调转人事档案管理办法

调转人事档案管理办法一、前言在公司的长远发展进程中，人事档案管理始终占据着举足轻重的位置。人事档案不仅全面记录了员工个人经历、政治面貌、品德作风、业务能力、工作表现、奖惩情况等关键信息，更是公司进行人才选拔、任用、培养的重要依据。随着公司业务不断拓展，人员流动日益频繁，人事档案的调转需求也相应增多。为确保人事档案调转工作的规范、有序进行，切实维护档案的真实性、完整性和安全性，依据国家相关法律法规及行业通行标准，结合公司实际运营状况，精心制定本管理办法。希望大家认真学习并严格遵守，共同推动公司人事档案管理工作朝着更加科学、高效的方向迈进，为公司稳定发展提供有力的人才保障。二、适用范围本办法适用于公司全体正式员工、试用期员工档案调转相关事宜。无论是因员工内部晋升、岗位调动、离职，还是外部人才引进等原因引发的人事档案调转，均需遵循本办法执行。三、管理职责1.人力资源部门作为人事档案调转管理的核心部门，负责统筹协调档案调转的整体工作，制定并优化调转流程及相关标准，确保流程的科学性与合理性。审核档案调转的申请材料，对符合规定的申请予以受理，并负责与原单位或新接收单位进行沟通协调，跟进档案调转进度，及时解决过程中出现的各种问题。对调入的人事档案进行仔细的核查与整理，确保档案内容完整、准确，符合公司存档要求。同时，负责将档案妥善存入公司指定的档案管理库，并做好电子档案信息的更新工作，以便于档案的查询与使用。对于调出的档案，严格按照规定的程序办理相关手续，确保档案交接的准确性与安全性，防止档案丢失或损坏。2.各部门协助人力资源部门做好本部门员工档案调转工作，及时通知员工按照要求准备相关申请材料，并对材料的真实性进行初步审核。在员工档案调转过程中，配合人力资源部门提供必要的信息与支持，如工作表现证明、岗位变动说明等，确保档案调转工作的顺利进行。关注本部门员工档案调转情况，及时反馈员工在档案调转过程中遇到的困难与问题，共同商讨解决方案。3.档案管理人员具体负责档案调转的实际操作工作，包括档案的接收、整理、登记、转出等环节，严格按照档案管理规范和调转流程进行操作。对档案调转过程中的各类文件和记录进行妥善保管，建立完整的档案调转台账，详细记录档案调转的日期、申请人、申请原因、档案去向等重要信息，以备查阅。定期对档案调转工作进行总结与分析，发现问题及时向人力资源部门负责人汇报，并提出改进建议，不断提高档案调转工作质量。四、档案调入管理（一）新员工入职档案调入1.入职前准备阶段人力资源部门在新员工入职前，应向其明确档案调入的要求和流程，并提供《人事档案调入申请表》以及所需材料清单。我们鼓励新员工在收到通知后，尽快与原档案保管单位取得联系，了解档案调出的相关规定和手续，提前做好准备工作。对于档案由原单位或人才市场保管的新员工，需填写《人事档案调入申请表》，详细注明个人基本信息、原档案保管单位名称、联系方式等内容，并提交身份证复印件、毕业证学位证复印件等相关证明材料。希望大家认真填写申请表，确保信息准确无误，以便顺利办理档案调入手续。2.档案接收与审核阶段人力资源部门收到新员工提交的档案调入申请及相关材料后，应及时与原档案保管单位取得联系，沟通档案转出事宜。原单位同意转出后，按照规定通过机要通信、专人送取或邮政特快专递（EMS）等方式将档案转递至公司指定地址。严禁个人自带档案转递，以确保档案的安全性与严肃性。档案管理人员在收到档案后，需对档案进行严格的审核。审核内容包括档案的完整性，检查档案材料是否齐全，是否有缺失关键材料的情况；档案的真实性，核实各项记录是否与员工提供的信息一致，有无涂改、伪造等现象；档案的规范性，查看档案材料的整理装订是否符合档案管理标准。若发现档案存在问题，应及时与原档案保管单位或新员工沟通，要求补充或更正相关材料。3.档案入库阶段经审核无误的档案，档案管理人员应及时将其存入公司档案管理库，并在档案管理系统中录入档案的基本信息，更新员工档案状态，确保电子档案与纸质档案信息一致，方便后续的查询与管理。我们希望档案管理人员认真细致做好档案入库工作，为公司人才资源管理提供详实准确的档案支持。（二）内部员工档案调入1.岗位变动申请阶段当公司内部员工因岗位晋升、调动等原因需调入档案时，由所在部门填写《内部员工档案调转申请表》，注明调动原因、新岗位信息等内容，并经部门负责人签字确认后提交至人力资源部门。希望各部门能及时准确提交申请，以便人力资源部门合理安排档案调转工作。人力资源部门审核通过后，向员工原档案保管部门发出档案调入通知。原档案保管部门接到通知后，按照规定流程将员工档案转递至公司人力资源部门。2.