自设机构印章管理制度

自设机构印章管理制度总则目的为加强公司自设机构印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及其他自设机构（以下统称“机构”）印章的管理。定义本制度所称印章，是指机构在对外活动中使用的，具有法律效力的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。印章的刻制申请1.各机构因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经机构负责人签字确认。2.《印章刻制申请表》应提交至公司行政部门，由行政部门审核后报公司领导审批。审批公司领导根据机构的实际需求和工作情况，对印章刻制申请进行审批。审批通过后，由行政部门负责办理印章刻制手续。刻制行政部门应选择具有资质的印章刻制单位进行印章刻制。刻制单位应按照公司提供的印章样式、规格、材质等要求进行制作，并确保印章质量符合相关标准。备案印章刻制完成后，行政部门应将印章的印模留存一份，并在公司印章管理台账中进行登记备案。同时，将印章的相关信息告知财务部门、法务部门等相关部门，以便其进行业务处理。印章的使用使用原则1.印章的使用应严格遵循“谁使用、谁负责”的原则，确保印章使用的合法性、真实性和有效性。2.印章的使用必须经过审批，严禁未经授权擅自使用印章。使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等；代表公司签署的各类法律文件；公司内部的重要文件、报告等。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、业务协议等。3.财务专用章：用于公司的财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的相关业务，如支票背书、合同签署等。5.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、资料、报表等的盖章确认，具体使用范围由各机构根据实际业务情况确定，但应报公司备案。使用流程1.用印申请机构内部人员因工作需要使用印章的，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经机构负责人签字确认。涉及公司重大事项、重要合同或协议等用印的，还需经公司相关领导审批。2.审批《印章使用申请表》提交至印章保管部门，由印章保管人员对用印申请进行审核。审核内容包括用印事项是否符合公司规定、用印文件是否齐全、审批手续是否完备等。审核通过后，印章保管人员在《印章使用申请表》上签字，并注明用印时间。3.用印印章保管人员应严格按照审批后的用印申请进行用印操作。用印时，应确保印章清晰、端正，与用印文件内容一致。用印完成后，印章保管人员应在《印章使用申请表》上加盖印章，并在印章使用登记台账上进行详细记录，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行用印审批的，经机构负责人口头同意后，可先使用印章，但事后必须及时补办审批手续。2.如遇印章损坏、遗失等情况，应立即向公司行政部门报告，并采取相应的补救措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。同时，应按照本制度规定的印章刻制流程重新刻制印章。印章的保管保管责任1.公司指定专人负责印章的保管工作，印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章的安全。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人保管印章。保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应妥善保管印章的钥匙或密码，不得随意告知他人。保管地点变更印章保管人员因工作调动、离职等原因需要变更印章保管地点的，应提前向公司行政部门报告，并办理印章交接手续。交接手续应包括印章实物、印章使用登记台账、《印章使用申请表》等相关资料的交接，并由交接双方签字确认。印章的停用与销毁停用1.因机构撤销、合并、名称变更等原因，导致印章不再使用的，应及时办理印章停用手续。2.印章保管人员应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用时间等信息，并经机构负责人签字确认后提交至公司行政部门。3.行政部门审核通过后，在公司印章管理台账中对停用印章进行标注，并通知相关部门停止使用该印章。销毁1.停用的印章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。2.印章销毁前，应由行政部门会同财务部门、法务部门等相关部门对印章进行审核，确认印章已无使用价值。3.印章销毁时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，并由销毁人员签字确认。4.印章销毁后，行政部门应在公司印章管理台账中对印章的销毁情况进行记录，并将销毁记录存档保存。监督与检查监督部门公司行政部门负责对各机构印章的管理情况进行监督检查，确保印章管理制度的有效执行。检查内容1.印章的刻制、使用、保管等环节是否符合本制度的规定。2.印章使用登记台账、《印章使用申请表》等相关资料是否齐全、规范。3.印章保管人员是否严格履行保管职责，印章是否存在被盗用、冒用等风险。检查方式1.定期检查：公司行政部门定期对各机构印章的管理情况进行检查，检查周期为[具体时间周期]。2.不定期抽查：公司行政部门根据工作需要，不定期对各机构印章的管理情况进行抽查。问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关机构发出整改通知，要求其限期整改。2.整改完成后，相关机构应向行政部门提交整改报告，行政部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理，包括但不限于警告、罚款、