广告宣传品管理制度

广告宣传品管理制度总则目的为加强公司广告宣传品的管理，规范广告宣传品的设计、制作、发放、使用及回收等流程，确保广告宣传品的有效利用，提升公司品牌形象，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司广告宣传品管理相关的所有人员。基本原则1.合规性原则：广告宣传品的管理应符合国家法律法规及相关政策要求。2.计划性原则：广告宣传品的设计、制作和发放应根据公司业务需求和市场推广计划，有计划、有步骤地进行。3.节约性原则：在保证广告宣传效果的前提下，合理控制广告宣传品的成本，避免浪费。4.有效性原则：广告宣传品应能够准确传达公司品牌形象和产品信息，有效吸引目标客户，促进业务发展。管理职责市场部1.负责制定年度广告宣传品的总体计划，明确各类广告宣传品的需求数量、规格、设计要求等。2.组织广告宣传品的设计、制作招标工作，选择合适的供应商，并签订制作合同。3.对广告宣传品的制作过程进行监督，确保制作质量和进度符合要求。4.负责广告宣传品的验收工作，对验收合格的广告宣传品进行入库管理。5.根据公司业务需求和各部门申请，负责广告宣传品的发放工作，并做好发放记录。6.定期对广告宣传品的使用效果进行评估，收集反馈意见，为后续广告宣传品的管理提供参考依据。行政部1.协助市场部制定广告宣传品的总体计划，并根据实际情况提出合理建议。2.负责广告宣传品仓库的日常管理，包括物资的出入库登记、存储保管等，确保广告宣传品的安全和完整。3.按照市场部的要求，对广告宣传品进行分类存放，并建立详细的库存台账。4.负责广告宣传品的运输、配送等后勤保障工作，确保广告宣传品及时、准确地送达使用部门或客户手中。各使用部门1.根据本部门业务需求，提前向市场部提交广告宣传品使用申请，注明所需广告宣传品的种类、数量、用途等信息。2.负责本部门领用广告宣传品的使用管理，确保广告宣传品的合理使用，避免浪费和丢失。3.定期对本部门使用的广告宣传品进行盘点，并将盘点结果反馈给市场部。4.配合市场部做好广告宣传品使用效果的评估工作，及时提供相关反馈意见。广告宣传品的设计与制作设计要求1.广告宣传品的设计应符合公司品牌形象和企业文化，突出公司核心价值观和产品特点。2.设计风格应简洁明了、富有创意，能够吸引目标客户的注意力，便于识别和记忆。3.广告宣传品上的文字内容应准确无误、排版合理，避免出现错别字、语病等问题。4.设计稿应提供多种尺寸和格式，以满足不同场景和渠道的使用需求。制作流程1.需求提报：市场部根据年度广告宣传品计划和业务需求，填写《广告宣传品制作申请表》，详细说明广告宣传品的名称、规格、数量、用途、设计要求等信息，提交部门负责人审核。2.审核批准：部门负责人对《广告宣传品制作申请表》进行审核，审核通过后提交分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，审批通过后方可进入制作环节。3.设计招标：市场部根据审批通过的《广告宣传品制作申请表》，组织广告宣传品的设计招标工作。选择至少三家具有相关经验和资质的设计公司或供应商，向其发送设计需求文件，要求其在规定时间内提交设计方案。4.方案评审：市场部组织相关部门人员对各设计公司或供应商提交的设计方案进行评审。评审内容包括设计风格、创意表现、文字内容、色彩搭配、制作成本等方面。根据评审结果，选择最佳设计方案，并与设计公司或供应商签订设计合同。5.制作执行：设计公司或供应商根据设计合同和确定的设计方案，进行广告宣传品的制作。市场部安排专人对制作过程进行监督，确保制作质量和进度符合要求。制作过程中如发现问题或需要变更设计方案，应及时与设计公司或供应商沟通协调，并报分管领导审批。6.验收交付：广告宣传品制作完成后，市场部组织相关部门人员进行验收。验收内容包括广告宣传品的材质、规格、尺寸、颜色、文字内容、制作工艺等方面。验收合格后，由行政部负责将广告宣传品入库保管，并办理入库手续。广告宣传品的发放与使用发放流程1.申请领用：各使用部门根据业务需求，填写《广告宣传品领用申请表》，注明所需广告宣传品的种类、数量、用途等信息，提交部门负责人审核。2.