合同管理制度

合同管理制度第一章总则第一条为加强单位的合同管理，规范合同法律行为，防范与控制合同风险，有效维护单位的合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于单位对外签订与本单位经济活动有关的合同的订立、履行、变更及纠纷处理等。第三条制定依据：（一）《中华人民共和国合同法》；（二）《行政事业单位内部控制规范（试行）》。第二章岗位设置与职责第四条合同管理实行归口管理、分工负责制。第五条办公室作为合同的归口管理部门，其主要职责：（一）负责确定合同业务的程序和要求；（二）参与重大合同的起草、谈判、审查和订立；（三）管理合同专用章；（四）参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；（五）对合同进行登记和归档；（六）定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应控制措施，促进合同的有效履行。第六条各业务部门作为经济活动的承办部门，按照职能分工在其职能范围内承办相关合同业务。监察室负责对合同订立、履行进行纪检监察。第七条建立各部门与办公室的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。第三章合同的订立第八条合同订立包括合同调查、谈判、拟订、审核、签署等环节。第九条合同签订必须遵守国家的法律、政策及有关规定，接受财政和审计监督；必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿和性价比择优签约”的原则。第十条合同订立前，办公室负责组织涉及各部门联合进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括组织机构代码证是否有效、拟签合同内容是否在对方的经营范围之内，对方是否具有履约能力。（一）审查合同对方的身份证件、法人登记证件、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。（二）获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化。（三）对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估、分析其合同履行能力。（四）与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商部门沟通，了解其生产经营、商业荣誉、履行能力等情况。第十一条合同的订立要根据实际情况选择恰当的洽谈方式，超过一定数额的物资采购项目和建设项目要在纪检部门的监督下，严格按照招标程序进行公开招标。第十二条合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。（一）对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。（二）合同文本由办公室起草，由主管领导审核后报一把手批准；重大合同或法律关系复杂的合同应当由法律顾问参与起草；各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。（三）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当认真审查，并根据实际情况进行适当修改。（四）合同有合同标准文本的必须使用标准文本，没有标准文本的要做到：条款不漏项；标的额度计算准确、标的物表达清楚；质量有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包装物和结算方式明确；文字表达严谨，不使用模棱两可或含混不清的词语；违约责任及违约金（或赔偿金）的计算方法准确。（五）由签约对方起草合同，各部门应当认真审查，确保合同内容准确反映单位诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他事项约定”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。（六）合同文本须报经有关部门或财政部门审查或备案，应当履行相应的程序。第十三条合同文本拟定完成后，应当对合同文本进行严格的审查批准。（一）审核人员应对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合单位的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条件是否明确等。（二）建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，有党组会进行审核，各部门认真履行职能。办公室主要审查违约责任、争议管辖权等实质性条款是否合法、完整、明确、具体，文字表达是否无歧义；部门对质量条款、技术要求等内容进行技术审查。（三）认真分析研究，慎重对待审核意见，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。（四）审查人员应当对做出的审查结果负责第十四条对于经审核同意签订的合同，应当与对方当事人正式签署合同，并加盖单位公章。（一）严格划分各类合同的签署权限，对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授权的代表人签名并加盖名章和单位公章；严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。法人委托人必须对本单位负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无对外签约权。授权签署合同的，应当签署授权委托书，并与合同正本同时保存。应要求相关部门和工作人员按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同，严禁超越权限签署合同。（二）严格合同专用章保管制度。合同经编号、审批及单位法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖单位合同专用章。只有符合合同管理程序的合同文本才能加盖合同印章。合同专用章必须由专人保管，保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防他人滥用。如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告单位负责人并采取妥善措施，向公安机关报案或登记声明作废等，以最大限度的消除可能带来的负面影响。（三）采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书。（四）按照国家有关法律法规等规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，单位应按规定办理相关手续。第四章合同的履行第十五条对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取相应的措施。（一）在合同履行过程中要明确相关责任人，落实合同执行责任。（二）强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收，全面执行本单位义务，督促对方积极执行合同，确保合同全面有效履行。（三）合同履行过程中，因对方或本单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取对应的措施，一旦发现有违约可能或违约行为，应当及时提示风险，并立即采取相应措施将合同损失降到最低。第十六条合同生效后，应当严格履行合同，建立合同履行监督审查制度，对合同履行中签订补充合同或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。（一）对合同没有约定或约定不明确的内容，通过双方协商一致对原有的合同进行补充；无法达成补充协议的，按照国家有关法规、合同有关条款或者交易习惯确定。对显失平衡、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致单位利益受损的合同，合同归口管理部门应按照程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。合同变更和解除应当采用书面形式，严禁在原合同文本上涂改、添加，变更后的合同视为新合同，须履行相应的合同管理程序。（二）对方当事人提出终止、解除合同的，造成单位经济损失的，应向对方当事人书面提出索赔。第十七条财会部门要根据合同条款的约定对资金结算申请进行审查，严把结算关。合同归口管理部门可以建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间向财会部门进行资金结算提示。合同承办人员应当及时收集凭证资料，经适当审批后在规定时间内提交财会部门办理结算。办公室对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核，审核完毕后办理结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门应当在付款前向单位有关负责人报告。办公室根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，并定期与保障部所管理的合同管理信息系统核对，确保按合同约定及时结算相关价款。第五章合同的登记归档第十八条建立合同登记归档管理制度，加强对合同的登记、归档和保管。（一）办公室应当加强对合同登记的管理，充分利用信息技术手段，可以建立合同管理的信息系统，定期对合同进行统计和分类。详细登记合同的订立、履行、结算、补充和变更、解除等情况，合同终结及时办理销号和归档手续，实行对合同的全过程管理。（二）建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本的遗失，规范合同控制工作人员的责任，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等相关要求。（三）加强合同信息安全