社保档案安全管理制度

社保档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司社保档案的安全管理，确保社保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工社保档案的管理，包括社保参保登记、变更、缴费、待遇申领等过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则社保档案管理遵循真实、完整、规范、安全、保密的原则，确保档案信息的准确性和安全性，维护员工的合法权益。二、社保档案管理职责（一）人事部门职责1.负责制定和完善社保档案管理制度，并组织实施。2.负责员工社保档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.负责与社保经办机构沟通协调，办理社保相关业务，并及时将业务资料归档。4.定期对社保档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。5.负责社保档案信息的安全保密工作，防止档案信息泄露。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责社保档案的具体整理、分类、编号、装订等工作，确保档案整齐规范。3.妥善保管社保档案，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等安全防护措施。4.按照规定的程序和要求，为公司内部人员提供社保档案查阅服务，并做好查阅记录。5.协助人事部门做好社保档案的清查、核对等工作，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合人事部门做好社保档案管理工作，及时提供本部门员工的社保相关信息和资料。2.员工本人应如实提供个人社保信息，配合人事部门办理社保相关业务，并妥善保管个人社保资料。三、社保档案的收集与整理（一）收集范围1.员工入职时提交的社保参保登记表、身份证复印件、户口本复印件等相关资料。2.社保变更业务的申请表、证明材料、审批文件等。3.社保缴费记录、对账单、发票等。4.社保待遇申领的申请表、证明材料、审批文件、待遇支付凭证等。5.与社保相关的其他文件、资料、记录等。（二）收集要求1.人事部门应及时收集员工社保相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.各部门应在规定时间内将本部门员工的社保资料提交给人事部门，不得延误。3.对于重要的社保文件和资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.按照社保业务类型和时间顺序，对收集到的社保档案进行分类整理。2.每份档案应编制目录，注明档案名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对档案中的文件和资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。4.对于同一业务的多份文件和资料，应按照重要程度和时间顺序进行排列，并装订成册。四、社保档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的社保档案应及时归档，确保档案的连续性和完整性。2.归档的社保档案应符合档案装订规范，文件应平整、牢固，目录清晰。3.档案管理人员应在档案封面和脊背注明档案名称、年度、保管期限等信息。（二）保管期限社保档案的保管期限根据国家有关规定执行，一般分为长期（10年以上）、中期（310年）和短期（3年以下）。具体保管期限如下：1.员工社保参保登记表、变更记录、缴费记录等长期保管。2.社保待遇申领的审批文件、支付凭证等中期保管。3.临时性的社保业务资料短期保管。（三）保管方式1.社保档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应坚固、防火、防潮、防虫。2.档案存放应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.对于电子社保档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（四）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备必要的安全防护设备，如灭火器、防虫药、除湿机等。3.非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、社保档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅社保档案的，应填写《社保档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.人事部门因工作需要查阅社保档案的，可直接查阅，但应做好查阅记录。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅社保档案的，应出具单位介绍信或相关证明材料，经公司领导批准后，方可查阅。查阅时应有公司人员陪同，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅社保档案。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅记录上签字确认。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅社保档案的，应填写《社保档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人事部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的社保档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标注、污损等。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时报告并处理。六、社保档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露社保档案信息。2.社保档案信息的查阅和借阅应严格按照规定的程序进行，查阅和借阅记录应妥善保存。3.对于涉及员工个人隐私的社保档案信息，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。（二）安全防范1.加强档案库房的安全管理，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案安全。2.定期对社保档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对于电子社保档案，应采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，防止数据丢失和泄露。（三）应急处置1.制定社保档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.如发生社保档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导和相关部门。3.对安全事故进行调查和分析，总结经验教训，采取有效措施防止类似事故再次发生。七、社保档案的销毁（一）销毁条件社保档案达到保管期限后，经鉴定确无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对保管期满的社保档案进行清理和鉴定，提出销毁意见。2.人事部门负责人对销毁意见进行审核，报公司领导批准。3.经批准后，档案管理人员应填写《社保档案销毁清单》，详细记录档案名称、数量、保管期限等信息。4.销毁社保档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。5.销毁完毕后，监销人员应在《社保档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、监督与考核（一）监督检查1.人事部门应定期对社保档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应对社保档案管理情况进行定期审计，确保档案管理工作规范、合法。（二）考核评价1.将社保档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理人员和相关部门进行考核评价。2.考核内容包