erp相关管理制度

erp相关管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司ERP系统的使用与管理，确保系统安全、稳定、高效运行，提高公司管理水平和运营效率，实现信息的及时、准确传递与共享，为公司决策提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于各部门管理人员、业务人员、财务人员等。（三）基本原则1.合法性原则：ERP系统的使用与管理应符合国家法律法规及相关政策要求。2.安全性原则：确保系统数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失，采取必要的安全防护措施。3.准确性原则：录入系统的数据应真实、准确、完整，保证系统信息与实际业务一致。4.及时性原则：及时录入和更新系统数据，确保信息的时效性，以便为管理决策提供及时有效的支持。5.规范性原则：明确各岗位在ERP系统中的操作规范和流程，确保系统使用的标准化和规范化。二、职责分工（一）ERP管理小组1.由公司高层领导担任组长，各部门负责人为成员，负责统筹规划公司ERP系统的建设、应用与发展。2.定期召开会议，审议ERP系统相关的重大事项，如系统升级、功能调整、制度修订等。3.协调各部门之间在ERP系统使用过程中的工作关系，解决出现的问题和矛盾。（二）信息部门1.负责ERP系统的日常维护、技术支持和安全管理，确保系统的稳定运行。2.及时处理系统故障和技术问题，保障系统的正常使用。3.根据公司业务需求，对系统进行优化和升级，提高系统性能和功能。4.制定系统备份与恢复方案，定期进行数据备份，确保数据安全。（三）各部门1.部门负责人负责本部门ERP系统使用的组织和协调工作，确保本部门员工按照规定使用系统。审核本部门录入系统的数据，保证数据的准确性和完整性。配合信息部门完成系统的相关测试和优化工作，提出业务需求和改进建议。2.系统操作人员按照系统操作规范和流程，负责本岗位相关业务数据的录入、查询、修改等操作。及时反馈系统使用过程中出现的问题和异常情况。保守系统密码和数据信息，不得擅自将系统账号和密码提供给他人使用。三、系统操作规范（一）账号管理1.信息部门为每位员工创建唯一的ERP系统账号，并分配初始密码。员工首次登录系统后，应立即修改密码，设置强度较高的密码，包含字母、数字和特殊字符，且长度不少于规定位数。2.员工离职或岗位变动时，所在部门负责人应及时通知信息部门，信息部门在系统中进行账号停用或权限调整操作。3.严禁员工使用他人账号登录系统，如因工作需要借用他人账号，需经账号所有者和所在部门负责人同意，并在借用期间妥善保管账号信息，使用完毕后及时归还。（二）数据录入1.系统操作人员应在业务发生后及时录入相关数据，确保数据的及时性和准确性。录入的数据应与原始凭证、业务单据等保持一致，不得随意编造或篡改数据。2.对于重复或批量的数据录入，可使用系统提供的导入功能，但在导入前需仔细核对数据格式和内容，确保导入数据的准确性。3.在录入数据过程中，如发现错误或异常情况，应及时停止录入，并向所在部门负责人和信息部门报告，待问题解决后再进行录入操作。（三）数据查询与使用1.员工根据工作需要，经所在部门负责人授权后，可查询系统中的相关数据。查询的数据应仅用于内部工作使用，不得泄露给外部人员。2.在使用系统数据进行分析、统计或报表生成时，应确保数据的真实性和可靠性，不得对数据进行不当处理或歪曲解读。3.如需将系统数据提供给外部单位或个人，必须经过公司相关领导审批，并按照规定的程序和要求进行提供，确保数据安全和公司利益不受损害。（四）系统维护与升级1.信息部门应定期对ERP系统进行维护，包括检查系统运行状态、清理系统日志、优化系统性能等，确保系统的稳定运行。2.根据公司业务发展和管理需求，信息部门负责制定系统升级计划，并在升级前进行充分的测试和备份工作，确保升级过程顺利进行，不影响公司正常业务开展。3.在系统升级过程中，信息部门应及时向员工发布升级通知，说明升级内容、时间安排和注意事项等。员工应积极配合信息部门完成系统升级工作，在升级后及时检查系统功能是否正常。四、数据安全管理（一）数据备份1.信息部门应制定详细的数据备份策略，明确备份的时间间隔、存储介质和存储地点等。每天对系统数据进行全量备份，每周进行一次增量备份，并将备份数据存储在多种存储介质上，如磁带、硬盘等，同时异地存放一份备份数据，以防止数据丢失。2.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性和完整性。如发现备份数据存在问题，应及时采取措施进行修复或重新备份。（二）数据访问控制1.根据员工的工作职责和权限，设置不同的系统访问级别和权限，严格限制对敏感数据的访问。只有经过授权的人员才能访问特定的数据模块和功能。2.采用身份认证技术，如用户名和密码、数字证书等，确保登录系统的人员身份真实可靠。同时，定期更换系统密码，提高账号的安全性。3.对系统操作进行审计跟踪，记录所有用户的登录时间、操作内容和操作结果等信息，以便在出现问题时能够及时追溯和调查。（三）数据保密1.公司全体员工应严格遵守数据保密制度，对在ERP系统中涉及的公司商业秘密、客户信息、财务数据等予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.在与外部单位或个人进行数据交换时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保数据安全。3.如发现数据泄露事件，应立即采取措施进行处理，及时通知信息部门和相关领导，并配合进行调查和处理工作，追究相关人员的责任。五、培训与考核（一）培训1.信息部门应定期组织ERP系统培训，培训内容包括系统操作流程、功能应用、数据安全等方面，以提高员工的系统使用能力和水平。2.根据员工的岗位需求和业务特点，制定个性化的培训计划，确保培训内容具有针对性和实用性。培训方式可采用集中授课、在线学习、现场演示等多种形式。3.新员工入职后，应及时参加ERP系统基础培训，使其尽快熟悉系统操作流程和基本功能。对于系统升级或功能调整后，相关人员应参加针对性的培训，确保能够熟练掌握新的系统功能。（二）考核1.建立ERP系统使用考核机制，对员工的系统操作技能、数据录入准确性、系统应用效果等方面进行考核。考核结果作为员工绩效评估、岗位晋升、薪酬调整等的重要依据之一。2.定期对员工的ERP系统使用情况进行检查和评估，发现问题及时督促整改。对于违反系统操作规范和管理制度的行为，按照公司相关规定进行处理。3.鼓励员工积极学习和应用ERP系统，对于在系统使用过程中表现优秀、提出合理化建议并取得显著成效的员工，给予适当的奖励和表彰。六、问题处理与反馈（一）问题发现1.系统操作人员在使用ERP系统过程中，如发现系统故障、数据错误、功能异常等问题，应及时记录问题发生的时间、现象、操作步骤等详细信息，并向所在部门负责人和信息部门报告。2.各部门在日常工作中，如发现因ERP系统原因影响业务正常开展的情况，应及时向信息部门反馈，以便及时解决问题。（二）问题处理1.信息部门接到问题报告后，应及时对问题进行分析和诊断，确定问题的性质和严重程度，并制定相应的解决方案。对于一般性问题，应在规定时间内解决；对于较为复杂的问题，应组织相关技术人员进行研究和处理，确保问题得到妥善解决。2.在问题处理过程中，信息部门应及时向相关人员反馈处理进度和结果，如问题处理涉及多个部门，应协调各部门共同解决问题，确保问题处理的高效性和协同性。（三）反馈机制1.建立ERP系统问题反馈机制，定期收集员工对系统使用的意见和建议，包括系统功能优化、操作流程改进、用户体验提升等方面。2.信息部门对收集到的反馈信息进行整理和分析，对于合理的建议应及时