科技公司清欠管理办法

科技公司清欠管理办法一、前言在科技行业竞争日益激烈的当下，资金的高效流转对于公司的稳健发展至关重要。账款的及时回收不仅关系到公司的现金流，更影响着公司各项业务的持续推进和市场竞争力。然而，在实际运营过程中，难免会出现应收账款未能按时收回的情况，这就需要一套完善的清欠管理办法来保障公司的利益。本办法旨在依据相关法律法规，结合科技公司的业务特点，规范清欠工作流程，提高清欠工作效率，确保公司资金链的稳定。二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门与客户、合作伙伴等发生的各类应收账款、其他应收款等债权的清欠管理工作。三、职责分工（一）销售部门1.作为账款清收的第一责任人，负责在业务开展过程中对客户信用状况进行初步评估。在与客户签订合同前，收集客户的基本信息、财务状况、信用记录等资料，填写《客户信用评估表》，为信用管理部门提供评估依据。2.在合同执行过程中，保持与客户的密切沟通，及时了解客户的经营状况和付款能力变化。对于临近付款期限的账款，提前以电话、邮件等方式提醒客户按时付款。3.一旦账款逾期，销售部门应在2个工作日内启动初步催款工作，发送催款函，并持续跟进客户反馈，详细记录每次与客户沟通的情况，包括时间、方式、客户承诺的还款时间和金额等，填写《催款记录单》。4.配合信用管理部门和法务部门开展清欠工作，提供与客户业务往来的相关资料，如合同、发货单、对账单等，协助制定清欠策略。（二）信用管理部门1.负责建立和维护公司的客户信用档案，根据销售部门提供的客户信息及公司内部的信用评估模型，对客户进行信用评级，确定信用额度和信用期限。定期对客户信用状况进行重新评估，根据客户的经营变化情况及时调整信用等级和额度。2.对逾期账款进行监控和分析，根据逾期时间、金额、客户信用状况等因素，制定差异化的清欠策略。对于逾期较短、信用状况较好的客户，可通过电话、邮件等温和方式进行催收；对于逾期较长、信用风险较高的客户，应及时与销售部门、法务部门沟通，商讨采取更为强硬的措施，如发送律师函、提起诉讼等。3.定期向公司管理层汇报清欠工作进展情况，包括逾期账款的总体规模、分布情况、清欠措施的执行效果等，为公司决策提供数据支持。（三）法务部门1.为清欠工作提供法律咨询和法律支持，确保清欠工作的合法性和合规性。审核催款函、律师函等法律文书，确保其内容和格式符合法律要求。2.对于通过协商无法解决的逾期账款，根据公司的决策，代表公司提起诉讼或申请仲裁。负责收集、整理和提交相关证据材料，参与庭审或仲裁程序，维护公司的合法权益。3.在诉讼或仲裁过程中，与信用管理部门、销售部门保持密切沟通，及时反馈案件进展情况，根据实际情况调整清欠策略。对于胜诉案件，负责跟进执行程序，确保公司的债权得以实现。（四）财务部门1.负责应收账款的日常核算和管理工作，准确记录每笔账款的发生、收回和逾期情况。定期与销售部门、客户进行对账，确保账目清晰、准确，及时发现并解决账目差异问题。2.每月初向信用管理部门、销售部门提供逾期账款清单，包括客户名称、欠款金额、逾期时间、合同编号等详细信息，为清欠工作提供数据支持。3.协助信用管理部门和法务部门对逾期账款进行分析，提供财务数据方面的支持，如客户的付款历史、财务状况等，为制定清欠策略提供参考。四、清欠工作流程（一）账款逾期预警1.财务部门在每月末对应收账款进行全面梳理，对于即将到期的账款，提前10个工作日向销售部门发送《账款到期提醒函》，提醒销售部门及时与客户沟通，做好收款准备。2.销售部门在收到《账款到期提醒函》后，应立即与客户取得联系，确认客户是否能够按时付款。如客户表示可能无法按时付款，销售部门应详细了解原因，并在2个工作日内向信用管理部门报告。（二）逾期账款催款1.一般催款账款逾期130天，销售部门应在逾期后的2个工作日内，以电话、邮件等方式向客户进行催款。电话催款时，要注意沟通方式和语气，礼貌地提醒客户账款已逾期，并询问客户预计的还款时间。邮件催款应发送正式的《催款函》，明确欠款金额、逾期时间、还款要求等内容，并保留好邮件发送记录。每次催款后，销售部门应及时填写《催款记录单》，记录催款时间、方式、客户反馈等信息。如客户承诺还款，应明确还款时间和金额，并跟进客户是否按时履行承诺。2.重点催款账款逾期3160天，信用管理部门应介入催款工作。