房地产销售公司财务凭证管理制度​

房地产销售公司财务凭证管理制度​

一、总则1.目的为加强本房地产销售公司财务凭证管理，保证财务信息的真实性、完整性和准确性，规范财务核算工作流程，根据国家相关法律法规以及公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于房地产销售公司全体员工涉及财务凭证处理的相关工作，同时也对与财务凭证相关的外部审计、税务检查等活动具有约束和指导作用。3.公司企业文化与经营理念体现本制度秉持公司“诚信为本、客户至上、创新共赢”的企业文化。在财务凭证管理过程中，要求全体员工以诚信的态度记录每一笔经济业务，确保财务信息真实可靠，为公司决策提供有力支持，以实现与客户、合作伙伴的共赢发展。同时，体现公司注重运营效益的经营理念，通过规范财务凭证管理，提高财务工作效率，降低财务风险，促进公司整体运营效益的提升。二、组织架构与职责划分1.财务部门-财务经理-全面负责公司财务凭证管理工作，制定和完善财务凭证管理制度与流程，并监督执行。-审核重要财务凭证，对财务凭证的真实性、合法性和完整性负责，协调解决财务凭证管理过程中的重大问题。-定期组织财务凭证的内部审计工作，确保财务核算符合公司规定和国家法律法规要求。-会计人员-负责按照国家会计准则和公司财务制度的规定，准确、及时地编制各类财务凭证，确保凭证内容完整、摘要清晰、金额准确。-对原始凭证进行审核，拒绝受理不真实、不合法、不完整的原始凭证，并及时向财务经理报告。-妥善保管已编制的财务凭证，按照规定进行整理、装订和归档，便于查询和审计。-出纳人员-负责现金收付和银行结算业务，根据审核无误的原始凭证办理收付款手续，并在相关凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记。-及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，保证账实相符。-将收付款凭证及相关原始凭证传递给会计人员进行账务处理，确保凭证传递的及时性和准确性。2.其他部门-各业务部门-负责提供真实、合法、完整的原始凭证，如销售合同、发票、费用报销单等，作为财务凭证编制的依据。-按照公司规定的流程和时间要求，及时将相关原始凭证提交给财务部门，确保财务核算的及时性。-配合财务部门对财务凭证相关问题进行调查和核实，提供必要的信息和解释。-行政部门-负责制定和执行公司的档案管理制度，包括财务凭证档案的保管、借阅、销毁等环节的管理，确保财务凭证档案的安全。-对财务部门提出的关于档案管理方面的需求给予支持和协助，保障财务凭证管理工作的顺利进行。三、管理流程1.原始凭证的取得与审核-取得-公司员工在办理经济业务时，必须取得合法有效的原始凭证。原始凭证应包括但不限于发票、收据、合同、协议、报销单等，其内容应完整，包括凭证名称、填制日期、填制单位名称、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等要素。-对于外来原始凭证，如发票，必须符合国家税务部门的规定，有税务监制章、发票号码、开票单位盖章等有效标识；对于自制原始凭证，如费用报销单、借款单等，应按照公司统一设计的格式填写，并有相关人员的签字或盖章。-审核-业务人员取得原始凭证后，应首先对凭证的真实性、合法性、完整性进行初步审核。审核内容包括凭证是否真实反映经济业务的实际情况，是否符合国家法律法规和公司相关规定，凭证要素是否齐全等。-财务部门在收到业务部门提交的原始凭证后，应进行再次审核。会计人员重点审核原始凭证的金额计算是否正确、凭证的填写是否规范、相关审批手续是否完备等。对于不符合要求的原始凭证，财务人员应及时退回给业务人员，并说明理由，要求其补充或更正。2.记账凭证的编制与审核-编制-会计人员根据审核无误的原始凭证，按照国家会计准则和公司财务核算办法的规定，及时编制记账凭证。记账凭证应准确反映经济业务的内容，确定会计科目、借贷方向和金额。-记账凭证的摘要应简洁明了，能够准确概括经济业务的主要内容。凭证编制完成后，会计人员应在凭证上签名或盖章，以明确责任。-审核-记账凭证编制完成后，应进行审核。审核工作由财务经理或指定的审核人员负责，审核内容包括记账凭证与原始凭证是否相符、会计科目使用是否正确、金额计算是否准确、凭证格式是否规范等。