集团公司公文管理制度

集团公司公文管理制度

未经许可禁止外传

公文管理制度

编制：集团人事行政中心日期：_2022年月

鞭SM

批隹：日期：

制度管理手册

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发布日期：2022年月日生效日期：2022年月日

目录

一、总则.......................3-2

二、职责.......................2

三、公文种类....................2・3

四、公文格式....................3・6

五、行文规则.....................6

六、公文办理...................

七、公文立卷、归档和销毁..............12

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八、附表.....................

1、广东***投资集团有限公司呈批件

2、xxxxxxxxx有限公司呈批件

3、广东***投资集团有限公司拟稿发文审批表

4、广东***投资集团有限公司传真件

5、广东***投资集团有限公司收文处理专用纸

6、广东***投资集团有限公司内部文件传阅单

7、广东***投资集团有限公司公文收件登记表

8、广东***投资集团有限公司会议记要模板

9、广东***投资集团有限公司发文模板（内部行文）

10、广东***投资集团有限公司发文模板（对外行文）

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公文管理制度

第一节总则

1、为使集团公司及各下属子公司公文（以下简称“公文”）处

理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效

率，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制定

本制度。

2、合用范围：本制度合用于集团公司及各下属子公司、部门。

3、集团公司人事行政中心是公文处理工作的管理机构，主管并

负责指导集团公司各部门及各下属子公司的公文处理工作。

4、公文的定义：

（1）公文一指在集团公司在经营管理过程中形成的具有管理效

力和规范体式，以纸质或者电子方式为载体的文书。

（2）公文处理一指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互

关联、衔接有序的工作。

（3）外来公文一指政府部门、行业协会等外企事业单位（转）

发给集团公司的公文。

（4）内部公文一指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发

的或者下属各子公司下发的规章制度、计划总结、报告、

会

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议记要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等

等。

（5）上行文一是指各下属子公司向集团职能管理部门请求指示、

汇报工作、反映情况、答复问询等所用的公文，文种有，情

示、报告九请示一是各下属子公司向集团职能管理部门

请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某

事项时使用的请求性上行公文。报告一是各下属子公司向

集团职能管理部门汇报工作、反映情况、提出建议、回答

上级问询的上行公文。

（6）下行文一是集团或者集团职能管理部门向各下属子公司下

发

的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

（7）平行文一是指没有行政隶属关系或者职能管理关系的各下

属

子公司用于联系业务或者往来活动的知照性文件，文种有

“函”。

5、公文管理是指集团及下属子公司行政公文管理。具体包括：

集团下发的公文；各下属子公司上报或者下发的公文；集团

各部门上报或者下发的公文；集团及各下属子公司对外（

包括政

府机关、其他事业单位）往来公文等。

6、公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密

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女至。

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7、公司各部门及各下属子公司应当指派专人具体负责公文处理

工作，公司领导、各部门负责人、各下属子公司负责人应加

强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。

第二节职责

1、集团人事行政中心为集团公司公文的归口管理部门。

2、人事行政中心负责接收和处理外来文件及各下属子公司对集

团领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发

的公文文件，并对集团各下属子公司的公文处理工作负有检

查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的子公

司、部门及个人进行处罚。

3、各下属子公司行政部负责本公司上报、下发文件的归口管理，

负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下

发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。

4、各下属子公司根据业务需要，设置专职或者兼职行政文员，

负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落

实和

编号保管存档等工作；

5、发文资格：

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口

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集团所属一级部门（各下属子公司）、二级部门（各人事

行政、审计、财务等职能部门）为具备发文资格的主体，

其它部门或者单位一律禁止发文。集团层面项目组及工程

部

经授权后，各项目组、工程部门具备发文资格。

6、发文效力：

公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，

但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给

予支持。

第三节公文种类

根据实际，公司日常使用公文种类有：

1、决议：合用于经董事会、总经理办公会等重要会议讨论通过

的重要决策事项。

2、决定：合用于重要事项或者重大行动的确定性安排。

3、通知：合用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公

文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或

者共同执行的事项；任免和聘用干部；印发规定，、“办法，、

“细则”等。

4、通报：合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

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5、报告：合用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和