信用管理部门根据销售部门提供的催款记录和客户信用状况，制定更为详细的催款计划。可通过电话、邮件、上门拜访等多种方式进行催款，同时向客户发送措辞更为严厉的《催款函》，告知客户逾期还款可能带来的法律后果。信用管理部门在催款过程中，要与销售部门保持密切沟通，及时了解客户的最新情况。对于客户提出的还款困难，应与销售部门共同商讨解决方案，如协商分期还款、延长还款期限等，但需确保公司的利益不受损害。3.联合催款账款逾期61天以上，由信用管理部门牵头，组织销售部门、法务部门召开清欠工作协调会。各部门根据各自掌握的信息，对客户的还款能力和还款意愿进行深入分析，制定联合清欠策略。法务部门根据联合清欠策略，向客户发送律师函，表明公司通过法律途径解决问题的决心。同时，销售部门和信用管理部门继续与客户保持沟通，争取在法律程序启动前达成还款协议。（三）清欠措施实施1.协商还款在催款过程中，如客户有还款意愿但存在实际困难，公司应积极与客户协商还款方案。协商内容包括还款金额、还款时间、还款方式等。还款方案应根据客户的实际情况制定，既要考虑客户的还款能力，又要确保公司的债权能够得到最大程度的保障。协商达成一致后，双方应签订《还款协议》，明确双方的权利和义务。《还款协议》需经法务部门审核，确保其合法有效。销售部门负责跟进客户按照《还款协议》履行还款义务，如客户未按时履行，应及时向信用管理部门和法务部门报告，采取进一步措施。2.债务重组对于因经营困难导致暂时无法全额偿还欠款，但具有一定发展潜力的客户，公司可考虑进行债务重组。债务重组方案包括债转股、以资产抵债、延长还款期限并调整利率等方式。债务重组方案应由信用管理部门会同财务部门、法务部门共同制定，并报公司管理层审批。在实施债务重组过程中，要严格按照相关法律法规和公司内部规定进行操作，确保公司的利益得到有效保护。3.法律诉讼或仲裁对于经多次催款仍拒不还款，且无合理理由的客户，公司应果断采取法律手段维护自身权益。法务部门负责收集、整理相关证据材料，包括合同、对账单、催款记录、往来邮件等，向有管辖权的法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。在法律诉讼或仲裁过程中，法务部门要密切关注案件进展情况，及时与法官或仲裁员沟通，按照法律程序进行举证、辩论等工作。同时，信用管理部门和销售部门要积极配合法务部门，提供必要的支持和协助。（四）清欠结果处理1.账款收回当客户偿还欠款后，财务部门应及时进行账务处理，核销相应的应收账款。同时，销售部门应将收款情况反馈给信用管理部门，信用管理部门更新客户信用档案，对客户的信用状况进行重新评估。对于通过协商还款、债务重组等方式收回的账款，要对还款方案的执行情况进行总结分析，评估其对公司利益的影响，为今后类似情况的处理提供经验参考。2.坏账处理对于确实无法收回的逾期账款，经公司管理层批准后，按照财务制度的规定进行坏账处理。财务部门应做好坏账的账务核销工作，并将相关资料存档备查。虽然进行了坏账处理，但公司仍应保留对该客户的追偿权。如日后发现客户有可供执行的财产，应及时恢复清欠工作，通过法律手段追回欠款。五、激励与约束机制（一）激励措施1.设立清欠奖励基金，对在清欠工作中表现突出的部门和个人给予奖励。奖励标准根据清欠金额、清欠难度等因素确定。例如，对于成功收回逾期1年以上且金额较大的账款的团队或个人，给予较高比例的奖励。2.在绩效考核中，将清欠工作成效作为重要指标之一。对于清欠工作完成较好的部门和个人，在绩效考核中给予加分，提高其绩效奖金水平。同时，在员工晋升、评优等方面，优先考虑在清欠工作中有突出贡献的人员。（二）约束措施1.对于因工作失误或不尽责导致账款逾期的相关责任人，视情节轻重给予批评教育、扣减绩效奖金等处罚。例如，因销售部门在客户信用评估过程中把关不严，导致给予信用不良客户过高信用额度，从而造成账款逾期的，对销售部门相关责任人进行相应处罚。2.建立清欠工作问责制度，对在清欠工作中推诿扯皮、不积极配合的部门和个人进行问责。情节严重的，给予纪律处分或解除劳动合同。六、培训与宣传1.定期组织清欠业务培训，邀请法律专家、财务专家等对销售部门、信用管理部门、法务部门等相关人员进行培训。培训内容包括法律法规知识、信用评估技巧、催款沟通技巧、法律诉讼流程等，提高清欠工作人员的专业素质和业务