合同审核与签订管理制度

第第页合同审核与签订管理制度总则为了加强签订对外合同的管理,保证合同的合法有效,履行付款程序，避免市场经济中的风险,有效地防止和减少公司在经营中可能发生的经济损失,行政部特制定本制度，本制度适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理，望各部门严格遵照执行。合同签订流程公司经办人参考有关合同文本底稿,并结合对方当事人提供的合同文本,与对方当事人协商、修改、确认合同条款。经办人及相关负责人参与谈判，涉及合同金额较大的，由行政总监和总经理参与谈判，审核相关业务条款。财务经理审核合同付款方式，发票纳税等相关财务有关条款。经办人填写合同审批单，由相关部门领导及总经理或董事长签字确认后，签订合同。合同签订与审核合同执行部门负责起草和谈判，组织会签。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确，应包括：合同名称以及签订日期甲乙双方名称及地址，经办人联系电话甲乙双方的法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章合同款项及金额(计价方法、支付方式、支付期限及次数)履约期限、方式、地点、费用的承担违约责任(甲乙双方权利和义务)解决争议的方法合同的份数及附件，公司需留底两份合同；保密条款(视合同性质需要)各部门领导审核合同的重点如下：合同执行部门负责合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。合同执行部门审核合同价款及价款调整(项目价款计算书作为合同附件)、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款。财务部审核合同价款、支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。违约责任是保证合同履行的重要条款,在合同中一般采用定金、违约金、赔偿损失的责任形式，不应采用罚款的形式。乙方需要公司出具相关证明，应包含在合同中或以书面形式表明并盖章确认。最后由公司律师分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括担不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。【特别注意事项】经办人及相关人员，一定要注意合同谈判时，须站在我司立场，维护公司利益，一经发现徇私舞弊的，公司将给予严肃处分。涉及竞价合同的，经办人及相关人员必须严格保守公司机密，一经发现泄密的，公司将给予严肃处分，而相关单位也将被列入供应商黑名单。合同条款职责分明，避免有模糊地带；若有附件，附件必须经双方确认盖章方有效。针对我司供应商，付款条件需明晰，尤其是涉及分期付款的，要明确供应商达到某种工作成果并经我司认可后方可请款；付款的时间要预留请款流程及领导审批时间。合同的签署，必须充分考虑退出机制，以免公司承担不必要的风险。合同签署与盖章一、具体程序合同原则上由对方先签字盖章，我方必须收到原件而非扫描件，通过合同签订流程，再签字盖章。合同按照签订流程顺序，确认相关内容与条款无误后，根据公司印章使用管理规定，办理签字盖章手续。合同签订后，给到行政部存档、备案：合同签订一周内，一份合同正本原件交行政部存档，另一份合同正本原件交财务部付款使用;(原则上合同原件严禁外借，项目报建、报批除外)。合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。原则上公司不办理任何合作形式的先建设后补合同的程序。合同变更、转让及解除甲乙双方如需要变更、转让及解除合同相关内容，均以书面形式表明并签字盖章。合同所需变更范围、付款条件，转让合同内容、解除合同事宜均采用补充合同的形式。工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更。合同变更、转让或解除后，执行部门应在一周内完成修改与存档并按照规定流程执行。合同执行部门应对原合同文本进行参照，以免错误的执行原合同。合同履行合同经双方当事人签名盖章生效后,应由经办人或公司总经理指定的专人负责监督合同的履行；在合同履行期间,经办人或合同履行监督人负有下列责任：行政部负责接受和保管公司合同档案，并保管合同履行中形成的所有书面文字等资料。经办人需合理管理付款时间，并给财务部预留付款的审批时间，避免产生违约责任。财务部门对合同中的付款义务具有监督权和按合同付款的职责,尽可能地避免我司逾期付款的违约责任。合同履行中发生违约行为或重大争议时,及时向公司总经理汇报,并研究决定应对措施。合同履行中,经办人或合同履行监督人应按下列规定执行：合同生效后,发现合同对质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明的,应及时与对方当事人补充协议。合同生效后,发现我司对订立的合同有重大误解,或合同显失公平,或对方当事人以欺诈、胁迫手段或者乘人之危签订合同的,应在知道后立即行使撤销权。合同约定对方当事人应先履行而未履行的,我司有权拒绝其履行要求;合同约定双方应同时履行,对方未履行而要求我司履行的,我司有权拒绝其履行要求;合同约定我司应先履行的,但有确切证据证明对方：经营状况严重恶化的转移财产、抽逃资金、逃避债务的；丧失商业信誉或者有可能丧失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及时书面通知对方。在合同履行期间,对方迟延履行主要债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的,经我公司书面催告后在合理期限内仍未履行,我司应按合同约定书面通知对方解除合同,并可追究对方的违约责任。合同履行中与对方当事人发生纠纷的,应准备完整的合同及履行资料和书面报告,向公司财务部