行政办公设备使用管理规范​

行政办公设备使用管理规范​

行政办公设备使用管理规范一、总则（一）目的为加强本高端宾馆行政办公设备的有效管理，确保办公设备的正常使用，提高办公效率，降低设备故障率，保障宾馆行政工作的顺利开展，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于宾馆内所有行政办公区域所使用的各类办公设备，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪、碎纸机、办公桌椅、文件柜等设备设施。（三）管理原则1.统一管理：行政办公设备由宾馆行政部门进行统一管理，负责设备的采购、调配、维护、报废等相关事宜。2.责任到人：每台办公设备明确责任人，责任人对设备的日常使用、保管和维护负责，确保设备的正常运行。3.高效使用：在满足工作需求的前提下，合理安排设备使用，提高设备的使用效率，避免资源浪费。4.安全第一：使用办公设备时必须遵循安全操作规程，确保人员和设备的安全。二、设备采购管理（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写《行政办公设备采购需求申请表》，详细说明所需设备的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.部门负责人对申请进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字提交至行政部门。（二）采购评估1.行政部门收到需求申请后，对申请进行汇总分析。对于一般性办公设备，依据宾馆的采购标准和预算进行评估；对于特殊或大额办公设备采购，组织相关部门及专业人员进行可行性评估。2.评估内容包括设备的性能、质量、价格、售后服务、与现有系统的兼容性等方面，确保采购的设备能够满足宾馆行政工作的实际需求。（三）供应商选择1.行政部门建立合格供应商名录，定期对供应商进行评估和更新。采购时，优先从合格供应商中选择合适的供应商进行采购。2.通过招标、询价、竞争性谈判等方式，与供应商进行商务洽谈，争取最优惠的采购价格和服务条款。在确保设备质量的前提下，选择性价比最高的供应商。（四）采购实施1.确定供应商后，行政部门与供应商签订正式的采购合同，明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同需经宾馆法务部门审核通过后，方可签订。合同签订后，行政部门负责跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。（五）验收管理1.设备到货后，行政部门组织使用部门、技术人员等相关人员共同进行验收。验收内容包括设备的型号、规格、数量、外观、质量、技术性能等方面。2.验收人员需仔细核对设备的实物与采购合同、发货清单是否一致，并进行设备的开机调试，检查设备是否能够正常运行。对于需要安装的设备，监督供应商完成安装调试工作，并进行验收。3.验收合格后，验收人员在《行政办公设备验收单》上签字确认。如发现设备存在质量问题或与合同约定不符的情况，及时与供应商沟通，要求供应商采取更换、整改等措施，直至验收合格。三、设备登记与调配管理（一）设备登记1.行政部门在设备验收合格后，对每台办公设备进行详细的登记，建立《行政办公设备台账》。台账内容包括设备编号、设备名称、规格型号、采购日期、采购价格、供应商、使用部门、使用人、存放地点等信息。2.为每台办公设备粘贴设备编号标识，确保设备编号清晰、唯一，便于设备的识别和管理。同时，将设备相关资料（如说明书、保修卡、发票复印件等）进行整理归档，以备查阅。（二）设备调配1.因工作需要，各部门之间需进行办公设备调配时，由需求部门填写《行政办公设备调配申请表》，注明设备名称、编号、原使用部门、拟调配至的部门及调配原因等信息。2.原使用部门和需求部门负责人签字确认后，提交至行政部门审批。行政部门根据设备的使用情况和各部门的实际需求进行审核，如审核通过，办理设备调配手续。3.行政部门在《行政办公设备台账》上更新设备的使用部门和使用人信息，并通知相关部门进行设备的交接。交接时，双方需对设备的外观、性能等进行检查确认，并在《行政办公设备交接单》上签字。四、设备使用管理（一）使用培训1.新设备采购到位后，行政部门组织设备供应商或专业技术人员对使用人员进行操作培训。培训内容包括设备的基本原理、操作方法、日常维护保养知识、常见故障排除等方面。2.使用人员应认真参加培训，掌握设备的正确使用方法和注意事项。培训结束后，使用人员需在《行政办公设备使用培训记录》上签字确认。对于操作较为复杂的设备，行政部门应制定详细的操作手册，发放给使用人员，供其随时查阅。（二）使用规范1.使用人员应严格按照设备的使用说明书和操作规程进行操作，不得擅自更改设备的参数设置，严禁违规操作。在使用过程中，如发现设备异常，应立即停止使用，并及时报告行政部门或专业维修人员，不得自行拆卸或维修设备。2.办公设备仅供宾馆行政办公使用，严禁将设备用于私人用途。使用人员不得在设备上安装未经许可的软件，不得随意删除设备上的系统文件和数据，确保设备的信息安全。3.为保证设备的正常运行，使用人员应保持设备的清洁卫生，定期对设备进行擦拭和清理。对于计算机等设备，应避免在设备周围放置液体、杂物等，防止因异物进入设备导致故障。4.使用人员离开办公区域时，应及时关闭办公设备的电源，避免设备长时间待机浪费能源。对于共享设备，使用完毕后应及时归还至指定存放地点，保持设备摆放整齐。（三）使用登记1.