it供应商管理制度

it供应商管理制度一、总则（一）目的为加强公司IT供应商管理，规范IT采购行为，确保所采购的IT产品和服务符合公司需求，保障公司信息系统的稳定运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有IT相关产品及服务的供应商选择、评估、采购、合同管理、售后服务等环节。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评估和采购过程中，遵循公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量IT产品和服务的供应商，以满足公司业务需求和信息系统稳定运行的要求。3.成本效益原则：在保证产品和服务质量的前提下，综合考虑成本因素，追求成本效益的最大化。4.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商选择（一）供应商信息收集1.市场调研：定期开展IT产品和服务市场调研，收集潜在供应商的信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品和服务特点、价格水平、市场口碑等。2.行业推荐：向同行业企业、专业机构、行业协会等咨询，获取他们推荐的优质IT供应商信息。3.网络搜索：利用互联网搜索引擎、专业网站、行业论坛等渠道，查找符合公司需求的IT供应商。4.内部推荐：鼓励公司员工推荐熟悉的、信誉良好的IT供应商。（二）供应商筛选1.初步筛选：根据收集到的供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选，排除不符合公司基本要求的供应商，如经营范围不符、信誉不佳等。2.资质审核：对通过初步筛选的供应商进行资质审核，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关产品的生产许可证或经营许可证、质量管理体系认证、售后服务承诺等证明文件。3.实地考察：对于重要的IT产品和服务供应商，安排实地考察，了解其生产经营状况、技术实力、管理水平、售后服务能力等实际情况。实地考察可包括参观生产车间、办公场所、技术研发部门等，与供应商管理人员、技术人员、售后服务人员等进行交流沟通。（三）供应商选择决策1.组建评估小组：由采购部门、技术部门、使用部门等相关人员组成供应商评估小组，负责对供应商进行综合评估和选择决策。2.评估指标设定：根据公司需求和采购项目特点，设定供应商评估指标，包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、技术支持、信誉口碑等方面。3.评估打分：评估小组按照设定的评估指标，对各候选供应商进行打分，计算综合得分。评估打分可采用百分制，各项指标权重根据其重要程度确定。4.选择决策：根据评估小组的综合得分，选择得分最高的供应商作为中标供应商。如出现得分相同的情况，可进一步比较各供应商在关键指标上的表现，或组织相关人员进行讨论，最终确定中标供应商。三、供应商评估（一）定期评估1.评估周期：每年对已合作的IT供应商进行一次定期评估。2.评估内容：包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、技术支持、信誉口碑等方面。具体评估指标和权重可根据公司实际情况和采购项目特点进行调整。3.评估方式：问卷调查：向公司内部使用部门发放问卷，了解他们对供应商产品和服务的满意度。数据分析：收集供应商的交货记录、质量检验报告、售后服务记录等数据，进行分析评估。现场考察：对供应商进行不定期的现场考察，检查其生产经营状况、技术实力、管理水平、售后服务能力等是否发生变化。沟通交流：与供应商进行沟通交流，了解其业务发展情况、对公司合作的看法和建议等。（二）动态评估1.实时监控：在日常采购过程中，对供应商的产品质量、交货期、售后服务等情况进行实时监控，发现问题及时记录并反馈。2.紧急评估：当出现重大质量问题、交货延迟、售后服务纠纷等紧急情况时，立即对相关供应商进行紧急评估，采取相应的措施，如暂停采购、要求整改、追究责任等。（三）评估结果应用1.分类管理：根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三类。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于合格供应商，要求其持续改进，保持良好的合作状态；对于不合格供应商，及时终止合作，并在公司内部进行通报。2.采购决策参考：评估结果作为后续采购决策的重要参考依据。在选择供应商时，优先考虑优秀供应商；对于合格供应商，在采购价格、交货期等方面可根据实际情况进行适当调整；对于不合格供应商，原则上不再与其合作。3.供应商改进：向供应商反馈评估结果，要求其针对存在的问题进行整改。对于连续多次评估结果不佳的供应商，可与其进行沟通，提出改进要求和期限，如仍无明显改进，终止合作关系。四、采购管理（一）采购计划制定1.需求分析：由使用部门根据公司业务发展需求，提出IT产品和服务的采购需求，包括产品规格、数量、质量要求、交货期等。2.采购计划编制：采购部门根据使用部门的采购需求，结合公司库存情况、预算安排等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、预计交货期等内容。3.审批流程：采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大采购项目，还需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（二）采购订单下达1.采购合同签订：采购计划批准后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.采购订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单，并发送给供应商。采购订单应包含采购合同的主要条款，以及订单编号、下达日期、交货地点等信息。3.订单跟踪：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。