百度财务印章管理制度

百度财务印章管理制度一、总则（一）目的为了加强百度公司财务印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，防范财务风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于百度公司总部及所属各分公司、子公司（以下统称“公司”）。（三）基本原则1.合法性原则：财务印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规和公司内部规定。2.安全性原则：确保财务印章的安全，防止印章被盗用、冒用、滥用等情况发生。3.规范性原则：明确财务印章的管理流程和操作规范，做到有章可循、规范有序。（四）财务印章种类1.财务专用章：用于办理公司财务结算、票据业务等相关财务事项。2.发票专用章：用于开具公司各类发票。3.法人章：用于法定代表人授权的相关财务事项。4.其他财务印章：根据公司财务管理需要刻制的其他印章。二、财务印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因公司业务发展需要刻制财务印章的，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、数量等信息。2.申请部门负责人对申请内容进行审核，并签字确认。（二）审批流程1.申请部门将申请材料提交至财务部门，财务部门负责人对申请事项进行审核，审核通过后签字。2.财务部门将申请材料报送至公司分管财务领导，分管财务领导审批同意后签字。3.申请材料经分管财务领导审批通过后，由行政部门负责统一办理印章刻制手续。（三）印章启用1.行政部门刻制完成财务印章后，应及时通知财务部门领取。2.财务部门在领取印章时，应检查印章的规格、样式、材质等是否与申请一致，并在《财务印章刻制与启用登记表》上签字确认。3.财务印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、使用流程等相关信息。三、财务印章的使用（一）使用范围1.财务专用章用于办理公司财务结算、票据业务、资金收付等相关财务事项。2.发票专用章用于开具公司各类发票。3.法人章用于法定代表人授权的相关财务事项，如支票背书、合同签订等。4.其他财务印章根据其具体用途进行相应的使用。（二）使用流程1.填写用印申请单：使用财务印章前，必须填写《财务印章用印申请单》，详细说明用印事项、用印金额、用印期限等信息。2.审批流程用印申请单经使用部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门负责人对用印事项进行审核，审核通过后签字。涉及重大财务事项的用印申请，需报送至公司分管财务领导审批，分管财务领导审批同意后签字。3.用印登记：经审批同意后，用印人到财务部门办理用印手续，财务部门印章管理人员在《财务印章使用登记表》上进行登记，记录用印时间、用印事项、用印人等信息，并在用印申请单上加盖相应的财务印章。4.用印监督：用印过程中，印章管理人员应现场监督，确保印章使用符合规定，严禁他人代用印。5.用印完毕：用印完毕后，用印人应及时将用印申请单和相关文件资料交回财务部门，财务部门印章管理人员应检查用印情况，确认无误后将印章妥善保管。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况无法按正常流程审批用印的，使用部门应电话请示公司分管财务领导同意后，先在相关文件资料上加盖印章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于异地办理业务需要用印的，可通过传真或扫描等方式将用印申请单及相关文件资料发送至公司总部财务部门，经审批同意后，由财务部门印章管理人员在异地用印，但事后必须及时将用印申请单原件及相关文件资料寄回公司总部存档。四、财务印章的保管（一）保管人员职责1.财务印章实行专人保管制度，由财务部门指定专人负责财务印章的保管工作。2.保管人员应妥善保管财务印章，确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.保管人员不得擅自将财务印章转借他人使用，不得在空白纸张、票据等上加盖财务印章。4.保管人员应定期对财务印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告财务部门负责人，并按规定进行更换。（二）保管方式1.财务印章应存放在保险柜或其他安全可靠的地方，并配备必要的安全防护设施。2.财务专用章、法人章应分别保管，严禁一人同时保管财务专用章和法人章。3.对于发票专用章，应根据实际使用情况进行合理安排保管，确保用印安全。（三）印章交接1.财务印章保管人员因工作调动、离职等原因需要进行印章交接的，应提前向财务部门负责人报告，并办理印章交接手续。2.印章交接时，应由财务部门负责人、交接双方共同在场，进行印章核对和清点，并在《财务印章交接登记表》上签字确认。3.交接完毕后，原保管人员应将印章及相关文件资料移交给新的保管人员，并协助新保管人员熟悉印章使用和保管要求。五、财务印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司名称变更、业务调整等原因，财务印章不再使用的。2.财务印章损坏、磨损严重，无法正常使用的。3.其他需要停用财务印章的情形。（二）停用手续1.财务印章保管人员在发现印章需要停用时，应及时报告财务部门负责人。2.财务部门负责人确认印章停用情况后，通知相关部门和人员停止使用该印章，并在公司内部进行公示。3.财务印章保管人员将停用的印章交回财务部门，由财务部门统一保管。（三）销毁程序1.对于停用的财务印章，由财务部门提出销毁申请，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息。2.申请部门负责人对销毁申请内容进行审核，并签字确认。3.财务部门将销毁申请材料报送至公司分管财务领导，分管财务领导审批同意后签字。4.经审批同意后，由行政部门负责组织实施印章销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并在《财务印章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁方式、监销人等信息。5.销毁完毕后，销毁人员、监销人员应在《财务印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁记录存档。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司审计部门应定期对财务印章的管理情况进行审计检查，确保印章管理符合规定。2.财务部门应加强对财务印章使用情况的日常监督检查，发现问题及时纠正。3.各部门应配合审计部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管财务印章，导致公司利益受损的，将依法追究相关责任人的责任。2.因保管不善导致财务印章被盗用、冒用、丢失等情况发生的，保管人员应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。3.对于在财务印章管理工作中存在违规行为，但未造成公司损失的，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告等处分。七、附则（一）解释权本制度由百度公司