对于部分贵重或使用频率较高的办公设备，如复印机、投影仪等，行政部门应建立《行政办公设备使用登记本》。使用人员在使用设备前，需在登记本上填写设备名称、使用日期、使用时间、使用人、使用内容等信息。2.设备使用登记的目的是便于统计设备的使用情况，合理安排设备的维护保养计划，同时也可以追溯设备的使用历史，发现问题及时处理。行政部门定期对使用登记情况进行检查和统计分析。五、设备维护与保养管理（一）日常维护1.设备责任人负责设备的日常维护保养工作，按照设备的使用说明书和维护保养手册的要求，定期对设备进行清洁、润滑、紧固、检查等维护操作。2.日常维护内容包括设备外观的清洁、按键和接口的检查、设备运行状态的监测等。如发现设备有灰尘、污渍等，应及时用干净的软布进行擦拭；对于设备的可移动部件，如打印机的墨盒、硒鼓等，应定期检查并按照要求进行更换。3.使用人员在每次使用设备前后，应对设备进行简单的检查，如设备是否能够正常开机、各项功能是否正常等。如发现问题，应及时记录并报告行政部门。（二）定期保养1.行政部门根据设备的使用情况和使用寿命，制定《行政办公设备定期保养计划》，明确设备的保养周期、保养内容和保养责任人。定期保养工作可由设备供应商的售后服务人员、专业维修人员或宾馆内部技术人员进行。2.定期保养内容包括设备的全面清洁、内部部件的检查与维护、性能检测与调试等。例如，对于计算机设备，定期进行硬盘碎片整理、系统软件更新、硬件灰尘清理等保养工作；对于打印机设备，定期进行打印头清洗、墨盒校准、纸张通道清理等保养工作。3.在每次定期保养工作完成后，保养人员需填写《行政办公设备保养记录》，详细记录保养的日期、保养内容、更换的零部件等信息。行政部门对保养记录进行归档保存，作为设备维护管理的重要依据。（三）故障维修1.当办公设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报告，填写《行政办公设备故障报告表》，详细描述故障现象、出现故障的时间、设备的使用情况等信息。2.行政部门接到故障报告后，根据设备的故障情况，安排专业维修人员进行维修。对于一般性故障，维修人员应在规定的时间内到达现场进行维修；对于较为复杂的故障，维修人员应及时与设备供应商或专业技术支持人员沟通，共同制定维修方案。3.在维修过程中，维修人员应详细记录故障原因、维修方法、更换的零部件等信息，填写《行政办公设备维修记录》。维修完成后，维修人员需对设备进行测试，确保设备恢复正常运行。使用人员对维修后的设备进行验收，验收合格后在维修记录上签字确认。4.对于因设备老化、损坏严重等原因无法修复或维修成本过高的设备，行政部门组织相关人员进行评估，如确认设备已无法正常使用且无维修价值，按照设备报废流程进行处理。六、设备报废管理（一）报废申请1.当办公设备符合以下条件之一时，可申请报废：-已超过规定的使用年限，且设备技术性能严重下降，无法满足工作需要，维修后仍不能正常使用的；-因意外事故或自然灾害等原因导致设备严重损坏，无法修复或修复成本过高的；-设备的技术性能落后，能耗高，效率低，已被市场淘汰，且无使用价值的；-其他原因导致设备无法正常使用且无维修价值的。2.设备使用部门填写《行政办公设备报废申请表》，详细说明设备名称、编号、规格型号、购置日期、报废原因等信息，并附上设备的相关照片或维修记录等证明材料。部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）报废鉴定1.行政部门收到报废申请后，组织相关技术人员、财务人员等组成报废鉴定小组，对申请报废的设备进行技术鉴定和经济评估。2.鉴定小组根据设备的实际情况，对设备的技术性能、损坏程度、维修成本、市场价值等进行综合评估，判断设备是否符合报废条件。如鉴定小组认为设备不符合报废条件，应提出相应的处理建议，如继续维修使用、进行设备改造等。（三）报废审批1.经报废鉴定小组鉴定符合报废条件的设备，行政部门将《行政办公设备报废申请表》及鉴定报告提交至宾馆主管领导进行审批。主管领导根据设备的实际情况和宾馆的财务状况进行审批。2.对于价值较高或批量报废的办公设备，需经宾馆总经理办公会讨论通过后，方可进行报废处理。审批通过后，行政部门按照相关规定办理设备报废手续。（四）报废处理1.行政部门对已批准报废的设备进行登记造册，注明设备的报废日期、报废方式等信息。对于有一定价值的报废设备，可通过公开拍卖、变卖等方式进行处置，处置收入按照宾馆财务制度的规定进行管理。2.对于涉及国家机密或敏感信息的办公设备，如计算机、存储设备等，在报废处理前，必须对设备中的数据进行彻底清除或销毁，防止信息泄露。报废设备的处置过程需进行记录，并存档备查。3.完成设备报废处理后，行政部门在《行政办公设备台账》上注销报废设备的信息，确保台账数据的准确性和及时性。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对各部门办公设备的使用、维护、保养等情况进行监督检查。检查内容包括设备的日常使用记录、维护保养记录、设备的运行状态、设备的存放环境等方面。2.监督检查可采取现场检查、查阅记录、询问使用人员等方式进行。对于检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.将办公设备的管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系。考核指标包括设备的完好率、设备的使用效率、设备的维护保养情况、设备的报废率等方面。2.对于在办公设备管理工作中表现优秀的部门和个人，给予一定的奖励，如表彰、绩效加分、物质奖励等；对于因管理不善导致设