酒店项目合同管理规定

酒店项目合同管理规定

酒店项目合同管理规定一、总则1.目的为加强酒店项目合同管理，规范合同签订、履行、变更及终止等行为，有效防范合同风险，维护酒店合法权益，保障酒店项目的顺利实施，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于酒店在经营管理过程中涉及的各类项目合同，包括但不限于工程建设合同、物资采购合同、服务合同、合作经营合同等。3.管理原则-合法性原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规的规定。-平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。-公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。-诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工1.总经理-全面负责酒店项目合同管理工作，对重大合同进行决策。-审批合同管理制度和流程。-协调解决合同管理过程中的重大问题。2.行政经理-组织制定和完善酒店项目合同管理制度和流程。-对合同的签订、履行、变更及终止等过程进行监督和管理。-组织合同评审工作，审核合同条款的合法性、合理性和完整性。-负责合同纠纷的处理和协调工作。3.法务部门（如有）-对合同进行法律审查，确保合同条款符合法律法规的规定，防范法律风险。-提供法律咨询服务，参与重大合同的谈判和起草工作。-协助处理合同纠纷，提供法律支持和指导。4.业务部门-负责本部门相关项目合同的发起、起草、谈判和签订工作。-负责合同的履行和跟踪，及时反馈合同履行过程中的问题。-配合行政经理和法务部门（如有）进行合同评审、纠纷处理等工作。5.财务部门-参与合同的评审工作，对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、税务等方面。-负责合同款项的收付和核算工作，监控合同的财务执行情况。-协助处理合同纠纷，提供财务方面的证据和支持。三、合同的签订1.合同主体资格审查-业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格进行审查，包括但不限于营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等文件。-审查合同相对方是否具有签订和履行合同的能力和资质，是否存在不良信用记录。-对于重大合同或涉及特殊行业的合同，应要求合同相对方提供详细的背景资料和业绩证明。2.合同起草-合同起草应遵循本规定及相关法律法规的要求，明确双方的权利和义务，条款应具体、明确、清晰，避免模糊不清或产生歧义。-业务部门应根据项目实际情况和需求，起草合同初稿。对于常用合同类型，可使用酒店制定的合同范本。-在起草合同过程中，应充分考虑各种可能出现的情况，并制定相应的应对措施，确保合同具有可操作性。3.合同评审-合同初稿完成后，业务部门应组织相关部门进行合同评审。评审内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性、可行性等方面。-行政经理应组织法务部门（如有）、财务部门等对合同进行联合评审，提出修改意见和建议。-业务部门应根据评审意见对合同进行修改完善，确保合同条款符合各方要求和法律法规的规定。4.合同谈判-对于重大合同或复杂合同，业务部门应组织相关人员与合同相对方进行谈判。谈判过程中应保持良好的沟通和协商，争取达成双方都能接受的合同条款。-在谈判过程中，应做好记录，明确双方的分歧和共识，为合同的签订提供参考。-谈判结束后，业务部门应根据谈判结果对合同进行进一步修改和完善。5.合同签订-合同经评审和谈判确定最终文本后，由业务部门负责办理合同签订手续。合同应由双方法定代表人或其授权代表签字，并加盖单位公章或合同专用章。-授权代表签订合同的，应提供法定代表人的授权委托书，授权委托书应明确授权范围和有效期限。-合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给行政经理、法务部门（如有）、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应的职责。四、合同的履行1.合同执行计划制定-合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各项工作的责任人、时间节点和质量要求。-合同执行计划应报行政经理审核批准后实施。2.合同履行跟踪-业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪和检查，及时掌握合同执行进度和质量情况。-如发现合同履行过程中出现问题或偏差，应及时采取措施进行调整和纠正，并向行政经理报告。3.合同款项支付-财务部门应根据合同约定的付款方式和时间节点，及时办理合同款项的支付手续。-在支付合同款项前，财务部门应审核相关凭证，确保付款符合合同约定和财务制度的要求。-业务部门应协助财务部门做好合同款项的催收工作，对于逾期未支付的款项，应及时采取措施进行催款。4.合同变更与解除-合同履行过程中，如因客观原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时提出申请，并说明变更或解除合同的原因和内容。-合同变更或解除申请应报行政经理审核批准，并经法务部门（如有）进行法律审查。-合同变更或解除应签订书面协议，明确变更或解除的内容、双方的权利和义务等。五、合同的归档与保管1.合同归档-合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关资料整理归档，交酒店档案室统一保管。-归档的合同资料应包括合同文本、评审意见、谈判记录、授权委托书、相关凭证等。2.合同保管-档案室应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记和保管，确保合同档案的完整性和安全性。-合同档案应按照规定的期限进行保管，保管期限届满后，应按照档案管理规定进行销毁或处理。3.合同查阅与借阅-因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经行政经理批准后，到档案室办理相关手续。-查阅或借阅合同档案时，应遵守档案室的相关规定，不得擅自涂改、复制、损坏合同档案。六、合同风险管理1.风险识别与评估-行政经理应组织相关部门定期对合同管理过程中的风险进行识别和评估，分析可能出现的风险因素和风险后果。-风险识别和评估应涵盖合同签订、履行、变更及终止等各个环节，重点关注法律风险、财务风险、信用风险等。2.风险应对措施-根据风险识别和评估的结果，行政经理应组织制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。-风险应对措施应包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等方式，具体措施应根据风险的性质和特点进行选择。3.风险监控与预警-业务部门和行政经理应加强对合同风险的监控，及时发现风险变化情况，并采取相应的措施进行调整。-建立合同风险预警机制，当出现可能影响合同履行的重大风险因素时，应及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。七、合同纠纷处理1.纠纷处理原则-合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时、有效的原则进行处理，维护酒店的合法权益。-尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，避免通过诉讼或仲裁等方式解决纠纷，以降低纠纷处理成本和对酒店经营的影响。2.纠纷处理流程-合同纠纷发生后，业务部门应及时向行政经理报告，并提供相关资料和情况说明。-行政经理应组织法务部门（如有）、财务部门等相关部门对纠纷进行分析和评估，制定纠纷处理方案。-如通过协商、调解等方式解决纠纷，业务部门应负责与合同相对方进行沟通和协商，争取达成一致解决方案。-如协商、调解不成，需要通过诉讼或仲裁等方式解决纠纷的，法务部门（如有）应负责办理相关法律事务，包括起草法律文书、参加庭审等。3.纠纷处理结果反馈-合同纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果反馈给行政经理和相关部门。-行政经理应组织相关部门对纠纷处理过程进行总结和分析，总结经验教训，提出改进措施，避免类似纠纷再次发生。八、附则1.本规定由酒店行政经理负责解释和修订。2.本规