社保托管服务管理制度

社保托管服务管理制度一、总则（一）目的为规范公司社保托管服务管理工作，确保社保业务的准确办理，维护员工合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所涉及的社保托管服务相关工作，包括但不限于社保开户、增减员、缴费申报、待遇申领等业务的操作与管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家及地方有关社会保险的法律法规、政策规定，确保社保业务办理合法合规。2.准确及时原则准确记录员工社保信息，及时办理各项社保业务，避免因延误或错误导致员工权益受损。3.保密原则妥善保管员工社保信息，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、职责分工（一）人事部门1.负责员工社保信息的收集、整理与更新，包括员工入职、离职、岗位变动等信息的及时反馈。2.审核社保相关业务的办理资料，确保资料的真实性与完整性。3.与社保托管服务机构沟通协调，监督服务质量，处理社保业务相关问题。（二）财务部门1.负责审核社保费用的预算与支出，确保资金的合理安排。2.按时足额缴纳社保费用，核对缴费明细，确保账目清晰。（三）社保托管服务机构1.按照国家及地方规定，负责具体的社保业务办理，包括开户、参保登记、缴费申报、待遇申领等。2.定期向公司反馈社保业务办理进度及相关信息，提供专业的咨询与指导。3.对社保业务档案进行整理、归档与保管，确保档案资料的安全与完整。三、社保开户与参保登记（一）新员工入职社保办理1.新员工入职时，人事部门应及时收集其身份证、户口本、学历证明等相关资料复印件，并填写《社保参保登记表》。2.审核员工参保资料的真实性与完整性，确保符合参保条件。3.将审核通过的参保资料提交给社保托管服务机构，办理社保开户与参保登记手续。（二）社保开户资料要求1.营业执照副本原件及复印件。2.组织机构代码证原件及复印件（三证合一企业无需提供）。3.法定代表人身份证原件及复印件。4.银行开户许可证原件及复印件。5.社保经办人员身份证原件及复印件。6.其他相关资料（如当地社保部门要求的其他表格等）。（三）参保登记信息变更1.员工个人信息发生变更（如姓名、身份证号码、联系方式等）时，人事部门应及时收集相关证明材料，填写《社保信息变更申请表》。2.审核变更资料的真实性与准确性，提交给社保托管服务机构办理信息变更手续。3.涉及社保缴费基数变更的，应根据员工工资变动情况，按照规定进行调整，并及时通知社保托管服务机构。四、社保增减员管理（一）员工入职社保增员1.新员工入职后，人事部门应在规定时间内（一般为入职当月）向社保托管服务机构提交《社保增员申请表》及相关资料。2.社保托管服务机构审核通过后，办理社保增员手续，确定增员起始时间，并生成社保缴费明细。（二）员工离职社保减员1.员工离职时，人事部门应在离职当月及时向社保托管服务机构提交《社保减员申请表》，注明离职日期。2.社保托管服务机构审核通过后，办理社保减员手续，停止该员工的社保缴费。（三）增减员时间规定1.每月社保增减员办理时间截止到当地社保部门规定的申报期，一般为每月[具体日期]。2.超过申报期办理增减员的，当月社保费用仍需缴纳，次月起按照新的参保情况进行调整。（四）特殊情况处理1.员工离职后因个人原因要求继续缴纳社保的，需由员工本人提出书面申请，经公司同意后，由员工自行承担全部社保费用，并与公司签订相关协议。2.因公司原因导致社保增减员延误的，人事部门应及时与社保托管服务机构沟通协调，采取补救措施，确保员工权益不受影响。五、社保缴费申报与缴纳（一）缴费基数核定1.社保托管服务机构根据公司申报的员工工资情况，按照当地社保部门规定的缴费基数上下限，核定每位员工的社保缴费基数。2.公司人事部门应确保员工工资申报的真实性与准确性，如有虚假申报，将承担相应法律责任。（二）缴费申报流程1.每月[具体日期]前，社保托管服务机构根据核定的缴费基数，生成当月社保缴费明细，并发送给公司人事部门进行核对。2.人事部门核对无误后，签字确认并反馈给社保托管服务机构。3.社保托管服务机构根据确认后的缴费明细，在规定的申报期内完成社保缴费申报工作。（三）缴费方式1.社保费用缴纳方式为银行代扣，公司应确保银行账户余额充足，以便按时足额缴纳社保费用。2.财务部门每月定期核对社保缴费账目，如有异常情况及时与社保托管服务机构沟通核实。（四）欠费处理1.如因公司原因导致社保费用欠费，社保托管服务机构将按照规定收取滞纳金。2.人事部门应及时查明欠费原因，协调相关部门解决问题，尽快补缴欠费，避免影响员工社保待遇。六、社保待遇申领（一）养老保险待遇申领1.员工达到法定退休年龄且累计缴纳养老保险满规定年限（一般为15年）时，人事部门应提前收集员工退休相关资料，包括身份证、户口本、退休审批表等。