股份公司印鉴管理制度

股份公司印鉴管理制度一、总则1.目的为加强股份公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于股份公司总部及所属各分公司、子公司的各类印鉴管理。3.定义本制度所称印鉴，是指公司在对外活动中使用的法定名称章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法定代表人章以及其他具有法律效力的印章。二、印鉴的刻制与启用1.印鉴的刻制公司各类印鉴的刻制须由专人负责，填写《印鉴刻制申请表》，详细注明印鉴名称、规格、材质、用途等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。申请刻制印鉴时，应选择具有合法资质的印章制作单位，并与其签订保密协议，明确双方的权利和义务。印章制作完成后，制作单位应将印鉴样本交公司专人验收，验收合格后在《印鉴刻制申请表》上签字确认。2.印鉴的启用新刻制的印鉴启用前，须在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括印鉴名称、启用日期、使用范围等。公示无异议后，由专人填写《印鉴启用申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，方可正式启用。印鉴启用时，应在《印鉴使用登记簿》上详细记录印鉴启用日期、启用人、批准人等信息。三、印鉴的保管1.保管原则实行印鉴专人保管制度，确保印鉴安全。未经公司书面授权，任何人不得擅自保管公司印鉴。印鉴保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印鉴保管规定，不得将印鉴转借他人或带出公司办公区域。印鉴保管人员应妥善保管印鉴，防止印鉴被盗、遗失或损坏。如发现印鉴异常情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施。2.保管方式公司各类印鉴应分别存放于专门的保险柜或保险箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。法定名称章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等重要印鉴应实行双人保管制度，由两名保管人员分别掌管保险柜或保险箱的钥匙。印鉴保管人员应定期对印鉴进行检查，确保印鉴清晰、完整、无损坏。如发现印鉴磨损或损坏，应及时申请更换。3.保管人员变更印鉴保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理印鉴交接手续。印鉴交接时，交接双方应填写《印鉴交接清单》，详细记录印鉴名称、数量、规格、启用日期、保管期限等信息，并签字确认。《印鉴交接清单》一式三份，交接双方各执一份，公司存档一份。交接完成后，原保管人员应将印鉴及相关资料移交给新保管人员。四、印鉴的使用1.使用范围公司印鉴的使用必须严格按照规定的范围进行，不得超出规定范围使用。法定名称章主要用于公司文件、信函、报表、证照等的加盖；财务专用章主要用于公司财务收支、银行结算等业务的加盖；合同专用章主要用于公司签订各类合同、协议等法律文件的加盖；发票专用章主要用于公司开具发票的加盖；法定代表人章主要用于公司法定代表人授权书、委托书等文件的加盖。2.使用流程印鉴使用前，使用人应填写《印鉴使用申请表》，详细注明印鉴名称、使用日期、使用内容、使用部门、使用人等信息，并经部门负责人审核签字。《印鉴使用申请表》经审核通过后，使用人应将申请表提交给印鉴保管人员。印鉴保管人员应认真核对申请表内容，确认无误后，按照规定的审批流程进行审批。一般事项的印鉴使用，由公司分管领导审批；重要事项的印鉴使用，须经公司法定代表人审批。印鉴保管人员根据审批意见，在《印鉴使用登记簿》上登记印鉴使用情况，并加盖印鉴。印鉴使用完毕后，使用人应及时将印鉴归还印鉴保管人员，并在《印鉴使用登记簿》上签字确认。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印鉴，且无法按照正常流程进行审批时，使用人应电话请示公司领导同意后，先行使用印鉴，并在事后及时补办审批手续。因工作需要携带印鉴外出使用时，使用人应填写《印鉴外出使用申请表》，详细注明外出时间、地点、使用内容等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。携带印鉴外出使用时，必须由两名以上印鉴保管人员陪同，并采取必要的安全措施，确保印鉴安全。印鉴外出使用完毕后，使用人应及时将印鉴归还印鉴保管人员，并在《印鉴使用登记簿》上登记外出使用情况。五、印鉴的停用与销毁1.停用条件因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，导致印鉴不再使用时，应及时办理印鉴停用手续。印鉴保管人员发现印鉴存在损坏、遗失等情况，无法继续使用时，应及时报告公司领导，并办理印鉴停用手续。2.停用流程印鉴停用前，印鉴保管人员应填写《印鉴停用申请表》，详细注明印鉴名称、停用日期、停用原因等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。印鉴停用申请批准后，印鉴保管人员应在《印鉴使用登记簿》上注明印鉴停用日期，并将印鉴封存。印鉴封存后，应指定专人负责保管，并定期进行检查，确保印鉴安全。3.销毁流程印鉴停用后，如需销毁，应填写《印鉴销毁申请表》，详细注明印鉴名称、规格、材质、停用日期、销毁原因等信息，并经公司法定代表人或授权代表批准。申请销毁印鉴时，应选择具有合法资质的销毁单位，并与其签订销毁协议，明确双方的权利和义务。销毁单位应在销毁现场进行录像或拍照，并将销毁清单交公司专人验收。验收合格后，销毁单位应在《印鉴销毁申请表》上签字确认。《印鉴销毁申请表》一式三份，申请部门、印鉴保管部门、公司存档各执一份。销毁完成后，应将销毁情况在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。六、监督与检查1.监督职责公司设立印鉴管理监督小组，负责对印鉴管理工作进行监督检查。监督小组由公司财务、审计、法务等部门人员组成。监督小组应定期对印鉴的保管、使用、停用、销毁等情况进行检查，确保印鉴管理工作规范、有序。2.检查内容印鉴保管人员是否严格遵守印鉴保管规定，印鉴存放是否安全。印鉴使用流程是否规范，审批手续是否齐全。印鉴使用记录是否完整、准确，是否及时登记《印鉴使用登记簿》。印鉴停用、销毁手续是否齐全，是否按照规定进行操作。3.问题处理监督小组在检查过程中发现印鉴管理存在问题时，应及时下达《印鉴管理整改通知书》，要求责任部门限期整改。责任部门应按照《印鉴管理整改通知书》的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定期限内完成整改。整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查。如整改不到位，应继续督促责任部门进行整改，直至达到要求。七、责任追究1.责任界定因印鉴保管不善、使用不当等原因，给公司造成经济损失或不良影响的，将依法追究相关责任人的责任。未经公司书面授权，擅自使用印鉴或私刻印鉴的，将依法追究相关责任人的法律责任。2.责任追究方式对违反印鉴管理制度的责任人，公司将视情节