用。公章保管人员外出时，应将公章交予总经理办公室负责人指定的其他人员代管，并办理交接手续。合同专用章保管：合同专用章由业务部门指定专人保管。保管人员应在合同签订过程中按照规定使用合同专用章，并做好使用记录。合同签订完成后，应及时将合同专用章交回保管部门。财务专用章保管：财务专用章由财务部门指定专人保管。保管人员应严格按照财务制度使用财务专用章，确保资金收付安全。财务专用章的使用应与法定代表人章或其他授权印章配合使用，不得单独使用。法定代表人章保管：法定代表人章由总经理办公室或法定代表人指定专人保管。保管人员应根据法定代表人的授权使用法定代表人章，并做好使用记录。部门章保管：各部门章由部门负责人指定专人保管。保管人员应严格按照部门内部规定使用部门章，不得对外使用。部门章保管人员如有变动，应及时办理交接手续。4.印章使用审批一般审批流程：使用公司印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等内容，并经相关部门负责人审核签字。对于涉及重要合同、协议等文件的用印，还需经法务部门审核同意。特殊审批流程：对于涉及金额较大、风险较高的合同或其他重要事项的用印，除按照一般审批流程外，还需经总经理审批。对于涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项的用印，应经董事会或股东会审批。审批权限：各部门负责人对本部门用印事项具有审核权；法务部门对涉及法律风险的用印事项具有审核权；财务部门对涉及财务条款的用印事项具有审核权；总经理对涉及公司重大事项的用印具有审批权。5.印章使用登记印章保管人员应建立印章使用登记簿，对每次印章使用情况进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印事项、审批人等信息。印章使用登记簿应妥善保管，以备查阅。6.印章停用与销毁印章停用：因公司机构调整、业务变更等原因，导致印章不再使用时，印章保管部门应及时填写《印章停用申请表》，经公司相关领导审批后，办理印章停用手续。印章停用后，应将印章封存，并交回行政部门统一保管。印章销毁：对于停用的印章，行政部门应按照国家相关规定进行销毁。销毁过程应进行记录，确保印章销毁彻底、安全。销毁记录应保存[X]年，以备查阅。四、监督与检查1.内部审计监督：公司内部审计部门定期对合同及印章管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行及印章使用是否符合公司制度规定，是否存在违规操作行为。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查：公司合同管理部门和印章管理部门应定期对合同及印章管理情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。自查报告应于每年[X]月底前报公司分管领导。3.违规处理：对于违反本制度规定的部门和