药品票据凭证管理制度

药品票据凭证管理制度一、总则（一）目的为加强公司药品票据凭证管理，规范药品采购、销售、库存等环节的票据凭证流转，确保药品经营活动合法合规，保障公司财务信息准确、完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及药品票据凭证管理的各部门及相关人员，包括采购部门、销售部门、仓库管理部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：药品票据凭证的取得、开具、使用和保管应符合国家法律法规及相关政策要求。2.真实性原则：票据凭证应如实反映药品经营业务的实际情况，不得伪造、变造。3.完整性原则：票据凭证应包含所有必要的信息，如药品名称、规格、数量、价格、日期、购销双方信息等，确保内容完整。4.及时性原则：及时取得、开具和传递票据凭证，保证财务核算和业务处理的时效性。5.准确性原则：票据凭证上的各项信息应准确无误，避免因信息错误导致财务风险和业务纠纷。二、药品票据凭证的种类及内容要求（一）采购发票1.由供应商开具给公司，是公司支付药品采购款项的重要依据。2.内容要求：应包含药品名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额、发票号码、开票日期、购销双方名称及纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。发票应加盖供应商发票专用章。（二）销售发票1.公司开具给客户，是确认销售收入的重要凭证。2.内容要求：应包含药品名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额、发票号码、开票日期、购销双方名称及纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。发票应加盖公司发票专用章。（三）出入库单1.仓库管理部门用于记录药品出入库情况的单据。2.内容要求：入库单：应包含药品名称、规格、数量、供应商名称、入库日期、仓库名称、入库单号等信息。出库单：应包含药品名称、规格、数量、客户名称、出库日期、仓库名称、出库单号等信息。出入库单应由仓库管理人员签字确认。（四）验收记录1.记录药品验收情况的单据，包括药品的外观、数量、质量等方面的检查结果。2.内容要求：应包含药品名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收人员签字、验收结论等信息。（五）销售清单1.公司内部用于记录药品销售明细的单据，作为销售发票的附件。2.内容要求：应包含药品名称、规格、数量、单价、金额、客户名称、销售日期、销售清单号等信息。三、药品票据凭证的取得与开具（一）采购发票的取得1.采购部门应在药品采购合同签订后，及时向供应商索取发票。2.取得的发票应符合国家发票管理规定，确保发票的真实性、合法性和完整性。如发现发票存在问题，应及时与供应商沟通更换。3.采购发票应在规定的时间内传递给财务部门，以便进行账务处理和付款申请。（二）销售发票的开具1.销售部门应在确认药品销售收入实现后，及时开具销售发票。2.开具销售发票应按照国家税收法律法规的规定，准确填写各项信息，确保发票内容真实、准确、完整。3.销售发票开具后，应及时交付给客户，并做好发票交付记录。同时，将销售发票的记账联传递给财务部门进行账务处理。四、药品票据凭证的传递与交接（一）传递流程1.采购部门取得采购发票后，应在[X]个工作日内将发票原件及相关采购资料一并传递给财务部门。2.仓库管理部门在药品出入库业务发生后，应及时填写出入库单，并在[X]个工作日内将出入库单传递给财务部门。3.销售部门开具销售发票后，应在[X]个工作日内将发票记账联及销售清单传递给财务部门。同时，将发票发票联和抵扣联交付给客户。4.财务部门收到各部门传递的票据凭证后，应及时进行审核、登记和账务处理。如发现票据凭证存在问题，应及时与相关部门沟通核实。（二）交接要求1.各部门之间传递票据凭证时，应办理交接手续，填写交接清单，明确交接时间、交接人、接收人等信息。2.交接清单应一式两份，交接双方各执一份，以备查询。3.接收部门应对收到的票据凭证进行认真核对，确保票据凭证的真实性、完整性和准确性。如发现问题，应及时与交接部门沟通解决。