设计公司外协管理制度

设计公司外协管理制度一、总则（一）目的为加强公司外协业务管理，规范外协工作流程，确保外协工作的质量、进度和成本可控，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外协业务的项目，包括但不限于设计项目中的部分专业分包、材料采购外包、技术服务外协等。（三）基本原则1.合法合规原则：外协业务必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.择优选择原则：在选择外协供应商时，应综合评估其资质、信誉、能力等，优先选择优质供应商。3.成本效益原则：在保证外协工作质量和进度的前提下，合理控制成本，提高经济效益。4.监督管理原则：加强对外协业务全过程的监督管理，确保外协工作按合同要求执行。二、外协业务流程（一）需求提出1.项目负责人根据项目需求，填写《外协业务需求申请表》，详细说明外协业务的内容、要求、预计工作量、时间节点等信息。2.将申请表提交给部门主管审核，部门主管审核通过后，报公司分管领导审批。（二）供应商选择1.采购部门根据审批后的《外协业务需求申请表》，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商库。2.对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩案例、信誉情况等。3.组织相关人员对通过资格预审的供应商进行实地考察，评估其生产能力、技术水平、管理能力等。4.根据考察结果，综合评估各供应商的报价、服务承诺等，选择合适的供应商，并签订《外协业务合作合同》。（三）合同管理1.采购部门负责合同的起草、审核、签订等工作。合同应明确双方的权利和义务、工作内容、质量标准、价格、付款方式、交付时间、违约责任等条款。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如项目负责人、财务部门等，以便各部门按照合同要求开展工作。3.加强合同执行过程的跟踪和监督，及时解决合同执行中出现的问题。如遇合同变更或解除，应按照相关规定办理手续。（四）外协工作实施1.项目负责人负责与外协供应商沟通协调，按照合同要求向供应商提供必要的技术资料、图纸等，明确工作要求和标准。2.供应商按照合同约定组织开展外协工作，项目负责人应定期对外协工作进度和质量进行检查和监督，及时发现并解决问题。3.如因特殊情况需要调整外协工作进度或内容，项目负责人应及时与供应商协商，并报公司相关领导批准。（五）验收结算1.外协工作完成后，项目负责人应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写《外协业务验收单》。2.采购部门根据验收单和合同约定，办理付款手续。付款前，财务部门应对发票等相关凭证进行审核。3.如验收不合格，项目负责人应及时通知供应商进行整改，整改合格后重新组织验收。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格，公司有权按照合同约定扣除相应款项，并追究供应商的违约责任。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、技术水平等条件。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩证明、财务状况等。3.采购部门对供应商提交的材料进行初审，初审合格后组织实地考察，考察合格的供应商纳入公司供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、服务水平、价格合理性等方面。2.项目负责人负责对外协供应商的工作表现进行评价，填写《供应商评价表》。3.采购部门根据项目负责人的评价结果，结合其他相关部门的反馈意见，对供应商进行综合评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）供应商激励与约束1.对于评价结果为优秀的供应商，公司给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量等。2.对于评价结果为不合格的供应商，公司采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评价结果等，作为供应商管理的重要依据。四、风险管理（一）风险识别1.各部门应定期对外协业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如质量风险、进度风险、成本风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.质量风险应对：在合同中明确质量标准和验收条款，加强对外协工作质量的监督检查，要求供应商提供质量保证措施等。2.进度风险应对：合理安排外协工作时间节点，加强与供应商的沟通协调，及时解决影响进度的问题，如因供应商原因导致进度延误，追究其违约责任。3.成本风险应对：在合同谈判中争取合理的价格条款，加强成本控制和核算，定期对外协成本进行分析和监控。4.法律风险应对：加强合同管理，确保合同条款合法合规，避免法律纠纷。同时，关注法律法规变化，及时调整外协业务操作流程。五、监督与考核（一）监督机制1.成立外协业务监督小组，由采购部门、项目管理部门、财务部门等相关人员组成，负责对外协业务全过程进行监督检查。2.监督小组定期对外协业务进行检查，检查内容包括合同执行情况、工作质量、进度、成本等方面。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核制度1.建立外协业务考核制度，对项目负责人、采购部门等相关人员在外协业务中的工作表现进行考核。2.考核指标包括外协工作质量、进度、成本控制、供应商管理等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未完成考核指标的部门和个人进行处罚。六、信息管理（一）建立外协业务信息档案1.采购部门负责建立外协业务信息档案，档案内容包括《外协业务需求申请表》、《外协业务合作合同》、《供应商评价表》、《外协业务验收单》等相关文件资料。2.信息档案应按照项目和供应商进行分类管理，便于查询和使用。（二）信息共享1.建立外协业务信息共享平台，相关部门可以通过平台查询外协业务的进展情况、合同执行情况、供应商信息等。2