设备企业合同管理制度

设备企业合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在设备销售、采购、租赁、服务等业务活动中所签订的各类合同。（三）基本原则1.依法签订原则。合同的签订必须遵守国家法律法规，不得签订违法违规合同。2.平等自愿原则。合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，不得强迫或欺诈对方签订合同。3.公平公正原则。合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则。合同双方应诚实守信，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，负责公司合同的统一管理工作，办公室设在法务部。（二）职责分工1.法务部负责合同管理制度的制定、修订和解释。参与重大合同的谈判、起草、审核和签订工作。对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见。负责合同纠纷的处理，代表公司参与诉讼、仲裁等法律活动。建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行登记和管理。2.业务部门负责合同的前期调查、谈判、起草工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门通报合同履行情况。负责合同履行过程中出现的问题的处理，需要变更或解除合同的，及时提出申请。配合法务部处理合同纠纷。3.财务部负责审核合同中的财务条款，确保合同价款、支付方式等符合公司财务规定。按照合同约定及时办理款项收付手续，对合同执行情况进行财务监督。协助法务部处理合同纠纷涉及的财务问题。4.其他相关部门按照各自职责，配合做好合同管理工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要内容，报部门负责人审批。2.合同谈判业务部门负责组织合同谈判，与对方就合同条款进行协商。谈判人员应不少于两人，并做好谈判记录。3.合同起草业务部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。4.合同审核合同文本起草完成后，依次提交业务部门负责人、法务部、财务部审核。审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内提出审核意见。业务部门负责人主要审核合同内容是否符合业务要求，条款是否合理可行。法务部主要审核合同的合法性、合规性，是否存在法律风险。财务部主要审核合同中的财务条款是否符合公司财务规定。5.合同签订经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理办公室备案。（二）合同授权管理1.公司法定代表人对合同签订具有最终决定权。2.公司法定代表人可根据工作需要，授权其他人员签订合同。授权应采用书面形式，明确授权范围、期限和权限。3.被授权人应在授权范围内签订合同，并对合同的履行承担相应责任。（三）合同印章管理1.公司合同专用章由合同管理办公室统一保管。2.合同签订时，由合同管理办公室根据审批意见，在合同上加盖合同专用章。3.严禁在空白合同上加盖合同专用章。如因特殊情况需要先加盖合同专用章的，必须经公司法定代表人批准，并做好登记备案。四、合同履行管理（一）合同执行1.业务部门负责合同的具体执行，按照合同约定履行义务。2.在合同履行过程中，业务部门应及时掌握合同履行情况，发现问题及时处理，并向合同管理部门通报。3.涉及合同变更、解除等事项的，业务部门应按照本制度规定的程序办理相关手续。（二）合同跟踪与监督1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪与监督，定期检查合同执行情况。2.业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进度、存在问题及解决措施等。3.合同管理部门发现合同履行过程中存在问题的，应及时向业务部门发出整改通知，要求业务部门限期整改。（三）合同款项收付1.财务部应按照合同约定及时办理款项收付手续。2.业务部门在申请款项支付时，应提交相关合同文件、发票、验收报告等资料，经审核无误后，财务部方可办理支付手续。3.对于合同款项的收付，财务部应做好记录，并定期与业务部门核对账目。五、合同变更与解除管理（一）合同变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响，报部门负责人审批。2.经审批通过的合同变更申请，业务部门应与对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门和财务部，并按照变更后的合同履行义务。（二）合同解除1.合同履行过程中，出现下列情形之一的，业务部门可提出合同解除申请：因不可抗力致使合同无法履行的。一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的。一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的。一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的。法律规定的其他情形。2.合同解除申请应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据及对公司的影响，报部门负责人审批。3.经审批通过的合同解除申请，业务部门应与对方协商一致，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确双方的权利义务及合同解除后的善后事宜。4.合同解除协议签订后，业务部门应及时将解除情况通知合同管理部门和财务部，并按照协议约定办理相关手续。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应做好市场调研和对方资信调查，确保对方具备履行合同的能力和信誉。2.合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，避免纠纷的发生。3.合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪与监督，发现问题及时提醒业务部门采取措施解决。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门会同法务部对纠纷情况进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门可与对方进行协商解决；协商不成的，可通过仲裁或诉讼方式解决。4.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部，提供必要的协助和支持。（三）纠纷处理责任1.因业务部门原因导致合同纠纷的，业务部门应承担主要责任，并负责纠纷的处理工作。2.因合同管理部门、财务部等其他部门原因导致合同纠纷的，相关部门应承担相应责任，并配合业务部门做好纠纷处理工作。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同审批表、谈判记录、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、验收报告、发票等）移交合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行整理、分类、编号，并建立合同台账。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。2.合同档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请