档案审核与整合阶段档案调入后，人力资源部门档案管理人员对档案进行审核，重点审查档案中与岗位变动相关的材料是否齐全，如岗位变动审批表、考核评价材料等。同时，将新调入的档案与员工在公司已有的档案进行整合，确保档案内容的连贯性与完整性。对于审核过程中发现的问题，及时与原档案保管部门及员工所在部门沟通解决，确保档案能够准确反映员工在公司的工作经历和发展情况。3.档案归库阶段完成档案审核与整合后，将档案存入公司档案管理库相应位置，并在档案管理系统中更新员工档案信息，确保档案信息的及时性与准确性。五、档案调出管理（一）员工离职档案调出1.离职申请阶段员工提出离职申请并获批后，需填写《人事档案调出申请表》，注明离职原因、档案接收单位名称、地址、联系方式等信息，并提交离职证明复印件等相关材料。我们希望离职员工认真填写申请表，确保档案能够顺利转递至正确的接收单位。员工所在部门对申请表及相关材料进行审核，确认无误后签字盖章，提交至人力资源部门。2.档案审核与整理阶段人力资源部门收到《人事档案调出申请表》后，对员工档案进行全面审核，重点检查档案材料是否完整，有无未归档的重要文件。同时，整理档案材料，确保档案装订规范、整洁。对于存在问题的档案，及时与员工沟通，要求其补充或更正相关材料。若员工无法按时提供或解决问题，档案管理人员应记录在案，并在档案转递时向接收单位说明情况。3.档案转出阶段审核通过的档案，按照员工提供的接收单位信息，通过机要通信、专人送取或邮政特快专递（EMS）等方式转递档案。档案转出后，档案管理人员应及时将转递凭证留存归档，并在档案管理系统中更新档案状态为“已转出”。同时，告知员工档案转出情况及查询方式，方便员工跟踪档案进度。（二）员工因外部借调、升学等原因档案调出1.申请与审批阶段员工因外部借调、升学等原因需调出档案时，需向公司提交《人事档案调出申请表》，详细说明借调或升学的单位名称、期限等情况，并附上相关证明材料，如借调函、录取通知书等。所在部门对申请进行审核，确认情况属实后签署意见，提交人力资源部门。人力资源部门根据公司相关规定进行审批，若同意调出，通知员工办理档案调出手续。2.档案处理阶段与离职档案调出类似，档案管理人员对档案进行审核、整理后，按照规定方式将档案转递至相应单位。在档案转出前，可应员工要求，为其提供档案材料的复印、密封等服务，以满足其借调或升学的相关要求。档案转出后，做好档案转出记录及信息更新工作，同时告知员工档案转递情况，以便其及时与接收单位对接。六、档案调转中的特殊情况处理1.档案材料缺失在档案调入或调出审核过程中，若发现档案材料缺失，档案管理人员应及时与原档案保管单位或员工本人沟通，了解缺失原因，并要求补充相关材料。对于无法补充的重要材料，应要求原单位或相关部门出具情况说明，并加盖公章，随档案一并转递。希望大家理解档案完整性的重要性，积极配合解决档案材料缺失问题。2.档案信息不一致当发现档案中部分信息与员工提供的信息或公司记录不一致时，需进一步核实。如涉及学历、工作经历等关键信息，应要求员工提供相关证明材料，或与原单位核实情况。经核实后，根据实际情况对档案信息进行更正或备注说明，确保档案信息的真实性与准确性。3.原单位拒绝转出档案若遇到原单位拒绝转出档案的情况，人力资源部门应积极与原单位沟通，了解拒绝原因。如原单位因员工存在未结清款项、未完成工作交接等问题拒绝转出档案，公司应协助员工尽快解决相关问题。若原单位无正当理由拒绝转出档案，可寻求法律途径解决，维护员工合法权益及公司档案管理工作的正常进行。4.接收单位无法接收档案若出现接收单位因政策调整、档案管理规定变化等原因无法接收档案的情况，档案管理人员应及时与接收单位沟通，了解具体原因及解决方案。同时，与员工协商，确定档案的临时保管方式或等待接收单位具备接收条件后再进行转递。在此期间，妥善保管好员工档案，确保档案安全。七、档案调转的监督与检查1.定期自查人力资源部门应定期对档案调转工作进行自查，每月至少进行一次全面检查。检查内容包括档案调转流程的执行情况、申请材料的完整性、档案审核的准确性、档案转递的及时性与安全性等方面。通过自查，及时发现档案调转工作中存在的问题，并采取有效措施加以整改。自查结果形成书面报告，报公司领导审阅。2.内部审计公司内部审计部门每年应对档案调转工作进行专项审计。审计范围涵盖档案调转管理制度的健全性、执行的有效性、档案管理的合规性等方面。通过内部审计，对档案调转工作进行全面评估，发现潜在风险和漏洞，提出改进建议和意见。人力资源部门应积极配合内部审计工作，提供相关资料和数据。3.责任追究对于在档案调转过程中违反本管理办法，如故意拖延档案调转时间、篡改档案信息、