审核批准：部门负责人对《广告宣传品领用申请表》进行审核，审核通过后提交分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，审批通过后方可发放。3.发放登记：行政部根据审批通过的《广告宣传品领用申请表》，从仓库中领取相应的广告宣传品，并做好发放登记工作。发放登记内容包括领用部门、领用人、领用时间、广告宣传品名称、规格、数量等信息。4.签字确认：领用人在领取广告宣传品时，应在发放登记表上签字确认，确保领取的广告宣传品数量和质量无误。使用规范1.各使用部门应按照申请用途合理使用广告宣传品，不得擅自改变其用途或挪作他用。2.在使用广告宣传品时，应注意保持其整洁、完好，避免损坏或丢失。如发现广告宣传品有损坏或丢失情况，应及时向市场部报告。3.广告宣传品的发放应严格按照审批后的数量进行，不得超量发放。如有特殊情况需要增加发放数量，应重新提交申请，经审批后再行发放。4.严禁将公司广告宣传品用于个人目的或私自对外出售、赠送。广告宣传品的库存管理仓库管理1.行政部应设立专门的广告宣传品仓库，安排专人负责仓库的日常管理工作。2.仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保广告宣传品的存储环境安全。3.广告宣传品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立详细的库存台账。库存台账应记录广告宣传品的入库时间、数量、来源、领用情况等信息。4.定期对广告宣传品进行盘点，确保账实相符。盘点结果应及时上报市场部和财务部门。库存盘点1.行政部应每月对广告宣传品进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点工作应做到全面、准确、无遗漏。2.盘点时，应根据库存台账逐一核对广告宣传品的实物数量、规格、型号等信息，如发现账实不符情况，应及时查明原因，并填写《广告宣传品盘盈盘亏表》。3.《广告宣传品盘盈盘亏表》应详细记录盘盈盘亏的广告宣传品名称、规格、数量、原因等信息，经部门负责人审核后报市场部和财务部门。4.市场部和财务部门根据《广告宣传品盘盈盘亏表》进行分析和处理。如因管理不善导致盘亏的，应追究相关责任人的责任；如因其他原因导致盘盈的，应及时调整库存台账。广告宣传品的回收与销毁回收规定1.对于已发放的广告宣传品，如因业务结束、活动终止等原因不再使用的，使用部门应及时将其回收，并交回行政部仓库。2.回收的广告宣传品应保持完好无损，如有损坏或缺失情况，应在回收时注明原因。3.行政部对回收的广告宣传品进行清点和核实后，办理入库手续。销毁流程1.对于库存积压、过期失效、损坏无法使用等不需要保留的广告宣传品，由行政部定期清理，并填写《广告宣传品销毁申请表》。2.《广告宣传品销毁申请表》应详细说明拟销毁广告宣传品的名称、规格、数量、销毁原因等信息，提交部门负责人审核。3.部门负责人对《广告宣传品销毁申请表》进行审核，审核通过后提交分管领导审批。分管领导根据公司实际情况进行审批，审批通过后方可进行销毁。4.行政部组织专人对审批通过的广告宣传品进行销毁。销毁方式可根据广告宣传品的材质和数量选择合适的方法，如粉碎、焚烧等，确保广告宣传品的信息无法恢复。5.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《广告宣传品销毁记录》。《广告宣传品销毁记录》应记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。6.销毁工作完成后，行政部将《广告宣传品销毁申请表》、《广告宣传品销毁记录》等相关资料存档保存。监督与考核监督检查1.市场部定期对各部门广告宣传品的使用情况进行监督检查，检查内容包括广告宣传品的使用是否符合规定、是否存在浪费或丢失情况等。2.行政部负责对广告宣传品仓库的管理情况进行监督检查，确保仓库管理规范、账实相符。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，市场部和行政部对整改情况进行复查。考核机制1.将广告宣传品管理工作纳入各部门绩效考核体系，对广告宣传品管理工作表现优秀