社区行政公章管理制度

社区行政公章管理制度总则1.目的为加强社区行政公章的管理，确保公章使用的规范性、严肃性和安全性，维护社区的正常工作秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于社区内各部门在办理公务、对外行文、签订合同、出具证明等工作中涉及行政公章使用的情况。3.基本原则严格审批原则：公章的使用必须经过严格的审批流程，确保使用事由合法合规。专人负责原则：指定专人负责公章的保管和使用，明确其职责和权限。安全保密原则：加强公章保管的安全措施，防止公章被盗用、冒用或丢失，严格保密公章使用情况。公章的刻制、启用与废止1.公章的刻制社区因工作需要刻制行政公章，需由相关部门提交书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。申请经社区主要领导审核批准后，由专人负责到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。新刻制的公章必须符合国家法律法规和公安机关的相关规定，具备防伪功能。2.公章的启用新公章刻制完成后，由专人负责填写《公章启用申请表》，详细记录公章名称、启用日期、启用范围等信息。申请表经社区主要领导签字批准后，方可启用公章。启用时，需在《公章使用登记簿》上进行首次登记。同时，要将新公章启用的相关信息及时通知社区内各部门，确保各部门知晓新公章启用的时间和范围。3.公章的废止因社区机构调整、更名或公章损坏等原因，需要废止公章时，由相关部门提出书面申请，并说明废止原因。申请经社区主要领导审核批准后，由专人负责将废止的公章交回原刻章单位销毁，并留存销毁证明。废止的公章在《公章使用登记簿》上进行注销登记，并注明废止日期和原因。公章的保管1.保管人员的确定社区指定一名政治素质高、责任心强、工作认真负责的人员担任公章保管人。保管人应具备一定的保密意识和安全意识，熟悉公章使用的相关规定。公章保管人应保持相对稳定，如因工作调动或其他原因需要更换保管人时，必须办理严格的交接手续。2.保管要求公章应存放在专门的保险柜或安全可靠的场所，实行双人双锁保管，确保公章的安全。保管人不得擅自将公章带出社区办公区域，如因工作需要必须携带公章外出时，需经社区主要领导批准，并办理相关借用手续。保管人应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏或丢失等情况，应及时报告社区主要领导，并采取相应的措施进行处理。3.保管人的职责负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全。严格按照公章使用审批制度，审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝。认真做好公章使用登记工作，详细记录用章时间、事由、用章人等信息，确保登记内容准确无误。妥善保管与公章使用相关的文件资料，防止丢失或泄露。公章的使用1.使用范围社区行政公章主要用于以下事项：以社区名义发布的各类文件、通知、公告等正式公文。社区与其他单位签订的合同、协议等法律文书。社区出具的各类证明材料，如介绍信、工作证明、收入证明等。其他需要使用公章的公务活动。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并加盖部门公章或个人签字。审核：《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报社区分管领导审批。审批同意后，在申请表上签署意见并签字。登记：公章保管人根据审批后的《公章使用申请表》，在《公章使用登记簿》上进行详细登记，包括用章时间、事由、用章人、用章份数、批准人等信息。用章：公章保管人在仔细核对用章内容与申请表一致后，方可使用公章。用章时，应确保公章清晰、端正，盖在规定的位置上。存档：用章完毕后，公章保管人将《公章使用申请表》与用章后的文件资料一并存档保管，以备查阅。3.特殊情况的处理如遇紧急情况，无法事先履行正常的用章审批手续时，使用部门或个人应通过电话等方式向社区主要领导或分管领导报告，经同意后可先行用章，但事后必须及时补办审批手续。对于涉及重大事项或敏感问题的用章，需经社区领导班子集体研究决定，并在《公章使用申请表》上注明集体研究决定的情况。公章使用的监督与检查1.定期检查社区定期对公章的使用情况进行检查，检查内容包括公章使用登记是否完整、准确，审批手续是否齐全，用章事由是否合法合规等。检查方式可采取查阅《公章使用登记簿》、抽查用章文件资料等方式进行。2.不定期抽查社区不定期对公章使用情况进行抽查，重点检查公章使用的规范性和审批手续的执行情况。对于发现的问题，及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或问责。3.投诉处理设立公章使用投诉举报渠道，接受社区内各部门和群众的监督。对涉及公章使用违规行为的投诉举报，要认真调查核实，并及时处理。对于经查实的违规使用公章行为，要依法依规追究相关责任人的责任，严肃处理。责任追究1.违规行为界定有下列情形之一的，属于违规使用公章行为：未经批准擅自使用公章。超越审批范围使用公章。在空白纸张或空白表格上加盖公章。私自携带公章外出未办理借用手续。因保管不善导致公章被盗用、冒用或丢失。其他违反公章管理制度的行为。2.责任追究方式对于违规使用公章的行为，视情节轻重，给予相关责任人批评教育、诫勉谈话、警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分。