五、药品票据凭证的审核（一）财务部门审核1.财务部门收到采购发票后，应重点审核发票的真实性、合法性、完整性以及与采购合同的一致性。审核内容包括发票的开具日期、发票号码、购销双方信息、药品名称、规格、数量、单价、金额、税率、税额等是否准确无误，发票是否加盖供应商发票专用章等。2.对于销售发票，财务部门应审核发票的开具是否符合国家税收法律法规的规定，发票内容是否与销售业务实际情况相符，发票的开具金额是否与销售收入确认金额一致等。3.财务部门收到出入库单和销售清单后，应审核其与发票、采购合同或销售合同的一致性，确保出入库数量、金额等信息准确无误。（二）其他部门审核1.采购部门在收到供应商发票前，应对发票的内容进行初步审核，确保发票信息与采购订单一致。如发现问题，应及时与供应商沟通解决。2.仓库管理部门在填写出入库单时，应认真核对药品的实际出入库情况，确保出入库单信息准确无误。同时，应对出入库单的完整性进行审核，确保单据上的各项签字齐全。3.销售部门在开具销售发票前，应审核销售业务的真实性和准确性，确保发票内容与销售合同一致。同时，应对销售清单的内容进行审核，确保销售清单信息准确无误。六、药品票据凭证的保管（一）保管期限1.采购发票、销售发票、出入库单、验收记录、销售清单等药品票据凭证的保管期限应按照国家法律法规及公司财务制度的规定执行。一般情况下，会计凭证的保管期限为[X]年，其他相关票据凭证的保管期限为[X]年。2.对于涉及税务、审计等重要事项的票据凭证，应按照相关规定延长保管期限。（二）保管方式1.财务部门应设置专门的票据凭证保管专柜，对药品票据凭证进行分类存放。2.票据凭证应按照时间顺序、类别等进行整理和编号，便于查找和核对。3.对于电子票据凭证，应进行备份存储，并定期进行数据检查，确保数据的安全性和完整性。备份存储介质应选择安全可靠的存储设备，并异地存放。（三）保管要求1.票据凭证保管专柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保票据凭证的安全。2.未经授权，任何人不得擅自查阅、复印、销毁药品票据凭证。如因工作需要查阅票据凭证，应办理相关审批手续，并在规定的地点进行查阅。3.定期对票据凭证进行清查盘点，确保账实相符。如发现票据凭证丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。七、药品票据凭证的销毁（一）销毁条件1.药品票据凭证保管期限已满，且符合国家法律法规及公司财务制度规定的销毁条件。2.因公司合并、分立、改制等原因，需要销毁相关票据凭证的。3.因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致票据凭证损坏、灭失，无法继续保存的。（二）销毁程序1.由财务部门提出票据凭证销毁申请，填写《药品票据凭证销毁申请表》，详细说明销毁票据凭证的名称、数量、所属期间、销毁原因等信息。2.《药品票据凭证销毁申请表》经财务部门负责人审核签字后，报公司主管领导审批。3.经批准后，由财务部门会同审计部门等相关人员组成销毁小组，对拟销毁的票据凭证进行清点、核对。4.销毁小组应选择安全、环保的销毁方式，如粉碎、焚烧等，并对销毁过程进行记录，形成《药品票据凭证销毁记录》。记录内容应包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、销毁票据凭证的名称、数量、销毁人员签字等信息。5.销毁工作完成后，《药品票据凭证销毁申请表》、《药品票据凭证销毁记录》等相关资料应作为会计档案进行保管。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对药品票据凭证管理情况进行审计检查，重点检查票据凭证的取得、开具、传递、审核、保管、销毁等环节是否符合本制度规定。2.审计检查结束后，内部审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门应定期对药品票据凭证进行自查，确保票据凭证管理工作规范、有序。2.自查内容包括票据凭证的完整性、准确性、合规性等方面。如发现问题，应及时进行整改，并将整改情况报告公司主管领导。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包