建议，答复上级单位问询。

6、请示：合用于向上级单位请求指示、批准。

请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不

得带请示问题。

7、批复：合用于答复下级单位请示事项。

8、函：合用不相隶属单位间相互商洽工作，问询或者答复问题;

向有关主管部门请求批准等。

9、会议记要：合用于记载和传达会议情况和议定事项。

第四节公文格式

1、公文版头：

现有公司公文版头共二种：

（1）公司名称（对外上行文或者平行文使用）。例“广东***投资

集团有限公司”。

（2）公司名称+文件（集团内下行文以及集团公司各部门使用）o

例“广东***投资集团有限公司文件”。

2、公文排版格式

公文普通由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单

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位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、

成文时间、印章、附件、主题辞、抄送单位和印发份数等

部份组成。

为保证公文的严肃性、完整性、正确性及有效性，为

公文处理工作提供方便，对公文排版格式统一规范如下：

(1)眉首、版记

公文首页红色反线以上各要素统称眉首(上行文和平

行文、下行文的眉首具体要求见附件二《公文排版格式》)，

包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发

文字号。发文单位标识使用方正小标宋简体字，用红色标

识，字号以醒目、美观为宜，普通应小于22mmxl5mm,联

合行文，主办单位应当罗列在前；发文字号居中。

置于主题辞以下的各要素统称版记，应写明主题

词、抄送单位及打印份数等事项，字体均为3号仿宋体，

“主题辞”3字为3号黑体。

秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘

密”。紧急公文应注明‘特急”、“加急"、'呼急

秘密公文须在文件右上角注明，字体为3号黑体。

(2)标题

标题注意醒目、美观。

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公文管理制度

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①文章标题。一个完整的标题应包括发文单位、事由、

文种三要素。标题应准确、简要地概括公文主要内容。排

法应视字数多少而定，可排单、双行(原则上不超过3行),

12字以内的标题普通居中排1行。注意每行不要两头顶格，

长度最好不要超过正文的3/5o分行时不要把两个字以上

的词分开，各行字数可相等或者不等。标题字间距视长短

而定,字体用2号黑体。标题与红色反线之间空2行，标题

与主送机关之间隔开1行。公文标题中除法规、规章名称

加书名号外，普通不用标点符号。

②段落标题。字体采用3号黑体，其字数较多时建

议与下文空开一行。

③段落序号。应按照主次顺序在行头分别列为：一、

(一)、1、(1)等。

3、发文字号

包括单位代字、年份、顺序号。公司公文发文字号：

(1)公司文件(对外及对上行文)：***(201x)x号。如***

(2022)1号

其中代表发文单位“广东***投资集团有限公

司”，(2022)为年份，“1号”为文件的顺序号。

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（2）公司内部文件（对公司内部发文）：***x（2022）x号。例