-审核人员在审核过程中如发现问题，应及时通知编制人员进行修改。只有经过审核无误的记账凭证才能作为登记账簿的依据。3.财务凭证的装订与归档-装订-每月终了，会计人员应将本月已审核记账的凭证进行整理和装订。装订时应按照凭证编号顺序排列，确保凭证的连续性和完整性。-凭证装订应整齐、牢固，不得有散页、缺页等情况。装订后应在凭证封面上注明公司名称、所属期间、凭证种类、凭证起止号码等信息，并由装订人员签名或盖章。-归档-装订好的财务凭证应按照公司档案管理制度的规定进行归档。财务部门应指定专人负责财务凭证档案的管理，建立档案台账，记录档案的入库、保管、借阅、归还等情况。-财务凭证档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止损坏、丢失和霉变。同时，应采取必要的防火、防盗、防虫等措施，确保档案的安全。4.财务凭证的保管与查阅-保管期限-财务凭证的保管期限按照国家法律法规的规定执行。一般情况下，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。-查阅-公司内部人员因工作需要查阅财务凭证档案的，应填写《财务凭证查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人和财务经理审批后，到档案管理人员处办理查阅手续。-外部单位或个人因审计、税务检查等特殊原因需要查阅财务凭证档案的，应提供合法有效的证明文件，并经公司总经理批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，确保档案的安全和完整。查阅完毕后，查阅人员应在查阅记录上签字确认。四、权利与义务1.员工权利-公司员工有权按照公司规定的流程和要求，查阅与自身工作相关的财务凭证，以了解经济业务的财务处理情况，保障自身工作的顺利开展。-员工对财务凭证管理过程中存在的问题，有权向财务部门或公司管理层提出意见和建议，以促进财务凭证管理制度的不断完善。2.员工义务-全体员工有义务遵守本财务凭证管理制度，按照规定的流程和要求提供、取得、传递和保管财务凭证，确保财务信息的真实性和完整性。-员工在处理经济业务过程中，应积极配合财务部门的工作，及时提供相关原始凭证，并对凭证的真实性、合法性负责。-接触财务凭证的员工有义务保守公司的财务机密，不得泄露财务凭证中的相关信息，维护公司的利益和声誉。3.公司权利与义务-权利-公司有权对员工遵守财务凭证管理制度的情况进行监督和检查，对违反制度的行为进行纠正和处理。-公司有权要求员工按照规定提供与财务凭证相关的资料和信息，以确保财务核算的准确性和合规性。-义务-公司有义务为员工提供必要的培训和指导，帮助员工了解和掌握财务凭证管理制度的要求和操作流程。-公司应按照国家法律法规和公司制度的规定，妥善保管财务凭证档案，保障员工查阅财务凭证的合法权益。五、监督与奖惩机制1.监督机制-内部审计-公司内部审计部门应定期对财务凭证管理工作进行审计检查。审计内容包括财务凭证的编制、审核、装订、归档、保管等环节是否符合制度规定，财务核算是否准确、合规等。-内部审计人员在审计过程中应详细记录发现的问题，并形成审计报告。对于发现的重大问题，应及时向公司管理层报告，并提出整改建议。-日常监督-财务部门应建立财务凭证日常监督机制，财务经理应定期对会计人员和出纳人员的工作进行检查，确保财务凭证处理的准确性和及时性。-各业务部门应加强对本部门员工取得和提供原始凭证的管理，定期进行自查自纠，确保原始凭证的真实性和完整性。2.奖励机制-对于在财务凭证管理工作中表现优秀的员工，如严格遵守制度、发现重大财务风险并及时报告、提出合理化建议并取得显著成效等，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。-对积极配合财务凭证管理工作，为公司财务管理工作做出突出贡献的部门，公司将给予一定的物质奖励和精神奖励，以激励部门团队的积极性和创造性。3.惩罚机制-对于违反本财务凭证管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。-若因员工违反制度导致公司遭受经济损失或不良影响的，员工应承担相应的赔偿责任。对于涉嫌违