如发现问题，及时采取措施解决，如要求供应商加快生产进度、调整交货期、更换产品等。（三）采购验收1.验收标准制定：采购部门会同使用部门、技术部门等相关人员，根据采购合同和产品质量标准，制定采购验收标准。验收标准应明确产品的规格、型号、数量、质量要求、性能指标、外观等方面的验收内容和方法。2.验收实施：采购产品到货后，由采购部门组织使用部门、技术部门等相关人员进行验收。验收人员按照验收标准对产品进行检验，检查产品的数量、质量、规格型号等是否符合要求。对于重要的IT产品，可委托专业检测机构进行检测。3.验收报告出具：验收合格后，验收人员出具验收报告，签字确认。验收报告应包含采购项目名称、供应商名称、产品规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。如验收不合格，应详细记录不合格情况，并要求供应商限期整改或退换货。五、合同管理（一）合同签订1.合同起草：采购部门负责起草采购合同，合同条款应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保公司利益得到保障。2.合同审核：采购合同起草完成后，由法务部门、财务部门等相关人员进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、风险防范等方面。3.合同签订：经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章或合同专用章，并妥善保管。（二）合同执行1.合同交底：采购部门将签订的采购合同副本分发给使用部门、财务部门等相关人员，进行合同交底，明确各方的职责和义务。2.合同跟踪：采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同各项条款得到有效执行。如发现问题，及时采取措施解决，如要求供应商履行合同义务、追究违约责任等。3.合同变更：如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，并按照合同签订流程进行审核和签订。（三）合同终止1.合同期满终止：采购合同期满后，如双方不再续签合同，合同自动终止。2.提前终止：在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除合同情形，双方可协商提前终止合同。提前终止合同应签订书面协议，明确双方的权利和义务，以及终止后的善后事宜。3.合同终止后的处理：合同终止后，采购部门应及时清理合同文件，对已履行的部分进行总结评估，对未履行的部分进行妥善处理。如涉及款项结算、货物退换等问题，按照合同约定和相关法律法规进行处理。六、售后服务管理（一）售后服务要求1.服务承诺：供应商应在采购合同中明确承诺提供优质的售后服务，包括产品维修、保养、升级、技术支持等方面的服务内容和期限。2.响应时间：对于公司提出的售后服务需求，供应商应在规定的时间内做出响应。一般情况下，紧急问题应在[X]小时内响应，非紧急问题应在[X]个工作日内响应。3.解决时间：供应商应在承诺的时间内解决公司提出的售后服务问题。对于简单问题，应在[X]个工作日内解决；对于复杂问题，应根据实际情况制定解决方案，并及时向公司反馈进展情况。（二）售后服务监督1.建立档案：采购部门建立供应商售后服务档案，记录供应商的售后服务情况，包括服务请求、响应时间、解决时间、服务质量评价等信息。2.定期回访：采购部门定期对公司内部使用部门进行回访，了解他们对供应商售后服务的满意度，收集反馈意见和建议。3.投诉处理：对于公司内部使用部门提出的供应商售后服务投诉，采购部门应及时受理，并协调供应商进行处理。投诉处理结果应及时反馈给使用部门，并记录在售后服务档案中。（三）售后服务考核1.考核指标设定：根据售后服务要求，设定供应商售后服务考核指标，包括响应时间、解决时间、服务质量、客户满意度等方面。2.考核方式：采购部门定期对供应商的售后服务情况进行考核，考核方式可采用数据分析、问卷调查、现场检查等多种方式相结合。3.考核结果应用：根据考核结果，对供应商的售后服务进行评价。对于售后服务表现优秀的供应商，给予表扬和奖励；对于售后服务表现不佳的供应商，要求其限期整改，如仍无明显改进，可采取扣减货款、暂停合作等措施。七、供应商关系管理（一）沟通机制建立1.定期沟通会议：采购部门定期组织与供应商的沟通会议，会议频率根据实际情况确定，一般为每季度或半年一次。沟通会议的主要内容包括总结上一阶段的合作情况、讨论解决合作中存在的问题、交流行业动态和技术发展趋势、协商下一阶段的合作计划等。2.日常沟通渠道：建立采购部门与供应商之间的日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等。双方应保持密切联系，及时沟通合作中的相关事宜，确保信息传递的及时、准确和顺畅。3.高层沟通：对于重要的供应商或重大采购项目，公司高层领导可与供应商高层进行沟通交流，加强双方的战略合作关系，促进合作的深入开展。（二）合作关系维护1.合作成果共享：与供应商分享公司的业务发展规划、技术创新成果等信息，让供应商更好地了解公司需求，为公司提供更符合要求的产品和服务。同时，也关注供应商的业务发展动态，寻求双方合作的新机会和增长点。2.培训与支持：根据供应商的需求，为其提供相关的培训和技术支持，帮助供应商提升产品质量和服务水平。例如，组织供应商参加公司内部的技术培训课程、提供产品使用指南和技术文档等。3.合作纠纷处理：在合作过程中，如发生纠纷，应及时采取措施进行处理。首先，双方应通过友好协商解决纠纷；如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，如仲裁或诉讼等，依法解决纠纷。在处理纠纷过程中，应注重维护双方的合作关系，尽量减少对公司业务的影响。（三）战略合作拓展1.共同研发创新：对于具有战略意义的采购项目，与供应商开展共同研发创新合作，共同投入资源，开发新产品、新技术，满足公司未来业务发展的需求。通过共同研发创新，提高双方的技术实力和市场竞争力，实现互利共赢。2.供应链协同优化：与供应商建立供应链协同机制，优化供应链流程，提高供应链的效率和灵活性