如***人（2022）1号，"***人”代表发文部门“广东

***投资集团有限公司人事行政中心”。

联合发文的，只注明主办单位发文字号，不得有两个发

文字号。（公司及各下属子公司简称和行政文件发文代

字、发文字号规定待定）

4、主送单位

主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正

文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或者规范化简称、

统称，罗列顺序力求相对统一。向上请示、报告公文，一

般惟独一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如

需同时送其他单位，可用抄送形式。

5、正文

正文是公文主体部份。要求情况确实、观点明确、文

字精炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用3号仿

宋体。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上

页边距为3厘米，下页边距为3・5厘米，左、右页边距各

为2.9厘米，每页28行，每行22字。

6、附件

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附件是正文的补充说明，或者有关参考资料。在正文

下空1行，左空2字，用3号仿宋字体标识“附件%附件如

有序号使用阿拉伯数码，名称后不加标点符号。附件序

号和名称先后标识应一致，并和正文一起装订。

7、发文单位

标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。

8、日期、印章

发文日期标注于发文单位下面。须用汉字写明

年、月、日。发文日期以领导签发日期为准。日期、印章二

者不得放在与正文脱节的空白页上，以保证公文的严肃性。

排印或者缮写时，尽量不要使前页正好写在正文结束，即印

章版面应有1行以上的正文；特别是上行文不得再采取标识“此

页无正文”的解决方法。此时，落款应提至页面中心线以上

位置，避免中心空白太大。印章上弦普通不得压正文，下弦

压在日期适中位置。

9、主题辞

反映文件主要内容的规范化名词或者名词性词组。标

注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多

不超

过五个。

10、印发说明

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公文管理制度

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公文的最后组成部份。包括印发范围和公文印数。

11、页眉、页脚

页眉、页脚与边界距各15厘米；总页码数及页码（居

中），均采用5号宋体。

12、用纸及装订

按规定采用国际标准A4纸张（长297毫米，

宽210毫米）。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左

侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、

下边5cM的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。（公

文格式排版规定见附件二）

第五节行文规则

1、行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的

公文不发，可长可短的公文要短。

2、凡是通过口头、电话或者其他便捷方式能够解决的问题，原

则

上再也不发文。

3、某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，

只是普通性号召或者重申已有的规定、要求，原则上再也不发文。

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4、发布相关制度或者规定时，必须注意与已发布的同类制度或

者规定相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在发

文时注明对原发布制度或者规定修改或者废止，在已有的

制度或者规定未

废止前，原则上不得重复发布同类制度或者规定。

5、集团公司各部门无权对上级政府机关直接行文，该类行文均

应以公司或者集团的名义。

6、集团公司的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确

定。

（1）集团可以对集团各部门、各下属子公司各部门行文。

（2）各下属子公司各部门在其职权范围内，可以互相行文，也

可以根据集团授权，向其他各公司职能部门行文。

注：各下属子公司各职能部门向其他各公司业务部门的行文，

应当同时抄送本公司行政部，需要集团审批或者备案的，

抄

报集团人事行政中心；

7、各下属子公司各部门及人员普通不得越级行文；因特殊情况

必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级公司部门或者

领

导。

8、集团各下属子公司、各部门可以联合行文。

9、各下属子公司、各部门不能直接向集团董事长报送公文，均

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须通过集团人事行政中心登记转呈0

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公文管理制度

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第六节公文办理

一、发文办理

1、集团人事行政中心为发文管理部门，所有发文依据集团人事

行政中心“发文流程”进行：

(1)各下属子公司、各部门可针对本公司部门情况提出业务需

求，自行拟订公文，并填写《拟稿发文审批表》。

(2)集团人事行政中心或者各下属子公司行政部根据相关制度

对初稿的行文、内容进行审核。如需要会签的可组织相

关部

门进行会签，拟稿部门根据会签意见修改完善公文。

(3)对需要集团董事长或者各下属子公司总经理审批的公文，

集团公司人事行政中与各下属子公司行政部根据公文规

范要

求制作正式公文。

2、拟稿：

非部门业务范围的综合性重要文件，由集团公司人事行政中

心拟稿；内容属各部门业务范围内的文件，由部门拟稿；相关公

司部门联合行文，由主办部门拟稿。

3、拟稿的基木要求是：

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（1）符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合集

