科协学会印章管理制度

科协学会印章管理制度一、总则（一）目的为加强科协学会印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护科协学会的正常工作秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于科协学会所有印章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等管理活动。（三）印章种类1.公章：代表科协学会的法定印章，用于正式文件、重要函件、合同协议、对外报表等的签署。2.法人章：代表法定代表人的印章，用于特定的财务票据、授权委托书等。3.财务专用章：用于财务结算、票据开具等财务相关事务。4.合同专用章：用于签订各类合同协议。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制印章时，由相关部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等，经部门负责人签字后，报秘书长审核，理事长批准。2.经批准后，由办公室统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家法律法规和有关规定，具备防伪功能。（二）启用1.新印章刻制完成后，办公室应及时办理印章启用手续。填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经秘书长审核，理事长批准。2.启用印章时，应在印章使用登记簿上进行登记，注明启用日期、印章名称、启用原因等。同时，应将新印章的印模留存一份，作为印章使用的依据。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。公章、法人章、财务专用章、合同专用章分别由专人负责保管，部门章由各部门指定专人保管。2.保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交他人保管或使用。（二）保管地点1.公章、法人章、财务专用章、合同专用章应存放在保险柜中，保险柜钥匙由保管人员随身携带，不得随意放置。2.部门章应存放在部门办公室的安全地点，由部门保管人员妥善保管。（三）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照印章使用规定，审核用印申请，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.认真登记印章使用情况，填写《印章使用登记簿》，详细记录用印日期、用印内容、用印部门、用印人等信息。4.定期对印章进行检查，发现印章有损坏或磨损情况，应及时报告办公室，办理更换手续。四、印章的使用（一）使用范围1.公章用于科协学会的正式文件、重要函件、合同协议、对外报表等的签署。2.法人章用于特定的财务票据、授权委托书等。3.财务专用章用于财务结算、票据开具等财务相关事务。4.合同专用章用于签订各类合同协议。5.部门章用于部门内部文件、通知等。（二）使用流程1.申请：用印部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等，经部门负责人签字后，报相关领导审批。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、函件等用印，由秘书长审批。重要文件、合同协议、对外报表等用印，由理事长审批。涉及财务、人事等重要事项的用印，由理事长审批，并报上级主管部门备案。3.用印：经审批同意后，用印申请人持《印章使用申请表》到印章保管人员处用印。保管人员应认真核对用印申请内容与审批意见是否一致，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上进行登记。4.留存：用印完毕后，用印申请人应将《印章使用申请表》留存一份，作为用印凭证。同时，应将用印文件的复印件留存一份，以备查阅。（三）使用要求1.严格按照审批后的用印申请内容用印，不得擅自扩大用印范围或更改用印内容。2.用印文件必须是合法、合规、有效的，不得在空白纸张、介绍信、合同协议等上加盖印章。3.用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。4.用印后应及时将印章归还原保管人员，不得随意放置或转借他人。五、印章的更换与废止（一）更换1.印章因磨损、损坏或其他原因需要更换时，由保管人员填写《印章更换申请表》，详细说明更换原因、印章名称、原印章启用日期等，经秘书长审核，理事长批准。2.经批准后，由办公室统一到公安机关指定的刻章单位进行更换。更换后的印章应及时办理启用手续，并在印章使用登记簿上进行登记。3.原印章废止后，应及时将其交回办公室封存保管，并在印章使用登记簿上注明废止日期。（二）废止1.因科协学会名称变更、机构撤销、业务调整等原因，需要废止印章时，由办公室填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、印章名称、启用日期等，经秘书长审核，理事长批准。2.经批准后，由办公室负责将废止印章交回公安机关指定的销毁单位进行销毁，并留存销毁证明。同时，应在印章使用登记簿上注明废止日期。3.废止印章的相关文件、资料等应妥善保管，以备查阅。六、印章的监督与检查（一）监督机制1.办公室负责对印章的管理和使用情况进行定期监督检查，确保印章管理规定的严格执行。2.设立举报电话和邮箱，接受全体员工对印章管理违规行为的举报。对举报属实的，将给予举报人适当奖励，并对违规责任人进行严肃处理。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管地点是否安全等。2.印章使用情况，包括用印申请是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。3.印章更换与废止情况，包括更换与废止手续是否齐全、印章销毁是否符合规定等。（三）检查频率1.办公室每月至少进行一次印章管理情况的检查，并形成检查报告。2.每年组织一次全面的印章管理专项检查，对发现的问题及时进行整改。七、违规处理（一）违规行为1.未经批准擅自刻制、使用印章。2.超越审批权限用印。3.在空白纸张、介绍信、合同协议等上加盖印章。4.擅自将印章交他人保管或使用。5.因保管不善导致印章被盗、丢失或损坏。6.其他违反印章管理规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。2.因违规行为给科协学会造成经济损失或不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则