肿瘤医院档案管理制度

肿瘤医院档案管理制度一、总则（一）目的为加强肿瘤医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于肿瘤医院各科室、部门及全体员工形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：医院档案由医院综合档案室集中统一管理，各科室、部门指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实性和完整性原则：档案应如实反映医院各项工作的真实情况，保证档案内容的完整性，不得遗漏重要信息。3.保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等重要档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查找和利用，提高档案服务效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善医院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理医院各类档案，包括文书档案、医疗档案、科研档案、教学档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。3.对各科室、部门的档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管和统计工作。5.建立档案信息检索系统，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的安全性和完整性。7.积极开展档案编研工作，开发利用档案资源，为医院各项工作提供参考依据和决策支持。（二）各科室、部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.定期将整理好的档案移交医院综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，按照规定提供相关档案资料。4.对本部门形成的电子文件进行整理和归档，确保电子档案的真实、完整和有效。5.接受医院综合档案室的业务指导和培训，提高档案管理业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：主要包括医院在行政管理、党群工作等活动中形成的各类文件材料，如上级文件、医院文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.医疗档案：涵盖患者的门诊病历、住院病历、检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录等医疗过程中形成的档案资料。3.科研档案：包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定、论文发表、专利申请等方面的文件材料。4.教学档案：涉及医院教学活动的教学计划、教案、教学课件、学生实习资料、教学评估等档案。5.人事档案：包含医院员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、职称评定、工资待遇等方面的档案材料。6.财务档案：医院财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等档案。7.设备档案：有关医院设备购置、验收、安装调试、使用维护、报废等过程的文件资料，包括设备说明书、合同、发票等。8.基建档案：医院基本建设项目从项目规划、设计、施工到竣工验收全过程形成的档案，如项目审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对各类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。2.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的形式。例如，“2023永久001”表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。3.医疗档案编号：按照患者住院号或门诊号进行编号，确保每份医疗档案编号的唯一性。4.科研档案编号：采用项目编号类别流水号的形式。例如，“KY202301研究报告01”表示2023年第1个科研项目的第1份研究报告。5.教学档案编号：采用年度教学类别流水号的形式。例如，“2023实习指导005”表示2023年度的第5份实习指导教学档案。6.人事档案编号：按照人事档案管理相关规定进行编号，确保人事档案编号的规范统一。7.财务档案编号：根据会计档案管理要求，采用年度档案类别保管期限流水号的形式。例如，“2023会计凭证永久010”表示2023年度的第10份永久保管的会计凭证档案。8.设备档案编号：采用设备资产编号，确保设备档案编号与设备资产编号一致。9.基建档案编号：按照项目名称档案类别流水号的形式。例如，“肿瘤医院综合病房楼建设项目施工图纸020”表示肿瘤医院综合病房楼建设项目的第20份施工图纸档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各科室、部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理要求，及时收集本部门在业务活动中形成的各种文件材料。2.收集的档案应保持原件，如有特殊情况需要留存复印件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖部门公章。3.对于电子文件，应按照有关规定进行收集，确保电子文件格式的通用性和可读性，并进行有效的备份存储。4.医院内部的会议材料、活动记录、工作计划、总结等文件材料，由主办部门在活动结束后及时整理收集，并移交综合档案室。5.外来文件由医院办公室负责签收、登记，并按照文件内容和性质及时分发给相关科室、部门，各科室、部门在处理完毕后将文件移交综合档案室归档。（二）档案整理1.综合档案室对接收的档案进行整理，按照档案分类方案进行分类、组卷。2.文书档案应按照文件的形成时间顺序排列，同一事由的文件应集中排列在一起。文件材料应齐全完整，破损或褪色的应进行修补或复制，字迹模糊或易退变的应进行字迹处理。3.