团公司的章程及有关规定；

（2）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条

理清晰、直述不曲、字词规范、标点正确；

（3）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送

公司的行文关系确定；

（4）人名、地名、数字、时间、引文、印发及抄送范围准确；

4、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

5、拟稿必须符合集团公司公文格式要求。

6、核稿：

以集团名义发文的由集团人事行政中心负责人核稿；

以集团下属子公司名义发文，由行政部主管核稿；以部门

名义发文，由部门经理或者公司分管领导核稿；相关公司

部

门联合行文，由主办部门负责人或者公司主管领导核稿。

7、核稿的重点是：

（1）内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复

或者矛盾；

（2）涉及其他公司或者部门的问题是否商议一致；

（3）文种使用是否妥当；

（4）文字表达是否准确，格式是否规范；

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（5）是否符合行文规则和拟稿的其它要求。

8、会签

联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。

9、签发：

以集团名义行文，由董事长或者其授权人员签发，以

集团人事行政中心或者集团其他部门名义行文，由董事

长助理签发；以董事长或者总经理名义行文，由其本人

签发；以各下属子公司部门名义行文，由公司分管领导

签发，特殊行

文上报集团签发。

（1）签发权限：

①涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由集团董事长签发；

②集团重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长签发；

③各下属子公司重要对外文件（如对政府函件），由集团董事长

签发；

④集团总部各职能部门间知会性函件，由董事长助理签发；

⑤各下属子公司对内发文，由该公司总经理签发；

⑥人事任免通知，按人事管理权限签发。

（2）对会签有不允许见者，经整理后再送签发人，文件一经签

发，再也不改动。如确需修改，须经签发人允许。

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10、文稿经签发后，即成定稿，原则上不得再做修改，若确需修

改，需征得签发人允许。

签批公文应使用碳素墨水钢笔或者签字笔，不得使用铅笔、

彩色笔及圆珠笔等。

11、缮印：

以集团及集团各部门名义行文，由集团人事行政中心

负责打印；以各下属子公司部门名义行文，由该公司行政

部负责打印。

12、用印：

以集团及集团各部门名义行文，由集团人事行政中心

负责盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；以各子公

司各部门名义行文及联合上报公文，由各公司行政部负责

盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严

格管理。

13、发送：

以集团及集团各部门名义行文，由集团人事行政中心

文员负责发送；以各下属子公司各部门名义行文及相关部

门联合行文，由各下属子公司行政部负责发送；对于实效

性较强的如会议记要等公文，应当及时发送并抄送相关所

有参会人员。

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14、集团人事行政中心与各下属子公司行政部有权力和责任对文

件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予

以提醒，提供必要的匡助，并将事情发展状况以口头或者书

面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照

指示

按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。

15、为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以集团

公司部门名义下发的正式公文均须到人事行政中心备案，

以下属子公司部门名义下发的正式公文均须到下属子公司

行政部备案。

16、公文的发文流程：

（1）集团公文签发流程：

编制（文件起草部门）一部门外会签（可缺省）一审核

（集团人事行政中心负责人）一会审（董事长助理会审）

一审批（集团董事长）一编号下发（集团人事行政中心）

一备案（集团人事行政中心）。

（2）各下属子公司各部门公文签发流程：

编制（文件起草部门）一部门外会签（可缺省）一审核

（公司行政部负责人）一会审（分管副总会审）一审批

（公司总经理）一编号下发（公司行政部）一备案（公

司行政部）。

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注：各下属子公司各部门下发公文，必须同时抄报集团董事长/

董事长助理/常务副总/人事行政中心及业务相关部门，以便协办

或者查考。

二、收文办理

1、所有外来文件，包括上级主管部门、平行公司、下级公司部

门的来文，首先送交各级行政职能部门登记。

2、各类抄阅件、资料、信息及个人信函，不纳入收文登记。

3、署名“***集团负责人”、“***集团办公室”、“***公司负

责人”、“***公司办公室”收的信件，由人事行政中心或者

各下属子公司行政部主管拆封。凡署名部门的信件，由人事

行政中心或者行政部份发至各部门，由部门负责人自行拆封。

4、集团公司各部门收到来文需送到人事行政中心登记，下属子

公司各部门收到来文需送到行政部登记，严禁横向传送、处

理。

5、集团人事行政中心及各下属子公司行政部收文的办理程序：

（1）行政文员填写《公文收件登记表》签收，并填写《收文处

理专用纸》。

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公文管理制度：21

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(2)呈送集团人事行政中心总监或者各下属子公司行政主管或