2.审核资料无误后，提交给社保托管服务机构办理养老保险待遇申领手续。3.社保托管服务机构按照规定审核办理，将养老金发放至员工指定的银行账户。（二）医疗保险待遇申领1.员工发生符合医疗保险报销范围的医疗费用时，应及时将相关资料（如病历、诊断证明、费用清单、发票等）提交给人事部门。2.人事部门审核后，整理汇总相关资料，提交给社保托管服务机构办理医疗保险待遇申领手续。3.社保托管服务机构按照规定审核报销金额，将报销款项支付给员工或相关医疗机构。（三）失业保险待遇申领1.员工失业后，符合领取失业保险金条件的，人事部门应协助员工准备相关资料，包括解除劳动关系证明、身份证、失业登记证明等。2.审核资料无误后，提交给社保托管服务机构办理失业保险待遇申领手续。3.社保托管服务机构按照规定审核发放失业保险金。（四）工伤保险待遇申领1.员工发生工伤事故后，人事部门应及时组织救治，并在规定时间内（一般为事故发生之日起[具体天数]内）向社保部门报告。2.协助员工准备工伤认定所需资料，提交给社保部门进行工伤认定。3.工伤认定后，根据工伤等级及相关规定，协助员工办理工伤保险待遇申领手续，社保托管服务机构按照规定审核发放工伤保险待遇。（五）生育保险待遇申领1.女职工生育或实施计划生育手术前，人事部门应收集其相关资料，包括生育服务证、身份证、诊断证明、费用清单、发票等。2.审核资料无误后，提交给社保托管服务机构办理生育保险待遇申领手续。3.社保托管服务机构按照规定审核发放生育保险待遇，包括生育津贴、生育医疗费用等。七、社保档案管理（一）档案收集1.社保托管服务机构应及时收集整理社保业务办理过程中产生的各类档案资料，包括参保登记表、增减员申请表、缴费明细、待遇申领资料等。2.公司人事部门应协助社保托管服务机构做好档案资料的收集工作，确保资料的完整性。（二）档案整理与归档1.社保托管服务机构按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类整理、编号装订。2.建立社保业务档案目录，便于查询与管理。3.将整理好的档案资料归档保存，确保档案的安全与完整。（三）档案保管期限社保业务档案保管期限按照国家及地方有关规定执行，一般为[具体年限]。期满后，按照档案销毁程序进行处理。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅社保档案的，应填写《社保档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.因特殊原因需要借阅社保档案的，应填写《社保档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.查阅与借阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。八、监督与考核（一）内部监督1.公司人事部门定期对社保托管服务机构的工作进行检查，包括业务办理准确性、资料完整性、服务及时性等方面。2.财务部门定期核对社保费用账目，确保缴费金额准确无误。3.对于检查中发现的问题，及时与社保托管服务机构沟通协调，要求其限期整改。（二）外部监督1.关注国家及地方社保政策法规的变化，及时调整公司社保管理工作，确保符合政策要求。2.接受社保部门等相关机构的监督检查，积极配合提供相关资料，对提出的问题及时整改落实。（三）考核机制1.建立社保托管服务机构考核机制，制定考核指标与评分标准，定期对其服务质量进行考核评价。2.考核结果与服务费用支付挂钩，对于服务质量优秀的机构给予适当奖励，对于存在问题较多的机构进行警告、扣减服务费用等处理。3.公司内部相关部门及人员在社保管理工作中出现失误或违规行为的，按照公司绩效考核制度进行相应处理。九、信息系统管理（一）社保信息系统使用1.公司与社保托管服务机构共同使用社保信息系统，进行社保业务的操作与管理。2.人事部门及相关操作人员应熟练掌握信息系统的使用方法，确保业务办理准确高效。（二）信息系统安全管理1.加强社保信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露与非法操作。2.定期对信息系统进行维护与更新，确保系统的稳定性与安全性。3.制定信息系统应急预案，应对可能出现的系统故障、数据丢失等情况，确保社保业务能够正常开展。十、培训与宣传（一）社保政策培训1.定期组织公司内部员工参加社保政策培训，邀请社保部门工作人员或专业讲师进行授课。2.培训内容包括国家及地方社保政策法规解读、社保业务办理流程、社保待遇享受条件等，提高员工对社保政策的了解与认识。（二）社保知识宣传1.通过公司内部宣传栏、网站、微信公众号等渠道，宣传社保知识，解答员工