医疗档案应按照病历书写规范和要求进行整理，确保病历资料的完整性和准确性。病历首页应放在病历的最前面，各种检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录等应按照时间顺序依次排列。4.科研档案应按照科研项目的研究进程进行整理，将项目申报书、任务书、开题报告、研究过程记录、实验数据、成果鉴定材料、论文发表及专利申请等文件材料分类归档。5.教学档案应按照教学活动的不同类别进行整理，如教学计划、教案、教学课件、学生实习资料等应分别整理成册，并标注相应的教学年度和学期。6.人事档案应按照人事档案管理规定进行整理，对员工的各类档案材料进行分类、排序、编目，确保人事档案的规范有序。7.财务档案应按照会计档案管理办法进行整理，会计凭证应按月装订成册，账簿应按年度整理归档，报表应按年度和类别进行整理。8.设备档案应按照设备的购置、验收、安装调试、使用维护、报废等环节进行整理，将设备说明书、合同、发票、验收报告、维护记录等文件材料集中归档。9.基建档案应按照项目建设的不同阶段进行整理，将项目审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等文件材料分类整理，确保基建档案的系统性和完整性。五、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防虫灭鼠设备、档案密集架、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.档案库房应安装监控设备，24小时实时监控，确保档案库房的安全。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。（二）档案装具与排列1.档案应采用符合国家标准的档案装具进行存放，如档案盒、档案袋、档案密集架等。2.档案装具应按照档案分类编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.档案密集架应定期进行检查和维护，确保其运行正常，安全可靠。（三）档案保管期限划分1.根据国家有关规定和医院实际情况，确定各类档案的保管期限。档案保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限一般分为30年、10年。2.永久保管的档案主要包括医院的重要规章制度、年度综合计划与总结、涉及医院重大权益的合同协议、职工工资名册、会计档案中的年度财务报告等。3.保管期限为30年的档案主要包括医院的一般规章制度、中期发展规划、科研项目结题报告、会计档案中的会计凭证、账簿等。4.保管期限为10年的档案主要包括医院的短期工作计划与总结、一般性的会议记录、教学档案中的学生实习资料等。（四）档案定期检查与清点1.综合档案室应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性和安全性。2.在检查过程中，如发现档案有破损、霉变、褪色、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复或处理，确保档案的质量。3.定期对档案进行清点，核对档案的数量、编号、保管期限等信息，确保档案账实相符。发现问题应及时查明原因，并进行整改。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅重要档案或涉及机密、隐私的档案，需经医院分管领导批准。3.综合档案室应设立档案查阅登记簿，对查阅档案的人员、时间、档案名称、查阅内容等进行详细登记。4.档案一般不外借，如有特殊情况确需借阅的，应填写《档案借阅申请表》，经所在科室、部门负责人签字，医院分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。5.借阅档案人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、抽换档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。借阅期满后，应及时归还档案，办理归还手续。（二）档案信息开发与利用1.综合档案室应积极开展档案信息开发工作，通过编写档案参考资料、专题汇编、数据分析等方式，为医院的管理决策、医疗、教学、科研等工作提供参考依据。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和规律，为档案管理工作的改进和优化提供数据支持。3.鼓励医院员工积极利用档案资源，开展学术研究、撰写论文、总结经验等活动，充分发挥档案的价值。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定工作小组，由分管档案工作的领导担任组长，综合档案室负责人及相关业务科室的人员为成员。2.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应继续延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）档案销毁1.《档案销毁清册》应详细列出拟销毁档案的名称、编号、保管期限、数量等信息，经档案鉴定工作小组组长审核，医院分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由两人以上监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室、部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，确保电子文件的完整性和准确性。2.电子文件应采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，便于长期保存和查阅利用。3.对收集到的电子文件进行整理，按照档案分类方案进行分类、编号，并建立电子文件目录，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行数据备份。备份数据应异地存储，确保数据的安全性。2.建立电子档案存储管理制度，定期对存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保温湿度、电力供应等条件符合要求，防止因环境因素导致电子档案损坏。（三）电子档案的利用与安全管理