股东人员报销管理制度

股东人员报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范股东人员的费用报销行为，确保公司费用支出的合理性、真实性和合规性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体股东人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报。2.合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，具有合理的商业目的。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：股东人员应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：经济舱实报实销，如有特殊情况需乘坐商务舱或头等舱，需提前经公司董事长批准。火车票：按照实际购买价格报销，但原则上应选择高铁二等座或火车硬卧，如因特殊情况需乘坐高铁一等座或软卧，需提前经公司董事长批准。长途汽车票：按照实际购买价格报销。市内交通费：根据出差实际情况，按照[X]元/天的标准报销，如因特殊情况需要超标准乘坐出租车，需在报销单上注明原因并经部门负责人批准。2.住宿费用根据出差地区不同，分为以下几类标准：一线城市：[X]元/天二线城市：[X]元/天三线及以下城市：[X]元/天住宿应选择经济实惠、安全舒适的酒店或宾馆，如因特殊情况需要超标准住宿，需提前经公司董事长批准。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元，不再报销其他餐饮费用。（二）业务招待费1.因业务需要招待客户的，应提前填写《业务招待费申请单》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可进行招待。2.业务招待费应严格控制在合理范围内，单次招待费用超过[X]元的，需经公司董事长批准。3.业务招待费报销时，应提供正规发票、消费清单及《业务招待费申请单》，发票内容应与招待事项相符。（三）办公用品及设备购置1.股东人员因工作需要购置办公用品及设备的，应填写《办公用品及设备购置申请单》，注明购置物品名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，由行政部门统一采购。2.办公用品及设备购置费用应在预算范围内支出，如因特殊情况需要超出预算，需经公司董事长批准。3.购置的办公用品及设备应按照公司固定资产管理规定进行登记入账，并定期进行盘点。（四）通讯费股东人员的通讯费补贴标准为[X]元/月，凭通讯费发票在标准范围内报销。（五）其他费用1.培训费用：股东人员参加与工作相关的培训，需提前填写《培训费用申请单》，注明培训内容、时间、地点、费用等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可参加培训。培训费用按照实际发生金额报销，但不得超过公司规定的培训预算。2.会议费用：因工作需要参加会议的，应提前填写《会议费用申请单》，注明会议名称、时间、地点、费用等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可参加会议。会议费用按照实际发生金额报销，但不得超过公司规定的会议预算。3.其他费用：如因工作需要发生的咨询费、审计费、诉讼费等，需提前填写《其他费用申请单》，注明费用名称、金额、事由等信息，经部门负责人审核、分管领导审批后，方可支出。报销时应提供正规发票及相关合同协议等证明材料。三、报销流程（一）费用发生股东人员在费用发生时，应取得真实、合法、有效的原始凭证，并按照公司财务规定进行整理粘贴。（二）填写报销单1.股东人员应使用公司统一印制的《费用报销单》，按照报销单上的格式和要求填写各项内容，包括报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额等。2.报销单上的内容应清晰、准确、完整，不得涂改、挖补。如有错误，应重新填写报销单。（三）部门负责人审核1.股东人员所在部门负责人应认真审核报销单的真实性、合理性和合规性，对报销费用的用途、金额等进行核实，并签署审核意见。2.如发现报销单存在问题，部门负责人应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。（四）分管领导审批1.分管领导应对报销单进行审批，重点审核费用是否符合公司业务需要、是否在预算范围内、审批流程是否合规等。2.分管领导根据审核情况签署审批意见，同意报销的，在报销单上签字批准；不同意报销的，应注明理由并退回报销单。（五）财务审核1.公司财务部门对报销单进行财务审核，主要审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，报销金额是否准确，审批流程是否齐全等。2.财务人员如发现报销单存在问题，应及时与报销人或相关部门沟通，要求其补充或更正相关信息。经审核无误的报销单，财务人员在报销单上签字确认。（六）董事长审批1.对于金额较大或涉及重要事项的报销，需经公司董事长审批。2.董事长根据公司财务状况、业务发展需要等因素，对报销单进行最终审批。同意报销的，在报销单上签字批准；不同意报销的，应注明理由并退回报销单。（七）报销支付1.经董事长审批通过的报销单，由财务部门按照公司财务制度进行报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式由财务部门根据实际情况确定。四、报销时间规定（一）日常费用报销股东人员应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，逾期未办理的，财务部门有权拒绝报销。（二）差旅费报销股东人员出差归来后，应在[X]个工作日内整理好差旅费报销凭证，并填写报销单办理报销手续。（三）其他费用报销对于定期发生的费用，如通讯费、房租等，应按照公司规定的时间进行报销；对于临时性发生的费用，应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。五、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供正规发票，发票应加盖发票专用章，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、货物或服务名称、数量、单价、金额等。2.发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票单位重新开具发票或在原发票上加盖更正章。3.对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。（二）其他凭证1.除发票外，报销还可能需要提供其他凭证，如收据、合同协议、审批文件等。这些凭证应真实、合法、有效，并与报销事项相关。2.其他凭证应按照公司财务规定进行整理粘贴，与发票一起作为报销的附件。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对股东人员的费用报销情况进行审计，检查报销是否符合公司制度规定，是否存在违规行为。（二）财务监督财务部门负责对股东人员的费用报销进行日常审核监督，对发现的问题及时与相关人员沟通，要求其整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的报