小企业合同管理制度

小企业合同管理制度一、总则（一）目的为加强本企业合同管理，规范合同法律行为，保障企业合法权益，促进企业依法经营管理，根据国家相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议等（以下统称合同）。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行、变更、解除等必须遵守国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方当事人在法律地位上平等，签订合同应出于自愿。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，不得损害一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）管理部门本企业合同管理工作由法务部门统一归口管理，各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等工作，并配合法务部门进行合同管理。（二）法务部门职责1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与重大合同的起草、谈判、审查等工作，提供法律意见和建议。3.对合同的签订、履行、变更、解除等进行法律监督，防范法律风险。4.处理合同纠纷，维护企业合法权益。5.负责合同文本的归档管理，建立合同台账。（三）业务部门职责1.负责本部门合同的起草工作，确保合同条款符合业务实际需求。2.参与合同的谈判工作，如实向法务部门反馈谈判情况。3.负责合同的履行工作，及时处理合同履行过程中出现的问题。4.配合法务部门对合同进行审查，并按照审查意见进行修改完善。5.负责本部门合同相关资料的收集、整理和归档工作。三、合同的签订（一）合同相对方的选择1.业务部门应在签订合同前对合同相对方的主体资格、经营状况、信用情况等进行调查了解，确保其具备签订合同的能力和信誉。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应要求合同相对方提供营业执照副本、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料，并进行核实。3.禁止与无合法经营资格、信誉不佳或存在重大法律纠纷的单位或个人签订合同。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由业务部门负责起草，涉及法律专业问题的，应征求法务部门的意见。2.合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。3.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或产生歧义。对于格式合同，应注意审查格式条款是否符合公平原则，是否存在免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等情形。（三）合同的审查1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交法务部门进行审查。2.法务部门应从法律角度对合同文本进行全面审查，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等，提出审查意见。3.业务部门应根据法务部门的审查意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合法律要求和企业利益。4.对于重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，必要时可聘请外部法律顾问参与审查。（四）合同的签订1.合同经审查通过后，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章。2.签订合同应使用企业统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经法务部门审核同意。3.合同签订过程中，应严格按照授权范围进行签字盖章，不得超越授权擅自签订合同。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门备案，并负责将合同原件及相关资料整理归档。四、合同的履行（一）履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报分管领导审批后实施，并送法务部门备案。（二）履行过程的跟踪1.业务部门应按照履行计划组织合同的履行工作，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现并解决问题。2.在合同履行过程中，如发现合同相对方可能存在违约行为或其他风险因素，业务部门应及时向法务部门通报，并采取相应的防范措施。3.法务部门应对合同履行情况进行法律监督，对涉及法律问题的事项提供法律支持和指导。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应按照合同约定或法律法规的规定及时通知合同相对方，并办理相关解除手续。解除合同应签订书面解除协议，明确双方的权利义务。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法务部门，并对合同变更或解除的原因、过程及结果进行记录和归档。五、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，严格履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同履行过程中，及时与合同相对方沟通协调，妥善解决出现的问题，防止矛盾激化。3.定期对合同履行情况进行总结分析，查找存在的问题和风险，采取有效措施加以改进。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，并向法务部门报告。2.法务部门应会同业务部门对纠纷情况进行分析研究，制定处理方案。3.根据处理方案，可通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。协商解决：由双方当事人直接进行协商，达成和解协议。调解解决：可由第三方机构或个人进行调解，促使双方达成调解协议。仲裁解决：如合同约定了仲裁条款，应按照仲裁程序向仲裁机构申请仲裁。诉讼解决：如无法通过协商、调解或仲裁解决，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。4.在合同纠纷处理过程中，应及时向企业领导汇报进展情况，听取领导意见和建议。（三）纠纷处理的注意事项1.处理合同纠纷应遵循合法、合理、公平的原则，维护企业的合法权益。2.注意收集和保存相关证据材料，证据应真实、合法、有效，能够证明合同纠纷的事实和双方的主张。3.严格按照法律程序进行处理，避免因程序违法导致不利后果。4.加强与合同相对方的沟通协调，尽量通过友好协商解决纠纷，减少对企业生产经营的影响。六、合同的归档与保管（一）归档范围本企业签订的各类合同、协议及其相关的补充文件、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等均应归档。（二）归档要求1.合同归档应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.归档文件应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）保管期限合同档案的保管期限根据合同的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。2.中期保管期限为[X]年，适用于涉及金额较大、履行期限较长或具有一定重要性的合同。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于重大合同、涉及企业核心利益的合同或法律法规规定需要长期保管的合同。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到法务部门查阅。2.查阅合同档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，应经法务部门同意，并办理相关手续。3.借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。七、合同管理的监督与考核（一）监督检查1.法务部门应定期对企业合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。2.监督检查可采取查阅合同档案、实地走访、问卷调查等方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪督促整改落实。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的