者被

授权人在《收文处理专用纸》上提出拟办意见，明确主办

与协办部门、办理要求、时限及具体处理意见。

(3)行政文员按拟办意见进行处理。

(4)对领导阅示后有批示的公文，行政文员按领导批示送有关

单位或者人员办理，有关公司或者人员须履行签收手续。

(5)对涉及两个或者两个以上部门的工作，应落实有关部门牵

头

承办。

(6)文件分送要做到准确、及时、安全，急件随到随办。

(7)政府及相关机要部门文件由行政主管分送，法律文件由法

务专员处理分送，其它各类文件由行政文员分送。

(8)承办人或者阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈集团人

事

行政中心或者各下属子公司行政部，以备存档查阅。

(9)收到下属子公司或者部门上报的需要办理的公文，人事行

政

中心进行审核。审核的重点是：是否应由集团公司办理；

是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他

有关规定；涉及其他部门或者公司职权的事项是否已商议、

会签；文种使用、公文格式是否规范等。

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6、除公司有明确规定的办结时限要求的公文或者其他文件外，

对公文转呈和办结时限的规定如下：

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(1)普通公文，集团人事行政中心或者各下属子公司行政部应

在签收时刻起24小时内转呈有关领导，承办人须在收到转

呈公文后三日内做出批复(对下属公司或者部门的书面请

不等

批注意见答复)。

(2)加急公文，集团人事行政中心或者各下属子公司行政部应

在签收时刻起3小时内转呈有关领导，承办人须在收到转

呈

公文后一日内做出批复或者反馈。

(3)紧急公文，集团人事行政中心或者各下属子公司行政部应

在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文

后即

时做出批复或者反馈。

领导批复后，紧急公文和加急公文需即刻反馈来文公

司/单位，普通公文应在批复后不超过三日内予以反馈。

7、集团人事行政中心按照督办流程，对各下属子公司、各部门

承办、阅办的文件在限定的时间内未报告办理结果的，要及

时催办，防止漏办、延误。

8、对因内容表述不明确、所需背景资料不齐备或者不具备批示

条件的文件，可由承办人予以口头说明，集团人事行政中

心或者

各下属子公司行政部予以整理后以书面形式反馈至来文公

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司或者部门人员。

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公文管理制度23

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9、若遇承办人出差或者其他情况，在没有授权的情况下集团人

事

行政中心或者各下属子公司行政部应当在以上规定时间内电

话汇报情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请

承办人追加签字确认。如有授权，则由被授权人履行职责。

10、送领导批示或者交有关部门办理的公文，行政文员负责催办，

做到紧急公文I眼踪催办，重要公文重点催办，普通公文定

期催办。

H、对因集团人事行政中心或者各下属子公司行政部转呈不及时

导

致没有按规定时限转呈而延误批复时限或者因公文批复后集

团人事行政中心或者各下属子公司行政部没有按规定时限下

发的，集团公司将按有关规定对责任人进行处理；除集团公

司有办结时限规定的公文或者不具备批复条件的公文外，对

因承办者原因导致没有按规定时限进行批复，被请示事项将

被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由承办者负责。

12、对因外来文件直接发送到各部门、各公司没往集团人事行政

中心或者各下属子公司行政部转送，造成丢失或者没及时处

理

的，由收文部门承担责任并通报批评。

13、考虑到集团公司实际情况，集团公司范围内的往来行文不仅

限于公文种类，对于公司专有文本，如：各种呈批件、传阅

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单、款项支付呈批表等涉及签批的文件，不受公文转呈制度

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制度管理手册

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公文管理制度：24